Was nach einer Aussetzung der Sponsorenlizenz zu tun ist: Nachweise und nächste Schritte

Eine Aussetzung Ihrer Sponsorenlizenz führt dazu, dass Sie aufgrund von Bedenken des Innenministeriums hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften von einem Tag auf den anderen keine Mitarbeiter mehr aus dem Ausland einstellen können. Angesichts der Tatsache, dass die Zahl der Kontroll- und Überprüfungsbesuche der UKVI im Jahr 2026 ein Rekordniveau erreicht hat, entscheiden Ihre sofortigen Maßnahmen darüber, ob Ihre Lizenz erhalten bleibt oder entzogen wird.

• Handeln Sie schnell: Was Ihr Personalteam in der ersten Woche unternimmt, entscheidet darüber, ob Sie Ihre A-Bewertung zurückerhalten oder mit einem vollständigen Entzug rechnen müssen.
• Beweismaterial sammeln: Die ersten Schritte müssen darauf abzielen, die erforderlichen Compliance-Unterlagen zusammenzustellen, um die vom Innenministerium gemeldeten Unstimmigkeiten zu klären.
• Fehler beheben: Viele Sperren betreffen echte, bei korrekter Handhabung leicht behebbare Verwaltungsfehler.
  

Was ist eine Aussetzung der Sponsorenlizenz?

Eine Aussetzung der Sponsorenlizenz ist eine vorübergehende Sperre, die von der britischen Visums- und Einwanderungsbehörde (UKVI) verhängt wird, während diese einen mutmaßlichen Verstoß gegen Ihre als Sponsor gegenüber dem Innenministerium bestehenden Pflichten untersucht. Ihre Lizenz bleibt bestehen, neue Sponsoring-Verträge können jedoch ab sofort nicht mehr abgeschlossen werden. „Tier 2“ ist die frühere Bezeichnung für den „Skilled Worker“-Weg. Eine Aussetzung der Tier-2-Sponsorenlizenz und eine Aussetzung der „Skilled Worker“-Sponsorenlizenz sind ein und dasselbe.

Sobald die Mitteilung eintrifft, ändert sich Folgendes:

• Neue CoS gesperrt: Während der Sperrfrist können Sie keine neuen Sponsoring-Bescheinigungen zuweisen.
• Aus dem Register gestrichen: Ihr Unternehmen verschwindet aus der öffentlichen Liste der zugelassenen Sponsoren.
• Bestehende Mitarbeiter bleiben: Ihre derzeitigen, von uns vermittelten Mitarbeiter können vorerst weiterarbeiten.  
• Verlängerungen ausgesetzt: Anhängige Visumsverlängerungen und damit verbundene Anträge werden vorläufig ausgesetzt.

Ihre ersten 48 Stunden nach Erhalt des Bescheids über die Aussetzung der Sponsorenlizenz

Hier kommt es mehr auf Schnelligkeit als auf Perfektion an. Was Ihr HR-Team in der ersten Woche unternimmt, entscheidet darüber, ob Sie Ihre A-Bewertung zurückerhalten oder mit einem vollständigen Entzug rechnen müssen.

Die Frist von 20 Arbeitstagen beginnt mit dem Datum des Schreibens.

• Lesen Sie jeden Vorwurf durch: Ordnen Sie jeden in der Mitteilung genannten Punkt der jeweiligen Pflicht des Sponsors und dem betroffenen Mitarbeiter zu.
• Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Umsetzung: Ihr Anweisungsbefugter sollte die Federführung übernehmen, wobei die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung ihn dabei unterstützen.
• Sichern Sie Ihre Unterlagen: Sperren Sie Dateien und E-Mail-Verläufe unverzüglich, damit nichts überschrieben wird oder verloren geht.
• Schreiben Sie keine übereilte Antwort: Eine unvollständige oder vage Antwort führt zu weiteren Fragen oder sogar zu einer sofortigen Rücknahme.

Wie man auf ein Schreiben zur Aussetzung der Sponsorenlizenz reagiert

Bei der Beantwortung eines Schreibens zur Aussetzung der Sponsorenlizenz geht es in erster Linie darum, Nachweise vorzulegen, und nicht darum, eine Entschuldigung zu verfassen. Befolgen Sie diese Schritte und achten Sie darauf, die Frist von 20 Arbeitstagen einzuhalten.

1. Lesen Sie jeden Vorwurf in dem Schreiben durch. Ordnen Sie jeden von UKVI vorgebrachten Einwand der jeweiligen Verpflichtung des Sponsors und dem betroffenen Arbeitnehmer zu, damit nichts übersehen und nichts übermäßig ausführlich beantwortet wird.
2. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Bearbeitung. Ihr Anweisungsbefugter sollte den gesamten Prozess von Anfang bis Ende leiten, wobei die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung bei der Zusammenstellung der Nachweise unterstützend tätig werden.
3. Sichern Sie Ihre Unterlagen umgehend. Sperren Sie Dateien, E-Mail-Verläufe und Protokollaufzeichnungen, damit während Ihrer Vorbereitungen nichts überschrieben wird oder verloren geht.
4. Stellen Sie Ihr Beweismaterial zusammen. Sammeln Sie Unterlagen zum Recht auf Arbeit, Gehaltsabrechnungen, SMS-Meldungen sowie Abwesenheitsaufzeichnungen zu jedem in der Mitteilung angeführten Grund.
5. Erstellen Sie eine Punkt-für-Punkt-Stellungnahme. Gehen Sie auf jeden Vorwurf direkt ein, verweisen Sie auf die entsprechenden Belege und legen Sie dar, welche Maßnahmen Sie ergriffen haben, um eine Wiederholung zu verhindern.
6. Reichen Sie den Antrag innerhalb von 20 Werktagen ein. Die Frist beginnt mit dem Datum des Schreibens, nicht mit dem Tag, an dem Sie es geöffnet haben. Planen Sie daher vor dem Absenden genügend Zeit für die Prüfung ein.

