Nuevas normas sobre fotografía biométrica digital en la Oficina de Inmigración de Berlín a partir de mayo de 2025 para el permiso de residencia

Nuevos requisitos de fotografía digital para los documentos del permiso de residencia en Berlín: Lo que debe saber RRHH

A partir del 1 de mayo de 2025, una nueva normativa cambiará la forma en que se gestionan las fotos biométricas de los pasaportes para los permisos de residencia y los documentos de viaje en Berlín. Esta actualización, destinada a mejorar la seguridad en la expedición de documentos de identidad, afecta a los procesos de la Landesamt für Einwanderung (LEA). Como profesionales de RRHH que gestionan la documentación de los empleados, esto es lo que necesita saber para garantizar el cumplimiento de la normativa por parte de su plantilla.

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Cambios clave en las fotos biométricas

Con arreglo a la nueva ley, las fotos biométricas para los permisos de residencia electrónicos y los documentos de viaje deben tomarse bien:

• En las oficinas de la Administración durante una cita, o
• En estudios fotográficos certificados con transmisión digital segura a las autoridades a través de una nube de alta seguridad.

Esta norma se aplica a la mayoría de los documentos de residencia tramitados por la LEA. Sin embargo, hay excepciones:

• Permisos de residencia para refugiados ucranianos,
• Permisos de tolerancia (Duldungen),
• Autorizaciones temporales de residencia (Aufenthaltsgestattungen).

Es importante tenerlo en cuenta: 

• Fotógrafos certificados o quioscos de fotos (por ejemplo, en tiendas dm o Bürgeramt) cargan la foto en un sistema seguro y proporcionan un código QR. Los solicitantes deben llevar este código QR a su cita con la LEA en lugar de confiar únicamente en las fotos impresas.
• El código QR permite la transmisión y descarga seguras de la foto por parte de la LEA, garantizando el cumplimiento de las normas biométricas (35 mm x 45 mm, expresión neutra, fondo claro, sin sombras).

Estas exenciones implican que los empleados titulares de dichos permisos pueden seguir protocolos de presentación de fotografías diferentes. Los equipos de RRHH deben verificar los requisitos específicos para estos casos en el sitio web oficial de la LEA.

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Terminales fotográficos de autoservicio en LEA

• La LEA ha introducido terminales fotográficos de autoservicio en su sede de Keplerstraße a partir del 1 de mayo de 2025. Estos terminales permiten a los solicitantes hacerse una foto biométrica digital in situ por 6 € (en efectivo con monedas o billetes de 5 €, no se admiten pagos con tarjeta).
• Los terminales están automatizados, ajustan la altura de la cámara, toman varias fotos y permiten a los solicitantes seleccionar una, que luego se carga en el sistema de la LEA. Es posible que los solicitantes sigan teniendo que facilitar datos personales (por ejemplo, fecha de nacimiento) para su tramitación.
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Notas importantes para los nombramientos posteriores al 1 de mayo de 2025:

• Durante la fase inicial de despliegue, pueden producirse irregularidades técnicas con los terminales de autoservicio.
• Se recomienda encarecidamente a los visitantes que lleven una fotografía biométrica actual del pasaporte para garantizar una tramitación sin problemas.
  
  

Mantenerse informado

• La LEA proporcionará información actualizada sobre la aplicación de estos cambios.
• Los equipos de RRHH pueden consultar el sitio web de la LEA o la página dedicada en https://www.berlin.de/einwanderung/ueber-uns/aktuelles/artikel.1541531.php para obtener la información más reciente.
• Un seguimiento proactivo de estos recursos le ayudará a orientar a los empleados de forma eficaz.
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Excepciones

• Los nuevos requisitos de foto digital no se aplican a determinados permisos, como los permisos de residencia para refugiados ucranianos, la suspensión temporal de la deportación (Duldung) o los certificados que confirman el permiso para permanecer a la espera de una decisión de asilo (Aufenthaltsgestattung). Estos casos pueden seguir protocolos de presentación de fotos diferentes, permitiendo potencialmente fotos impresas.
• Los solicitantes deben verificar los requisitos específicos para estas exenciones en el sitio web de la LEA.

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Medidas para RRHH

1. Informar a los empleados: Comparta los detalles sobre las nuevas normas y excepciones relativas a las fotos, especialmente para aquellos con próximas citas con la LEA.
2. Consejos sobre las fotos: Recomiende llevar una foto biométrica para evitar retrasos, incluso si utiliza los terminales de autoservicio.
3. Supervise las actualizaciones: Visite regularmente el sitio web de la LEA para mantenerse al día sobre la funcionalidad del terminal y otros cambios.
4. Presupueste los costes: Tenga en cuenta la tarifa de 6 euros por las fotos in situ al planificar el apoyo de los empleados a la documentación.

Siguiendo estos pasos, RRHH puede ayudar a los empleados a navegar por el nuevo sistema con confianza, garantizando una experiencia fluida en la LEA.