ILR vs. britische Staatsbürgerschaft: Was britische Arbeitgeber wissen müssen

Warum eine einzige fehlerhafte Gehaltsabrechnung Ihre britische Sponsorenlizenz gefährden kann

• Die Ein-Zyklus-Regel: UKVI prüft die Einhaltung der Vorschriften für jeden einzelnen Zahlungszyklus und nicht anhand Ihrer Jahreszahlen. Das bedeutet, dass bereits ein einziger monatlicher Fehlbetrag als Verstoß gegen Ihre Verpflichtungen als Sponsor gilt.
• Vierjähriger Prüfungszeitraum: Das Innenministerium ist befugt, im Rahmen einer Konformitätsprüfung die historischen Lohnunterlagen Ihrer Organisation bis zu vier Jahre zurück zu überprüfen.
• Unmittelbares Visumrisiko: Schon ein einziges Mal unter die vorgeschriebene Gehaltsschwelle für Fachkräfte zu fallen, kann zur Einschränkung des Visums Ihres Mitarbeiters führen.
• Durchsetzung der Lizenzbestimmungen: Schon ein einziger Fehler bei der Gehaltsabrechnung wirft ein schlechtes Licht auf Ihr gesamtes Unternehmen und birgt das Risiko, dass Ihre britische Sponsorenlizenz ausgesetzt oder herabgestuft wird.

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Wenn ein Fehler bei der Gehaltsabrechnung zur Verkürzung der Aufenthaltsgenehmigung für Fachkräfte führt

Nicht jeder Fehler bei der Lohnabrechnung führt zu einer Kürzung, aber bestimmte Muster haben fast immer diese Folge. Genau diese Fälle deckt die UKVI am schnellsten auf.

• Unterbezahlung in einem einzelnen Zahlungszeitraum: Das Gehalt muss jeden Monat die Schwelle von 41.700 £ erreichen; bereits eine einzige Unterzahlung stellt einen Verstoß gegen die Verpflichtungen des Trägers dar.
• Fehler bei der Berechnung des Vier-Wochen-Zyklus: Ein Jahr umfasst 13 Vier-Wochen-Zeiträume, nicht 12; durch den falschen Divisor wird dem Arbeitnehmer unbemerkt zu wenig Lohn ausgezahlt.
• Lohnverzicht unterhalb der Schwelle: Renten- oder Sozialleistungsabzüge, durch die das Grundgehalt unter die Lohnschwelle fällt, gelten als Unterzahlung.
• Als Grundgehalt behandelte Zulagen: Es zählt nur das garantierte Brutto-Grundgehalt; Zulagen und Zuschläge schließen keine Lücke.
• Verspätete Meldung von Gehaltsänderungen per SMS: Die Nichteinhaltung der Frist von 10 Arbeitstagen gilt als Verstoß gegen die Pflichten des Trägers.

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Was passiert, wenn ein Visum eingeschränkt wird?

Unter „Curtailment“ versteht man die Verkürzung der Aufenthaltsgenehmigung Ihres Mitarbeiters durch die UKVI. Sobald das Schreiben ausgestellt ist, beginnt die Frist zu laufen, und es besteht kein automatisches Rechtsmittel.

• 60-Tage-Regel bei der Visumsbefristung: Gesponserte Arbeitnehmer haben in der Regel 60 Tage Zeit, um einen neuen Sponsor zu finden, den Aufenthaltsstatus zu wechseln oder das Vereinigte Königreich zu verlassen.
• Sofortige Beendigung des gesponserten Arbeitsverhältnisses: Nach Ablauf der Genehmigung dürfen Sie den Arbeitnehmer nicht mehr rechtmäßig in der gesponserten Position beschäftigen.
• Mitreisende: Partner und Kinder mit einem Visum für Familienangehörige fallen unter denselben Zeitrahmen wie das Hauptvisum für Fachkräfte.
• Möglicherweise kürzere Fristen: Wenn die Gültigkeitsdauer des ursprünglichen Visums weniger als 60 Tage beträgt, gilt stattdessen das frühere Ablaufdatum.
• Kein formeller Rechtsbehelf: Die Entscheidung kann nur durch eine Fehlerberichtigung oder eine gerichtliche Überprüfung (innerhalb von drei Monaten) angefochten werden.

