Versetzung von Mitarbeitern nach Madrid: Vor Ort zu erledigende Schritte für Personalabteilungen

Die meisten Unternehmen, die einen Mitarbeiter nach Madrid versetzen, benötigen bei einem normalen Umzug keinen Anwalt, da es sich lediglich um Terminfristen handelt: Abnahme der Fingerabdrücke für die TIE bei der Policía Nacional, Eintragung in das Einwohnermelderegister (Padrón) bei der Stadtverwaltung von Madrid und Abholung der TIE. Ein Anwalt verdient sein Honorar erst dann, wenn die Ausländerbehörde von Madrid (Oficina de Extranjería de Madrid) einen Antrag ablehnt und Sie einen Widerspruch (recurso de reposición) oder eine gerichtliche Berufung in Madrid einlegen müssen.

Die Versetzung eines Mitarbeiters nach Madrid dauert ab September 2026 etwa 10 bis 16 Wochen vom Stellenangebot bis zum Erhalt der TIE. Der in Madrid verbracht Teil dieser Zeit hängt von drei Wartezeiten ab: einem Termin für die Eintragung ins Einwohnerregister, einem Termin für die Abnahme der Fingerabdrücke für die TIE und der Abholung der Karte nach Veröffentlichung der Losnummer.

Termine für die Abnahme von Fingerabdrücken (TIE) in Madrid werden online über das staatliche ICP-Terminvereinbarungssystem unter der Provinz „Madrid“ gebucht. Die Termine können in jeder teilnehmenden Dienststelle der Policía Nacional in der Comunidad de Madrid wahrgenommen werden, darunter auch in der Avenida de los Poblados in Aluche sowie in Dienststellen außerhalb der Hauptstadt. Auf der beim Termin ausgestellten Quittung ist die Lote-Nummer vermerkt, die für die Abholung der Karte benötigt wird.

Um sich in Madrid in das Einwohnermelderegister (Padrón) einzutragen, vereinbart Ihr Mitarbeiter online, telefonisch unter 010 oder per Chat einen Termin (cita previa) bei einer Bürgerberatungsstelle (Oficina de Atención a la Ciudadanía). Er muss seinen Reisepass oder seine TIE sowie einen Mietvertrag mit einer Laufzeit von mindestens sechs Monaten, eine Eigentumsurkunde oder eine Eigentümervollmacht mitbringen. Am Ende des Termins kann eine Bescheinigung über die Eintragung in das Einwohnermelderegister ausgestellt werden.

In der Regel nicht. Die Stadtverwaltung von Madrid verlangt einen Mietvertrag mit einer Laufzeit von mindestens sechs Monaten und behandelt Touristenverträge und nicht dauerhafte Wohnsitze als Ausnahmen, die einer zusätzlichen Überprüfung bedürfen. Ein Arbeitnehmer, der eine möblierte Wohnung in Madrid für einen Monat bewohnt, sollte planen, sich anzumelden, sobald ein längerfristiger Mietvertrag unterzeichnet wurde, oder eine schriftliche Genehmigung des Vermieters einholen.

Ein Arbeitnehmer in Madrid kann die „Tarjeta Sanitaria Individual“ erhalten, sobald er über eine TIE, eine innerhalb der letzten 90 Tage ausgestellte Meldebescheinigung („padrón“) und einen Nachweis über seine Sozialversicherungszugehörigkeit verfügt. Der Antrag wird bei dem für den Wohnort zuständigen Gesundheitszentrum („centro de salud“) der Comunidad de Madrid oder online mit einem digitalen Zertifikat gestellt. Die Karte muss persönlich in diesem Gesundheitszentrum abgeholt werden.

Arbeitnehmer mit Wohnsitz in der Comunidad de Madrid zahlen die staatliche IRPF-Steuertabelle sowie die regionale Steuertabelle Madrids, die für das Jahr 2026 zwischen 8,5 % und 20,5 % liegt. Neue Einwohner Madrids, die fünf Jahre lang außerhalb Spaniens gelebt haben, können zudem einen Steuerabzug von 20 % auf bestimmte, seit sechs Jahren gehaltene Anlagen geltend machen. Die individuellen Ergebnisse hängen von der jeweiligen Situation des Arbeitnehmers ab; lassen Sie sich daher von einem Steuerberater beraten.

In Madrid wird die TIE-Karte bei derselben Polizeidienststelle abgeholt, bei der die Fingerabdrücke abgenommen wurden, beispielsweise in der Avenida de los Poblados in Aluche. Ihr Mitarbeiter wartet, bis seine Lote-Nummer auf den veröffentlichten Listen erscheint, vereinbart dann einen Abholtermin und bringt die Quittung für die Fingerabdruckabnahme sowie seinen Reisepass mit.