GBM Overseas PAYE auf CoS: Anleitung zur SMS-Aufzeichnung

Zusammenfassung

Bei Arbeitnehmern im Rahmen des „Global Business Mobility“-Programms (GBM), die über eine ausländische Gehaltsabrechnung bezahlt werden, muss die PAYE-Referenz des ausländischen Arbeitgebers – und nicht die der britischen Niederlassung – im Sponsor Management System (SMS) und auf der Sponsorenbescheinigung (CoS) erfasst werden.
Die Verwendung einer falschen PAYE-Referenz oder das Leerlassen des Feldes kann zu Unstimmigkeiten zwischen den Förderungsunterlagen und den Gehaltsabrechnungsdaten der HMRC führen, was das Risiko von Compliance-Problemen und Bearbeitungsverzögerungen erhöht.
Falsche PAYE-Angaben können zu Verzögerungen bei der Visumserteilung, zu Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der Sponsoring-Verpflichtungen bei Prüfungen durch das Innenministerium oder zu Durchsetzungsmaßnahmen führen, wenn die Sponsoring-Verpflichtungen nicht erfüllt werden.
Vor der Erteilung des CoS sollte die Personalabteilung die PAYE-Referenz des ausländischen Arbeitgebers mit der Lohnbuchhaltung abgleichen und sicherstellen, dass dieselbe Referenz sowohl im Sponsor Management System (SMS) als auch im Certificate of Sponsorship (CoS) einheitlich eingetragen ist.

Ein Mitarbeiter, der im Rahmen des „Global Business Mobility“ (GBM)-Programms als „Senior Worker“ oder „Specialist Worker“ zu unserer britischen Niederlassung wechselt, wird weiterhin über ein ausländisches PAYE-System auf der Auslandslohnliste geführt, die an die HMRC gemeldet wird. Wie ist dies im Sponsor Management System (SMS) und auf dem Certificate of Sponsorship (CoS) zu vermerken?

Antwort: Sie müssen die spezifische PAYE-Referenz der ausländischen Gesellschaft über das Sponsor Management System (SMS) in Ihre britischen Sponsorenlizenzunterlagen eintragen und diese ausdrücklich auf dem Sponsorship Certificate (CoS) angeben. Das Weglassen dieser Angabe oder die Verwendung der PAYE-Referenz der britischen Niederlassung anstelle der Referenz der ausländischen Gesellschaft kann dazu führen, dass der automatisierte Datenabgleich durch die HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs) fehlschlägt.
Dies kann zur Ablehnung des CoS, zu Verzögerungen bei der Visumbearbeitung oder zu einer Herabstufung Ihrer Sponsorenlizenz führen. Diese Anforderung gilt auch dann, wenn das ausländische PAYE-System bereits bei der HMRC registriert ist – die ausländische PAYE-Referenz muss sowohl im SMS-Datensatz als auch im CoS ausdrücklich angegeben werden.

⚠️ Wichtig: Verwenden Sie beim Ausfüllen des Datensatzes im Sponsor Management System (SMS) und des Sponsorship Certificate (CoS) stets die PAYE-Referenz des ausländischen Arbeitgebers und nicht die der britischen Niederlassung. Nicht übereinstimmende PAYE-Angaben können zu Verzögerungen bei der Visumserteilung und zu Problemen hinsichtlich der Einhaltung der Sponsorenpflichten führen.

GBM-Lohn- und Gehaltsüberweisungen ins Ausland: Szenario, Compliance-Verpflichtungen und Risikoprofil auf einen Blick