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Wie das Innenministerium Fehler bei der Lohnabrechnung aufdeckt

Die Erfassung erfolgt nicht nach dem Zufallsprinzip. UKVI gleicht die Daten mit den bereits von Ihrer Organisation erstellten Daten ab und kann dabei bis zu vier Jahre zurückgehen.

• Kontrollbesuche: UKVI-Beamte können Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge und Unterlagen zur Sponsorenbescheinigung mit kurzer Vorankündigung prüfen.
• HMRC-RTI-Abgleich: Die in jedem Abrechnungszeitraum übermittelten Echtzeitdaten (Real-Time Information, RTI ) werden mit dem Gehalt auf der CoS abgeglichen.
• Beschwerden von Arbeitnehmern: Wenn ein gesponserter Mitarbeiter eine Unterbezahlung meldet, kann dies eine umfassende Untersuchung durch den Sponsor auslösen.
• Lücken in der SMS-Berichterstattung: Fehlende oder verspätete Änderungsmeldungen führen dazu, dass Ihre Akte bei Ihrer nächsten Compliance-Prüfung einer genaueren Überprüfung unterzogen wird.
• Hinweise von Dritten: Ehemalige Mitarbeiter, Gewerkschaften oder Wettbewerber können mutmaßliche Verstöße direkt beim Innenministerium melden.

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Die tatsächliche Arbeitgeberbelastung, die hinter einer Gehaltsabrechnung steckt

Die Kosten beschränken sich nicht auf ein einziges entzogenes Visum. Ein einziger Fehler bei der Gehaltsabrechnung kann eine Kettenreaktion auslösen, die zu Durchsetzungsmaßnahmen auf Lizenzebene für Ihre gesamte Belegschaft führt.

• Herabstufung auf die Stufe B: Sie können keine neuen CoS mehr zuweisen, bis ein bezahlter Aktionsplan vollständig umgesetzt und abgezeichnet wurde.
• Aussetzung oder Entzug der Lizenz: Wiederholte oder schwerwiegende Verstöße können dazu führen, dass Ihr Recht, Personen im Vereinigten Königreich zu sponsern, erlischt.
• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 45.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer, bei Wiederholungsfällen bis zu 60.000 £. (Weitere Informationen zu den Durchsetzungskosten)
• Betriebsweite Verkürzung: Wird Ihre Lizenz entzogen, wird die Gültigkeitsdauer der Visa aller von Ihnen gesponserten Mitarbeiter auf 60 Tage verkürzt.
• 12-monatige Wartezeit: Sie können frühestens nach einem Jahr einen neuen Antrag auf Erteilung einer Lizenz stellen – bei schwerwiegenden Verstößen beträgt die Wartezeit 24 Monate.

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So verhindern Sie eine durch die Gehaltsabrechnung ausgelöste Kürzung

Vorbeugung ist kostengünstiger als Nachbesserung. Bauen Sie die Kontrollen in Ihre monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung ein – und nicht in die jährliche Prüfung, bei der Fehler erst zu spät entdeckt werden.