Die erforderlichen Unterlagen: Aussetzung der Sponsorenlizenz

Das Gelingen Ihrer Aussetzungsmaßnahme hängt entscheidend von der Dokumentation ab. UKVI verlangt den Nachweis, dass Ihre Systeme funktionieren, und nicht nur das Versprechen, dass sie es tun werden.

Fassen Sie diese Punkte zusammen und wenden Sie sie auf jeden in der Mitteilung vorgebrachten Einwand an:

• Unterlagen zum Recht auf Arbeit: Unterlagen gemäß Anhang D, Reisepässe und Überprüfung der Aktiencodes für jeden gesponserten Arbeitnehmer.
• Nachweise über Gehalt und Gehaltsabrechnung: Gehaltsabrechnungen und Kontoauszüge, aus denen hervorgeht, dass das Gehalt bei CoS in jedem Zeitraum tatsächlich ausgezahlt wurde.
• SMS-Protokoll: Der Verlauf Ihres Sponsor-Management-Systems, der die innerhalb des 10-Tage-Zeitraums gemeldeten Änderungen anzeigt.
• Abwesenheits- und Aufgabenunterlagen: Anwesenheitslisten, Urlaubsunterlagen sowie Nachweise über etwaige Änderungen der Tätigkeit oder des Gehalts.  

Bewerten Sie Ihre Compliance-Risiken mithilfe der „UK Sponsor Licence Compliance Assessment“ und decken Sie Lücken auf, bevor eine Prüfung durch die UKVI stattfindet.

Aussetzung der Sponsorenlizenz vs. Entzug der Sponsorenlizenz: Die wichtigsten Unterschiede

So vermeiden Sie eine zweite Sperre

Die Wiederzulassung ist noch nicht das Ende. UKVI kann innerhalb von 12 Monaten erneut prüfen, daher müssen die Systeme, die einmal versagt haben, beim zweiten Mal absolut lückenlos sein.

Integrieren Sie diese in Ihre Compliance-Routine:

• Aufzeichnungen zentralisieren: Bewahren Sie alle Sponsorenunterlagen an einem Ort auf, sodass sie jederzeit für eine Prüfung bereitstehen, anstatt über verschiedene Posteingänge verstreut zu sein.
• Meldungsbenachrichtigungen automatisieren: Verpassen Sie nie wieder die 10-Arbeitstage-Frist für die Meldung.
• Führen Sie Testprüfungen durch: Überprüfen Sie Ihre Unterlagen mit einer kostenlosen Bewertung der Einhaltung der Sponsorenlizenz-Vorschriften, bevor dies die UKVI tut.
• Klare Zuständigkeiten festlegen: Für jede Aufgabe eines Sponsors muss eine namentlich benannte Person bestimmt werden, die dafür verantwortlich ist.
  

Wann sollten Anwälte oder Rechtsbeistände für Sponsorenlizenzen hinzugezogen werden?

Viele Suspendierungen sind auf behebbare Verwaltungsfehler zurückzuführen, die Ihre Personalabteilung ohne Hilfe von außen nachweisen kann. In manchen Fällen ist das Risiko jedoch so groß, dass sich die Unterstützung durch Experten bezahlt macht – und wenn Sie wissen, welche Fälle dazu gehören, sparen Sie sowohl Geld als auch Ihre Zulassung.

Ziehen Sie in Betracht, Fachleute hinzuzuziehen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Komplexe oder umstrittene Vorwürfe: Wenn in der Mitteilung Sachverhalte bestritten werden, mehrere Pflichten des Sponsors betroffen sind oder es eher um die Auslegung der Regeln geht als um das einfache Fehlen eines Belegs.
• Bisherige Einhaltung der Vorschriften: Falls Sie bereits einmal gesperrt oder herabgestuft wurden, wird UKVI diese Antwort anhand Ihrer bisherigen Bilanz beurteilen, und ein erneutes Versäumnis führt häufig zum Widerruf.
• Hohe Anzahl gefährdeter Mitarbeiter: Wenn ein Widerruf die Visa vieler gesponserter Arbeitnehmer beeinträchtigen würde, übersteigen die Kosten einer falschen Reaktion bei weitem die Kosten für fachkundige Hilfe.
• Enge Zeitvorgaben: Wenn die Frist von 20 Arbeitstagen keinen Spielraum für einen zweiten Versuch lässt, können erfahrene Fachkräfte ein überzeugendes Paket schneller zusammenstellen als ein Team, das den Prozess unter Zeitdruck erst erlernen muss.

Sie müssen sich nicht zwischen einer eigenständigen Bearbeitung und der Beauftragung externer Rechtsanwälte entscheiden. Die hauseigenen Einwanderungsspezialisten von Jobbatical kümmern sich direkt um die Einreichung von Stellungnahmen zur Aussetzung der Sponsorenlizenz – von der Analyse der Vorwürfe bis hin zur Zusammenstellung und Einreichung Ihrer Beweismittel –, sodass Ihr Personalteam die Kontrolle behält, während ein Experte die Formalitäten übernimmt. Vereinbaren Sie eine Demo, um Ihre Aussetzung zu besprechen, bevor die Frist abläuft.

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