Feld	Einzelheiten
Reiseziel	Vereinigtes Königreich
Genehmigungsart	Global Business Mobility (GBM) – Führungskraft oder Fachkraft
Szenario	Ein Mitarbeiter wechselt zu einer britischen Gesellschaft, bleibt jedoch weiterhin auf der Gehaltsliste der ausländischen Muttergesellschaft, wobei das Gehalt über ein ausländisches PAYE-System an die HMRC gemeldet wird.
Arbeitserlaubnis	Ein GBM-Visum für Führungskräfte oder Fachkräfte, das ab dem Datum der Erteilung des Visums uneingeschränkte Arbeitsrechte im Vereinigten Königreich gewährt.
Wesentliche Einschränkungen	Im Sponsor Management System (SMS) und auf der Sponsoring-Bescheinigung (CoS) muss die PAYE-Referenz des ausländischen Arbeitgebers – und nicht die der britischen Gesellschaft – angegeben werden. Außerdem muss die geltende GBM-Gehaltsschwelle eingehalten werden.
Komplexität	Hoch; erfordert die Abstimmung zwischen der Personalabteilung in Großbritannien, dem Team für die Gehaltsabrechnung im Ausland, der Finanzabteilung und den zuständigen Stellen der Einwanderungsbehörde, bevor die CoS zugewiesen wird.
Risiken bei der Einarbeitung	Hoch, da fehlerhafte PAYE-Angaben möglicherweise eine Korrektur der Sponsoring-Unterlagen erforderlich machen, was die Bearbeitung des Visumantrags und den Arbeitsbeginn des Mitarbeiters verzögern kann.
Zeitplanrisiko	Mittel, da Korrekturen an den PAYE- oder Sponsoring-Unterlagen die Einreichung des Visumantrags verzögern und den Einarbeitungsprozess möglicherweise um mehrere Wochen hinauszögern können.
Abhängigkeitsrisiken	Die PAYE-Vereinbarung für das Ausland muss aktiv sein, und die in den Lohnunterlagen verwendete PAYE-Referenznummer muss mit den in SMS und CoS eingegebenen Angaben übereinstimmen.
Typischer Zeitplan	CoS-Beantragung: in der Regel 24–48 Stunden. Visumsbearbeitung: ca. 3–8 Wochen. Arbeitgeber sollten von der Planung der Sponsoring-Maßnahmen bis zum Arbeitsantritt des Mitarbeiters etwa 10–12 Wochen einplanen.
Einreichungsbefugnis	Über das Sponsor Management System (SMS) ausgestellte Sponsorenbescheinigung; Visumantrag bei UK Visas and Immigration (UKVI) eingereicht.
Zentrale Herausforderungen	Überprüfung der korrekten PAYE-Referenz für das Ausland, Gewährleistung der Einheitlichkeit der Gehaltsabrechnung, Koordination mehrerer Teams und Aufbewahrung der entsprechenden Compliance-Unterlagen.
Beispiel-Szenarien	Ein finnischer Softwareentwickler, der zu einer britischen Tochtergesellschaft versetzt wird, dabei aber weiterhin auf der finnischen Gehaltsliste steht; ein schwedischer Finanzdirektor, der nach Großbritannien entsandt wird, wobei sein Gehalt über eine nordische Gehaltsabrechnungsstelle ausgezahlt wird; ein deutscher Fachkraft, der im Rahmen des GBM-Verfahrens versetzt wird, dabei aber weiterhin auf der Gehaltsliste der deutschen Muttergesellschaft steht.
Erwartetes Ergebnis	Korrekte Gehaltsdaten tragen zu einer fristgerechten Zuordnung zum CoS, einer reibungsloseren Visumbearbeitung und der kontinuierlichen Einhaltung der Auflagen für die Sponsorenlizenz bei.

Was das Gesetz vorschreibt und was die HMRC tatsächlich prüft

Die rechtliche Lage – GBM Overseas PAYE-Leitfaden

Bei der Übernahme der Patenschaft für einen „Global Business Mobility“ (GBM)-Mitarbeiter, der weiterhin auf einer ausländischen Gehaltsliste geführt wird, sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, während des gesamten Patenschaftsprozesses korrekte Gehaltsdaten zu erfassen. Übereinstimmende PAYE-Angaben in den Patenschafts- und Gehaltsunterlagen tragen dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und das Risiko von Bearbeitungsverzögerungen zu verringern.

Verwenden Sie die PAYE-Referenznummer des ausländischen Arbeitgebers: Geben Sie die PAYE-Referenznummer des ausländischen Arbeitgebers an, der für die Bezahlung des Arbeitnehmers verantwortlich ist, nicht die der britischen Gesellschaft.
Konsistenz wahren: Stellen Sie sicher, dass sowohl im Sponsor Management System (SMS) als auch in der Sponsorenbescheinigung (CoS) dieselbe PAYE-Referenznummer angegeben ist.
Sorgen Sie für korrekte Aufzeichnungen: Falsche oder unvollständige PAYE-Angaben können bei Sponsoring-Prüfungen zu vermeidbaren Compliance-Problemen führen.
Pflichten des Sponsors: Die Bereitstellung korrekter Gehaltsdaten gehört zu Ihren laufenden Pflichten als zugelassener Sponsor.