• Überprüfung für jeden geförderten Arbeitnehmer pro Abrechnungszeitraum: Es ist sicherzustellen, dass das Grundgehalt in jedem Monat – und nicht nur im Durchschnitt – dem im CoS angegebenen Betrag entspricht.
• Abstimmung von Gehalts- und Einwanderungsdaten: Stimmen Sie die Systeme der Personalabteilung, der Finanzabteilung und der Mobilitätsabteilung aufeinander ab, damit keine Änderung in der SMS-Berichterstattung übersehen wird.
• Änderungen innerhalb von 10 Arbeitstagen melden: Für Gehalts-, Stellen- und Abwesenheitsdaten gelten feste SMS-Fristen, die nicht verschoben werden können.
• Jährliche Überprüfung anhand der aktuellen Schwellenwerte: Der allgemeine Schwellenwert von 41.700 £ und die aktuellen Sätze für SOC-Codes werden regelmäßig aktualisiert.
• Achten Sie auf risikoreiche Vergütungsstrukturen: Vierwochenzyklen, Teilzeitstellen und Gehaltsverzicht – hier lauern die meisten Fehler.

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Beispiel: Wie ein Monat mit zu geringer Bezahlung zu einem Vertragsbruch wird

Nehmen wir einen Softwareentwickler, der im Rahmen von SOC 2136 gefördert wird und dessen marktübliches Gehalt bei 49.400 £ liegt, während sein CoS-Gehalt 50.000 £ (4.166 £ pro Monat) beträgt. Die monatliche Untergrenze, an der UKVI die Überprüfung vornimmt, liegt bei etwa 4.116 £ – und schon ein einziger Monat mit Einkommensausfall reicht aus, um diese Grenze zu unterschreiten.

• Zwei Wochen unbezahlter Urlaub unterbrechen den Monat: Wenn der Arbeitnehmer im Juni nur 2.100 £ verdient, liegt dieser Lohnzeitraum weit unter der Untergrenze von 4.116 £, auch wenn das Jahresgehalt insgesamt noch in Ordnung erscheint.
• Der Jahresdurchschnitt hilft Ihnen nicht mehr weiter: Nach der alten Regelung glich sich die Unterdeckung im Durchschnitt aus; nach SW 14.3B gilt dieser einzelne Monat mit niedriger Leistung bereits als eigenständiger Verstoß.
• Das Grundgehalt ist der einzige maßgebliche Wert: Ein späterer Bonus oder eine Nachzahlung kann den Betrag für Juni nicht rückwirkend über die allgemeine Gehaltsschwelle oder den marktüblichen Satz anheben, je nachdem, welcher Wert höher ist.
• Die Abhilfe besteht in einer Nachzahlung im selben Abrechnungszeitraum oder einer Meldung: Entweder zahlen Sie die Differenz unverzüglich, melden die Minderung innerhalb von 10 Werktagen per SMS oder nehmen das Risiko einer Nichteinhaltung in Kauf.

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Für wen gilt die Abrechnungszeitraumregel: Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Regelung zur Zahlungsperiode wirkt sich nicht auf alle von Ihnen im Rahmen Ihrer Lizenz gesponserten Arbeitnehmer gleichermaßen aus. Ob SW 14.3B direkt Anwendung findet, hängt ausschließlich davon ab, wann die Sponsoringbescheinigung ausgestellt wurde.

• CoS, das am oder nach dem 8. April 2026 zugewiesen wurde: Diese Fälle fallen direkt unter SW 14.3B – in jedem Abrechnungszeitraum müssen das erforderliche Gehalt und der geltende Satz erreicht sein, bevor Sie das CoS zuweisen.
• CoS, das vor dem 8. April 2026 zugewiesen wurde: Es gelten Übergangsbestimmungen, und das Gehalt wird vorerst weiterhin weitgehend auf Jahresbasis berechnet.
• „Übergangsphase“ bedeutet nicht „ausgenommen“: Bestehende Arbeitnehmer werden im Laufe der Zeit in das neue System überführt, sodass eine regelmäßige Selbstüberprüfung der Einhaltung der Vorschriften ein hektisches Vorgehen bei der Verlängerung verhindert.
• Die Durchschnittsberechnung erfolgt automatisch und nicht isoliert für jeden einzelnen Monat: Bei Arbeitnehmern mit monatlicher Bezahlung muss das Entgelt über einen beliebigen Dreimonatszeitraum mindestens einem Viertel des erforderlichen Jahresgehalts entsprechen.

