Requisitos de mantenimiento de registros del Ministerio del Interior para los patrocinadores de visados del Reino Unido

Introducción

Todo patrocinador con licencia en el Reino Unido tiene dos obligaciones paralelas: llevar los registros adecuados y conservarlos correctamente. El Ministerio del Interior considera que las lagunas en la documentación constituyen una prueba de incumplimiento, independientemente de si la actividad subyacente era legal. Con casi 2.000 licencias revocadas en 2024-2025 y un aumento de las inspecciones de cumplimiento, esta guía explica exactamente qué debe conservar, durante cuánto tiempo debe hacerlo y cuáles son los errores más comunes en el mantenimiento de registros que dan lugar a medidas coercitivas.

¿Por qué deben llevar un registro las empresas?

El mantenimiento de registros no es solo una tarea administrativa, sino una obligación legal fundamental para quienes poseen una licencia de patrocinador del Reino Unido. El Ministerio del Interior considera que la documentación es la prueba principal del cumplimiento de la legislación en materia de inmigración por parte de un empleador.  

• Pruebas de cumplimiento: Durante las inspecciones del Ministerio del Interior, ya sean con o sin previo aviso, los inspectores buscan «deficiencias sistémicas». Si faltan documentos como nóminas, contratos o comprobantes de permiso de trabajo para una parte significativa de su plantilla (por ejemplo, el 40 %), esto puede dar lugar a la revocación inmediata de la licencia.  

• Prevención del trabajo ilegal: Unos registros sólidos demuestran que ha comprobado el derecho legal a trabajar de cada empleado. El incumplimiento de la obligación de mantener estos registros puede acarrear sanciones civiles de hasta 60 000 £ por cada trabajador ilegal (cifra que ha aumentado en los últimos años).  

• Mantener el privilegio del patrocinio: La posesión de una licencia se considera un «privilegio», no un derecho. El Ministerio del Interior considera que las lagunas en la documentación constituyen una prueba de incumplimiento, independientemente de si el trabajador está actuando realmente de forma legal.  

• Preparación para las auditorías: dado que el número de revocaciones de licencias se triplicará a finales de 2025 y en 2026, contar con un sistema de gestión de registros digital y centralizado (como Jobbatical) garantiza que puedas responder a las solicitudes del UKVI dentro de los estrictos plazos establecidos, que suelen ser de 10 días laborables.  

¿Durante cuánto tiempo conserva los registros el Servicio de Inmigración del Reino Unido y el Ministerio del Interior?

Para los empleadores, los plazos de conservación están estrictamente definidos en el Apéndice D de la guía para patrocinadores. Debe asegurarse de que los registros estén accesibles y no se archiven de tal forma que impida su recuperación inmediata durante una inspección.  

• Documentación estándar sobre el patrocinio: La mayoría de los documentos relacionados con el patrocinio —incluidos el Certificado de Patrocinio (CoS), las descripciones de los puestos de trabajo y los justificantes salariales— deben conservarse durante todo el periodo de vigencia del patrocinio y durante un año más a partir de la fecha en que el trabajador deje de trabajar para usted.  

• Documentación sobre el derecho al trabajo: Estos registros (como los resultados de la verificación del código compartido de eVisa) deben conservarse durante un periodo más largo. Debe conservarlos durante toda la duración del contrato de trabajo y durante dos años más tras la salida del trabajador de la empresa.  

• Documentación de contratación: Si está patrocinando a un trabajador por una vía que requiera pruebas de contratación, por lo general estos documentos deben conservarse durante todo el periodo de patrocinio más un año, a fin de demostrar que existía una «vacante real».  

• Transición a los visados electrónicos (a partir de 2026): Dado que los permisos de residencia biométricos (BRP) físicos dejarán de utilizarse a partir del 31 de diciembre de 2026, sus registros deberán pasar a formatos digitales. Las comprobaciones de los códigos de acceso digitales deben fecharse y almacenarse de forma segura para cumplir con estos requisitos de conservación de varios años.  

Documentación que debe conservar el empleador: requisitos del apéndice D

El apéndice D de la guía del Ministerio del Interior sobre patrocinadores de trabajadores y trabajadores temporales establece los registros obligatorios para cada trabajador patrocinado. Hay cuatro categorías principales:

Documentos sobre el derecho al trabajo

• Una copia nítida del pasaporte vigente del trabajador (página de la fotografía y cualquier visado o sello de entrada pertinente).
• Registro de verificación del código compartido de eVisa, que incluye la fecha de verificación y la referencia del servicio de verificación. A partir del 31 de diciembre de 2026, este documento sustituirá a la BRP como documento válido que acredita el derecho a trabajar para los ciudadanos no británicos.
• Para los trabajadores con permiso de duración limitada, fecha de la próxima reverificación (los códigos compartidos caducan cada 90 días).

Registros del Certificado de Patrocinio (CoS)

• El número de referencia del CoS asignado al trabajador.
• El puesto, el código SOC, el salario y la fecha de incorporación que figuran en el certificado de empleo.
• Cualquier certificado de servicio (CoS) posterior que se haya expedido en caso de que el trabajador haya cambiado de puesto o de empresa.

Documentos laborales y de nóminas

• Contrato de trabajo firmado o condiciones de empleo por escrito.
• Las nóminas o los registros de nómina que confirmen el salario abonado en cada período de pago son especialmente importantes, ya que, a partir de abril de 2026, el salario se controlará por períodos de pago.
• Documentación de cualquier cambio en el horario laboral, el salario o la ubicación, así como pruebas de que dichos cambios se comunicaron al UKVI dentro del plazo de 10 días hábiles.
• Registros de ausencias de los trabajadores patrocinados, incluidas las bajas sin sueldo que hayan dado lugar a la obligación de comunicar un cambio salarial.