Der praktische Ablauf – GBM Overseas PAYE-Leitfaden

Vor der Erteilung einer Sponsoring-Bescheinigung sollte die Personalabteilung eng mit der Lohnbuchhaltung oder der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um die Richtigkeit der PAYE-Angaben zu überprüfen. Die frühzeitige Überprüfung dieser Angaben trägt dazu bei, Änderungen, Verzögerungen und unnötige Compliance -Risiken zu vermeiden.

Mit der Lohnbuchhaltung abklären: Fordern Sie die PAYE-Referenz des ausländischen Arbeitgebers direkt bei der globalen Lohnbuchhaltung oder der Finanzabteilung an.
Geben Sie die korrekten Angaben ein: Notieren Sie sich die PAYE-Referenz aus der SMS, bevor Sie die Sponsorenbescheinigung zuweisen.
Konsistenz prüfen: Stellen Sie sicher, dass die in der SMS eingegebene PAYE-Referenz mit der auf dem CoS angegebenen übereinstimmt.
Überprüfung vor der Übermittlung: Führen Sie eine abschließende Überprüfung der Gehaltsdaten durch, bevor Sie den Förderdatensatz übermitteln.

HR-Leitfaden – GBM Overseas PAYE-Referenz

Ein einfacher interner Überprüfungsprozess kann Fehler bei der Arbeitgeberunterstützung erheblich reduzieren. Durch die Festlegung klarer Zuständigkeiten zwischen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung wird sichergestellt, dass die PAYE-Angaben während des gesamten Antragsverfahrens korrekt bleiben.

PAYE-Referenz überprüfen: Überprüfen Sie die PAYE-Referenz des ausländischen Arbeitgebers, bevor Sie den Sponsoring-Eintrag für den Arbeitnehmer anlegen.
Gehaltsangaben überprüfen: Stellen Sie sicher, dass die im CoS erfassten Gehaltsangaben der tatsächlichen Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters im Ausland entsprechen.
Dokumentation aufbewahren: Bewahren Sie Gehaltsabrechnungen und Belege für künftige Compliance-Prüfungen auf.
Teamübergreifende Abstimmung: Stellen Sie sicher, dass die Teams aus den Bereichen Personalwesen, Lohnbuchhaltung und Einwanderungsrecht vor der Einreichung über alle Einzelheiten der Sponsoring-Antragstellung im Bilde sind.

Wesentliche Risiken – GBM Overseas PAYE-Referenz

Die meisten Probleme im Zusammenhang mit dem PAYE-System sind eher auf fehlerhafte Dateneingaben als auf Probleme mit der Anspruchsberechtigung des Arbeitnehmers zurückzuführen. Durch die frühzeitige Erkennung dieser Risiken können Arbeitgeber Verzögerungen vermeiden und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleisten.

Falsche PAYE-Referenz: Die Verwendung der PAYE-Referenz der britischen Gesellschaft anstelle derjenigen des ausländischen Arbeitgebers kann zu Unstimmigkeiten in den Sponsoring-Unterlagen führen.
Unstimmigkeiten in den Unterlagen: Abweichungen zwischen dem SMS und dem CoS müssen möglicherweise korrigiert werden, bevor der Antrag weiterbearbeitet werden kann.
Feststellungen zur Einhaltung der Vorschriften: Im Rahmen einer Compliance-Prüfung durch das Innenministerium können wiederholt Fehler bei der Lohnabrechnung festgestellt werden.
Verzögerte Bearbeitung: Falsche PAYE-Angaben können zu zusätzlichen Überprüfungen führen und die Bearbeitungsdauer für Visa verlängern.