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Wann die 60-Tage-Frist tatsächlich beginnt: Fehler bei der Lohnabrechnung

Die Frist beginnt, sobald das Innenministerium den Bescheid über die Einschränkung zustellt – ein Zeitpunkt, der Wochen oder Monate nach dem zugrunde liegenden Verstoß liegen kann und den Ihr Mitarbeiter möglicherweise gar nicht mitbekommt.

• Die Frist beginnt mit der Zustellung, nicht mit dem Verstoß: Die 60 Tage laufen ab dem Datum, an dem UKVI die Entscheidung über die Kürzung zustellt, und nicht ab dem Datum der Gehaltsabrechnung, die den Verstoß ausgelöst hat.
• „Zustellung per Post“ gilt weiterhin: Eine Entscheidung kann rechtswirksam zugestellt werden, auch wenn der Arbeitnehmer den Brief oder die E-Mail nie öffnet – Schweigen ist also kein Schutz.
• Eine zeitliche Lücke ist normal: Oft vergeht zwischen dem Vorfall und der Benachrichtigung viel Zeit, was sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer dazu verleiten kann, untätig zu bleiben.
• Ein rechtzeitiger Antrag kann den Aufenthaltsstatus sichern: Die Einreichung eines gültigen Antrags auf Arbeitgeberwechsel vor Ablauf der Genehmigung kann eine Überschreitung der Aufenthaltsdauer im Rahmen einer Aufenthaltsgenehmigung gemäß Abschnitt 3C verhindern – allerdings nur, wenn der Antrag gültig und rechtzeitig eingereicht wird.

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Was tun, wenn Ihnen bereits ein Fehler bei der Lohnabrechnung unterlaufen ist?

Ein Fehler ist noch nicht das Ende der Welt, wenn man schnell handelt. Die UKVI behandelt selbst gemeldete Fehler ganz anders als solche, die sie bei einem Besuch feststellt.

• Beheben Sie den Fehlbetrag im nächsten Abrechnungszeitraum: Begleichen Sie die Differenz umgehend und bewahren Sie alle Belege vollständig auf.
• Proaktive Meldung per SMS: Eine freiwillige Offenlegung verhindert oft, dass es zu formellen Durchsetzungsmaßnahmen kommt.
• Werfen Sie einen Blick auf die letzten vier Jahre: Wenn in einem Zeitraum zu wenig gezahlt wurde, könnte dies auch in anderen der Fall sein – die UKVI kann so weit zurückprüfen.
• Bereiten Sie sich auf eine behördliche Überprüfung vor: Halten Sie Gehaltsabrechnungen, Verträge und die vollständigen Unterlagen bereit.
• Lassen Sie die Lösung von Experten prüfen: Die Beseitigung der Grundursache ist wichtiger als die Korrektur einer einzelnen Gehaltsabrechnung; die Kosten für die Durchsetzung steigen schnell an.

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Lohnabrechnung und Einhaltung der Einwanderungsvorschriften unter einem Dach vereinen

Die Einhaltung von Vorschriften in den Bereichen Lohnabrechnung und Einwanderung wird mittlerweile in einem Atemzug genannt. Wenn Ihre Finanz- und Mobilitätsteams nicht jeden Monat miteinander sprechen, sind Sie einem Risiko ausgesetzt.

Die ehrliche Wahrheit ist, dass die meisten Unternehmen erst dann von einer durch die Gehaltsabrechnung ausgelösten Kürzung erfahren, wenn ein Schreiben der UKVI eintrifft – und dann ist es bereits zu spät.

Jobbatical unterstützt britische Sponsoren dabei, monatliche Compliance-Prüfungen in die Gehaltsabrechnung zu integrieren, die SMS-Meldungen zu verwalten und die Wiederherstellung nach einer Kürzung zu bewältigen, wenn etwas schiefgeht. Buchen Sie eine Demo, bevor die UKVI es tut.

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Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.

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