Formación en cumplimiento de la normativa de inmigración para equipos de RRHH: Conocimientos esenciales

Introducción

Para los equipos de formación y los profesionales de desarrollo de RR.HH., dotar al personal de RR.HH. de conocimientos sobre el cumplimiento de la normativa de inmigración es fundamental para gestionar las licencias de patrocinio del Reino Unido y garantizar el empleo legal de ciudadanos no británicos por vías como el trabajador cualificado o los visados de movilidad empresarial global (GBM). Con una normativa más estricta en 2025 a partir del Libro Blanco sobre Inmigración de mayo de 2025, Restablecer el control sobre el sistema de inmigración, y la transición a la eVisa el 31 de diciembre de 2026, una formación completa es esencial para evitar sanciones como multas de hasta 20.000 libras por trabajador o la revocación de la licencia. Esta guía describe las áreas de conocimiento esenciales, las estrategias de formación y las mejores prácticas para preparar a los equipos de RRHH para el cumplimiento en 2025.

Por qué es importante la formación en materia de inmigración

El cumplimiento de la normativa en materia de inmigración garantiza la adhesión a la normativa UKVI, protegiendo a las organizaciones de interrupciones operativas y daños a su reputación. Entre las principales razones para la formación se incluyen:

• Auditorías más estrictas: El aumento de las inspecciones del Ministerio del Interior en 2025, con 1.948 revocaciones de licencias entre julio de 2024 y junio de 2025, exige un cumplimiento estricto.
• Normativa compleja: Las nuevas normas, como los requisitos del nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones y las transiciones al visado electrónico, exigen conocimientos actualizados.
• Sanciones elevadas: El incumplimiento conlleva multas (20.000 libras por trabajador ilegal), suspensión de la licencia o revocación.
• Apoyo a los empleados: Equipos de RRHH formados guían a los trabajadores a través de los procesos de visado, mejorando la retención y la moral.

Acción de formación: Dar prioridad a la formación sobre el cumplimiento de las normas de inmigración para mitigar los riesgos y apoyar la movilidad global del talento.

Áreas de conocimiento esenciales para los equipos de RRHH

Los programas de formación deben cubrir estos temas críticos para garantizar el cumplimiento:

1. Responsabilidades del patrocinador de la licencia

• Resumen: Comprensión de las obligaciones de un patrocinador autorizado, incluido el mantenimiento de registros, la elaboración de informes y las comprobaciones del derecho al trabajo.
• Funciones clave: Ordenador (supervisa el cumplimiento), Contacto clave (enlace con UKVI), Usuario de nivel 1 (tareas SMS) y Usuario de nivel 2 (asistencia).
• Cumplimiento de las obligaciones:
  
  • Mantener registros (CdS, nóminas, contratos) durante la duración del patrocinio más 1 año.
  • Notifique los cambios de trabajadores (por ejemplo, función, salario) en un plazo de 10 días laborables y los cambios organizativos (por ejemplo, dirección) en un plazo de 20 días laborables a través de SMS.
• Enfoque de la formación: Educar sobre la navegación por el SMS, la asignación de funciones y las obligaciones de cumplimiento.

2. Gestión del Certificado de Patrocinio (CdS)

• Finalidad: El CdS es un registro electrónico de las solicitudes de visado en el que se detallan la función, el salario y la duración del empleo.
• Tipos: Definidos (trabajador cualificado fuera del país) e indefinidos (dentro del país, GBM).
• Proceso:
  
  • Solicitud de asignación de CoS por SMS (525 £ por CoS).
  • Asignar CoS con detalles conformes (RQF Nivel 6, £41.700 Trabajador cualificado o £48.500 salario GBM).
• Enfoque de la formación: Formación sobre asignación, asignación y verificación de CoS para evitar errores.

3. Comprobaciones del derecho al trabajo

• Requisito: Controles obligatorios previos a la contratación y anuales para verificar la situación laboral legal.
• Métodos:
  
  • Comprobaciones manuales (hasta 2026): Verificación de permisos de residencia biométricos (BRP) o viñetas de pasaporte.
  • Comprobaciones en línea: Utilice los códigos de compartición eVisa a través de las cuentas UKVI (obligatorio a partir de 2026).
• Conservación: Conservar los registros durante la duración del empleo más 2 años.
• Enfoque de la formación: Enseñar procesos de verificación, transiciones a eVisa y normas de mantenimiento de registros.

4. Actualizaciones reglamentarias de 2025

• Requisito de nivel 6 del Marco Común Europeo de Cualificaciones: Las funciones deben cumplir las normas de nivel de titulación o los criterios de la Lista Temporal de Escasez.
• Umbrales salariales: 41.700 £ (trabajador cualificado), 48.500 £ (GBM Senior/Especialista) o 25.410 £ (GBM Graduate Trainee).
• Transición al eVisa: Antes del 31 de diciembre de 2026, todos los trabajadores utilizarán visados electrónicos para verificar su situación.
• Subida de tasas: Subida del 7% del CdS (525 £), las tasas de visado (625 £-1.423 £) y el Recargo Sanitario de Inmigración (1.035 £/año) en abril de 2025.
• Formación: Actualizar a los equipos de RRHH sobre las nuevas normas, umbrales y procesos de eVisa.