Haftungsausschluss

Die Einreisebestimmungen ändern sich recht häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Über Jobbatical Expertise im Vereinigten Königreich

Jobbatical hat über 17.000 internationale Versetzungen in mehr als 45 Ländern begleitet und dabei Personalabteilungen sowie Global-Mobility-Teams bei der Verwaltung von GBM-Sponsoring, der Beantragung von Sponsorship-Zertifikaten, der Einhaltung der SMS-Vorschriften und der HMRC-konformen Lohn- und Gehaltsabrechnung bei unternehmensinternen Versetzungen unterstützt.

Häufig gestellte Fragen: GBM-SMS zur PAYE-Referenz im Ausland und CoS-Erfassung

Unsere ausländische Muttergesellschaft hat bereits ein PAYE-System im Ausland beim HMRC registriert. Müssen wir die Referenznummer dennoch auf dem CoS angeben?

Ja. Auch wenn das ausländische PAYE-Verfahren bereits bei der HMRC registriert ist, müssen Sie die PAYE-Referenz des ausländischen Arbeitgebers dennoch sowohl im Sponsor Management System (SMS) als auch im Certificate of Sponsorship (CoS) erfassen. Durch die Registrierung allein wird der Sponsoring-Datensatz nicht automatisch ausgefüllt; daher sollte die Personalabteilung die korrekte Referenz stets während des CoS-Zuweisungsprozesses eingeben.

Was passiert, wenn wir feststellen, dass wir nach der Zuweisung der CoS-Nummer eine falsche PAYE-Referenz verwendet haben?

Wird der Fehler erkannt, bevor der Mitarbeiter seinen Visumantrag einreicht, korrigieren Sie ihn so schnell wie möglich über das Sponsor Management System. Wurde der Visumantrag bereits eingereicht, holen Sie unverzüglich Rat bei der Einwanderungsbehörde ein, da falsche Angaben zum Sponsor die Bearbeitung verzögern oder weitere Maßnahmen erforderlich machen können.

Wir haben mehrere Auslandsgesellschaften mit unterschiedlichen PAYE-Referenznummern. Welche davon sollen wir verwenden?

Verwenden Sie die PAYE-Referenz der ausländischen Gesellschaft, die für die Bezahlung des Mitarbeiters und die Meldung seines Gehalts zuständig ist. Falls die Zuständigkeiten für die Gehaltsabrechnung von denen des rechtlichen Arbeitgebers des Mitarbeiters abweichen, klären Sie die korrekte Vorgehensweise mit Ihren Teams für Gehaltsabrechnung und Einwanderungsangelegenheiten ab, bevor Sie das CoS zuweisen.

Kann die CoS eines GBM-Mitarbeiters ohne PAYE-Referenz eingereicht werden?

In den meisten Fällen im Rahmen der globalen Mitarbeitermobilität sollte für Mitarbeiter, die über ein britisches oder ausländisches PAYE-Verfahren bezahlt werden, die entsprechende PAYE-Referenznummer erfasst werden. Falls Ihre Gehaltsabrechnungsstruktur vom Üblichen abweicht, holen Sie bitte eine Bestätigung von Ihrem Gehaltsabrechnungs- oder Einwanderungsberater ein, bevor Sie das Feld leer lassen.

Gilt die gleiche PAYE-Vorschrift für das Ausland auch für den GBM-Absolventen-Trainee-Weg?

Ja. Wenn ein Absolventen-Trainee weiterhin auf einer ausländischen Gehaltsliste geführt wird, sollten Arbeitgeber die entsprechende ausländische PAYE-Referenz im Sponsor-Management-System und im Sponsoring-Zertifikat erfassen und dabei das gleiche Verfahren anwenden wie bei anderen GBM-Verfahren.

Unser PAYE-Programm für das Ausland befindet sich noch in der Registrierungsphase. Können wir das CoS bereits jetzt zuweisen?

In der Regel ist es am besten, abzuwarten, bis die PAYE-Regelung im Ausland vollständig eingerichtet ist und die korrekte PAYE-Referenz vorliegt. Durch die Bestätigung der Gehaltsdaten vor der Zuweisung des CoS lassen sich spätere Änderungen und unnötige Verzögerungen im weiteren Verlauf des Prozesses vermeiden.

Inwiefern können sich wiederholte Fehler bei der PAYE-Erfassung auf unsere Sponsorenlizenz auswirken?