5. Auditorías del Ministerio del Interior

• Tipos: Inspecciones anunciadas, no anunciadas, documentales o in situ.
• Áreas de interés: Precisión del CdS, comprobaciones del derecho al trabajo, conformidad salarial y sistemas de RRHH.
• Sanciones:
  
  • Rebaja: plan de acción de 1.476 libras, paralización de nuevos CdS.
  • Suspensión: Cese de las actividades de patrocinio.
  • Revocación: Prohibición de volver a presentarse durante 12 meses.
  • Multas: 20.000 libras por trabajador ilegal.
• Enfoque de la formación: Preparar a los equipos para los procesos de auditoría, la accesibilidad de los registros y los protocolos de respuesta.

Acción de formación: Desarrollar módulos que cubran estas áreas, haciendo hincapié en la aplicación práctica y en las actualizaciones de 2025.

Estrategias de formación para equipos de RRHH

1. Elaborar un plan de estudios completo:
   
   • Cree módulos sobre las funciones de la licencia de patrocinador, la gestión del CdS, las comprobaciones del derecho al trabajo, las normas 2025 y la preparación de auditorías.
   • Incluir estudios de casos (por ejemplo, corrección de CoS no conformes) para el aprendizaje práctico.
2. Aprovechar la tecnología:
   
   • Utilice plataformas de aprendizaje electrónico (por ejemplo, Moodle, Workday Learning) para una formación escalable y a la carta.
   • Incorporar simulaciones de tareas SMS y simulacros de auditorías.
3. Programar formación periódica:
   
   • Impartir formación anual a todo el personal de RRHH, con actualizaciones trimestrales para el personal clave (usuarios de nivel 1, ordenadores).
   • Presupueste entre 1.000 y 2.000 libras para formadores externos o entre 2.000 y 5.000 libras para asesores de inmigración.
4. Métodos interactivos:
   
   • Utilice talleres, juegos de rol (por ejemplo, escenarios de auditoría) y cuestionarios para reforzar el aprendizaje.
   • Proporcionar plantillas para CoS, informes y comprobaciones del derecho al trabajo.
5. Centrarse en la transición al visado electrónico:
   
   • Impartir formación sobre la configuración de la cuenta UKVI y los procesos de verificación del visado electrónico.
   • Crear guías dirigidas a los empleados para ayudar a los trabajadores antes del primer trimestre de 2026.
6. Controlar el cumplimiento de la normativa:
   
   • Evalúe la eficacia de la formación con cuestionarios o auditorías de cumplimiento.
   • Realizar un seguimiento de los índices de finalización a través de HRIS para garantizar la plena participación.

Acción de desarrollo de RRHH: Crear un portal de formación con módulos, plantillas y herramientas de seguimiento para garantizar un aprendizaje coherente.

Buenas prácticas para la formación en materia de cumplimiento de la normativa

1. Personalización de funciones:
   
   • Adaptar la formación a los generalistas de RRHH (visión general), a los usuarios de nivel 1 (tareas SMS) y a los ordenadores (supervisión estratégica).
2. Integración con HRIS:
   
   • Vincular la formación a las plataformas HRIS para el seguimiento del CdS, la elaboración de informes y el cumplimiento del derecho al trabajo.
   • Utilice paneles de control para supervisar la finalización de la formación y las métricas de cumplimiento.
3. Mantente al día:
   
   • Suscríbase a las actualizaciones del Ministerio del Interior (gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers) para conocer en tiempo real los cambios normativos.
   • Incorporar a la formación las normas de 2025 (por ejemplo, notificación de trabajo híbrido).
4. Realizar auditorías simuladas:
   
   • Simular visitas del Ministerio del Interior para poner a prueba los conocimientos de RRHH y la preparación del sistema.
   • Subsanar las deficiencias en los procesos de registro o información.
5. Involucrar a expertos:
   
   • Recurrir a asesores de inmigración para temas complejos (por ejemplo, respuestas a auditorías), presupuestando entre 2.000 y 5.000 £.
   • Colaborar con los equipos jurídicos para validar el contenido de la formación.

Acción de formación: Crear un calendario de formación sobre el cumplimiento de la normativa, que integre simulacros de auditorías y consultas a expertos.

Retos y estrategias de mitigación

• Lagunas de conocimientos: El nuevo personal de RRHH puede carecer de conocimientos sobre inmigración. Mitigue esta carencia con formación inicial y tutoría.
• Complejidad normativa: Las frecuentes actualizaciones de 2025 (por ejemplo, eVisa, RQF Nivel 6) pueden abrumar a los equipos. Proporcione módulos de actualización del tamaño de un bocado.
• Limitación de recursos: La formación a gran escala puede sobrecargar los presupuestos. Utiliza plataformas de e-learning rentables o formadores internos.
• Transición a eVisa: Los problemas técnicos con las cuentas de UKVI pueden interrumpir el aprendizaje. Incluya asistencia informática en los planes de formación.

Acción de desarrollo de RRHH: Abordar los retos con formación electrónica escalable y actualizaciones periódicas del cumplimiento.

Conclusión

La formación sobre el cumplimiento de la normativa de inmigración en 2025 es vital para que los equipos de RRHH puedan cumplir con las obligaciones de la Licencia de Patrocinio, la gestión del CdS, las comprobaciones del derecho al trabajo y las auditorías. Al cubrir las áreas de conocimiento esenciales, aprovechar la tecnología y abordar las actualizaciones de 2025 como las transiciones de eVisa, los equipos de formación y los profesionales de desarrollo de RRHH pueden garantizar el cumplimiento y minimizar los riesgos. Los programas de formación estratégica capacitarán al personal de RR.HH. para apoyar la movilidad global del talento, salvaguardando al mismo tiempo las operaciones de la organización.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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