Wiederholte Ungenauigkeiten in den Unterlagen des Sponsors können bei einer Compliance-Prüfung durch das Innenministerium festgestellt werden und sich auf die Bewertung Ihrer Sponsorenlizenz auswirken. Die Führung korrekter PAYE-Angaben und übersichtlicher Belege trägt dazu bei, die Einhaltung der Sponsorenpflichten nachzuweisen.

Dies betrifft die folgenden Anwendungsfälle:

1. Wie trage ich eine PAYE-Referenz aus dem Ausland in eine britische Sponsorenbescheinigung für einen GBM-Transfer ein?

2. Welche PAYE-Referenznummer gibt unsere ausländische Muttergesellschaft auf dem CoS für den versetzten Mitarbeiter an?

3. Mitarbeiter, der auf der Gehaltsliste der schwedischen Unternehmensgruppe steht und im Rahmen des GBM-Verfahrens für Führungskräfte oder Fachkräfte versetzt wird – was geben wir in der SMS ein?

4. Kann ein GBM-CoS aufgrund einer falschen PAYE-Referenz abgelehnt werden?

5. Was ist ein PAYE-System für das Ausland und wie wirkt sich dies auf die GBM-Förderung im Vereinigten Königreich aus?

6. Gehaltsabrechnung der deutschen Muttergesellschaft, GBM-Visum für Großbritannien: Wird die PAYE-Referenz aus dem Ausland in das Sponsorship-Zertifikat aufgenommen?

7. Der Datenabgleich mit HMRC ist bei unserem GBM CoS fehlgeschlagen. Was ist die Ursache dafür und wie können wir das Problem beheben?

8. Unser PAYE-System für das Ausland ist noch nicht aktiv. Können wir trotzdem eine GBM-CoS einreichen?

9. Gilt für GBM-Nachwuchskräfte, die auf der Gehaltsliste der norwegischen Muttergesellschaft stehen, die Anforderung bezüglich der PAYE-Referenz für das Ausland?

10. Welches Risiko einer Herabstufung der Compliance besteht, wenn wir den Verweis auf das ausländische PAYE-Verfahren in der SMS für einen GBM-Mitarbeiter weglassen?

11. Ein indischer Staatsangehöriger, der im Rahmen des GBM-Verfahrens nach Großbritannien versetzt wird und dessen Gehalt von der indischen Muttergesellschaft über das HMRC-PAYE-Auslandsmodell gezahlt wird – wie wird dies verbucht?

12. Wie finde ich die richtige PAYE-Referenznummer für unseren ausländischen Arbeitgeber, die auf einem britischen CoS anzugeben ist?

Rezensiert von:

Georgij Serdjukow

Georgiy Serdiukov ist Experte für globale Mobilität bei Jobbatical und hat sich auf die Einwanderung von Fachkräften nach Deutschland spezialisiert, wobei er aktiv Fälle im Zusammenhang mit dem britischen Visum für Fachkräfte betreut. Er spricht dreisprachig Deutsch, Englisch und Ukrainisch und betreut den gesamten Prozess der Einwanderung nach Deutschland – von der Fallprüfung über die Visumantragstellung bis hin zur Erteilung der Aufenthaltserlaubnis, der Erlangung einer dauerhaften Aufenthaltserlaubnis und der Unterstützung bei der Eingewöhnung, einschließlich der Wohnungssuche. Sein Tätigkeitsbereich umfasst die Blaue Karte EU, Fachkräftegenehmigungen gemäß § 18a und § 18b AufenthG, die Verlängerung von Aufenthaltsgenehmigungen über das Berliner LEA-ServicePortal, die Anerkennung von Anabin-Qualifikationen sowie das EU-Programm zum vorübergehenden Schutz für ukrainische Staatsangehörige. Mit über 200 Fällen mit Fünf-Sterne-Bewertung und mehr als 1.500 unterstützten Umzügen veröffentlicht er regelmäßig Leitfäden für Arbeitgeber zu den in Deutschland geltenden Vorschriften für Online-Bewerbungen und zur Einhaltung der Sponsoring-Vorschriften im Vereinigten Königreich.

So tragen Sie eine PAYE-Referenz aus dem Ausland in eine GBM-Sponsorbescheinigung ein