Datos de contacto y datos personales

• Dirección y número de teléfono actuales del trabajador en el Reino Unido: se actualizan cada vez que se muda.
• Datos de contacto de emergencia del trabajador.
• Número de la Seguridad Social (una vez expedido).

El apéndice D se actualiza periódicamente. Consulte gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers para consultar la versión actual; no se base en una copia impresa de hace más de seis meses.

¿Durante cuánto tiempo debe conservar el empleador los registros de patrocinio?

La transición al visado electrónico y lo que supone para la gestión de registros

A partir del 31 de diciembre de 2026, los permisos de residencia biométricos (BRP) en formato físico dejarán de ser válidos para las comprobaciones del derecho al trabajo. Esto supone un cambio en lo que debe registrar y en cómo debe hacerlo:

• Deje de guardar copias del BRP como prueba principal de su derecho al trabajo. Tras la transición, los registros de verificación del código compartido de eVisa son el documento requerido.
• Anota la fecha de cada comprobación del visado electrónico, el código compartido utilizado y el resultado. Esto te servirá como justificación legal en caso de que más adelante se cuestione la situación de un trabajador.
• Establezca un calendario de reverificación periódica cada 90 días: los códigos compartidos de eVisa caducan, y una comprobación desactualizada no constituye una justificación legal.
• Asegúrese de que su sistema de almacenamiento de documentos permita registrar los registros de verificación con marcas de tiempo y los datos del usuario; una entrada en una hoja de cálculo sin fecha no constituye una prueba suficiente en caso de auditoría.

Los trabajadores que aún no hayan creado una cuenta en línea de UKVI no pueden generar un código para compartir. Incluye la creación de la cuenta de UKVI en tu lista de comprobación para la incorporación; no lo dejes para cuando llegue el momento de renovar el visado.

Errores en la gestión de los patrocinadores y cómo solucionarlos

Estos son los incumplimientos que el Ministerio del Interior detecta con mayor frecuencia durante las inspecciones de cumplimiento. Todos ellos se pueden evitar si se cuentan con los sistemas adecuados.

Error: Conservar copias del BRP en lugar de los registros de verificación del visado electrónico tras la transición.

✔ Solución: Realice una auditoría completa de sus expedientes de «derecho al trabajo» antes del 31 de diciembre de 2026. Sustituya cualquier copia del BRP por un registro de verificación del código compartido de la eVisa para cada trabajador patrocinado actualmente.

Error: Los registros almacenados en bandejas de entrada de correo electrónico individuales o en unidades locales quedan inaccesibles cuando esa persona deja la empresa.

✔ Solución: Todos los registros de cumplimiento de los patrocinadores deben almacenarse en un sistema en la nube compartido y con acceso controlado. Cuando un usuario de nivel 1 o un responsable de RR. HH. abandone la empresa, los registros deben seguir estando disponibles.

Error: No hay constancia de la fecha en que se realizó la comprobación del derecho al trabajo, solo una copia escaneada del documento.

✔ Corrección: Cada comprobación del derecho al trabajo debe registrarse indicando la fecha en que se realizó, los documentos o el código compartido que se comprobaron y el nombre de la persona que la llevó a cabo.

Error: Los registros de las nóminas no reflejan el salario que figura en la declaración de ingresos (CoS); las bonificaciones o deducciones han hecho que el salario efectivo quede por debajo del umbral.

✔ Solución: El cumplimiento de los requisitos salariales se evalúa ahora por cada período de pago. Realice una comparación mensual entre el salario real y el umbral salarial establecido por el CoS para cada trabajador patrocinado. Señale y comunique las discrepancias de inmediato.

Error: La dirección y los datos de contacto del empleado no se han actualizado desde que se incorporó, aunque se mudó hace 18 meses.

✔ Solución: Añade un paso de reconfirmación anual de los datos de contacto a tu calendario de cumplimiento normativo para trabajadores patrocinados. El UKVI espera que mantengas la información actualizada.

Error: Los registros de los trabajadores que han dejado la empresa se eliminan una vez finalizada la relación laboral.

✔ Solución: Conserva todos los registros durante el periodo de retención obligatorio (duración del patrocinio + un año como mínimo). Establece fechas de eliminación en tu sistema de gestión documental; no los elimines cuando finalice el patrocinio.

Error: Compartir las credenciales de acceso por SMS entre varios miembros del personal de RR. HH.

✔ Solución: Cada usuario de SMS debe tener su propio nombre de usuario. El uso compartido de credenciales constituye un incumplimiento normativo. Se debe retirar el acceso inmediatamente cuando un usuario abandone la empresa; las cuentas inactivas con permisos activos se señalan en las auditorías.

Preparar los registros de los patrocinadores para la auditoría

Una inspección de cumplimiento del Ministerio del Interior, ya sea anunciada o sin previo aviso, puede tener lugar en cualquier momento. Los patrocinadores que las gestionan sin incidentes son aquellos que tratan sus registros como documentos activos, y no como archivos de archivo.

Lista de comprobación trimestral para el mantenimiento de registros

• Todos los expedientes de los trabajadores patrocinados contienen: la referencia actual del certificado de empleo (CoS), el documento de verificación del derecho al trabajo (eVisa, con fecha), el contrato firmado, las nóminas de los últimos 12 meses y los datos de contacto actuales.
• Los registros de códigos compartidos de eVisa están fechados y se encuentran dentro del plazo de validez de 90 días.
• Los registros de las nóminas de todos los trabajadores patrocinados confirman que el salario es igual o superior al umbral establecido por el Consejo de Seguridad (CoS) en cada período de pago.
• Los registros de ausencias están actualizados y todos los informes generados por ausencias se han completado en el SMS en un plazo de 10 días laborables.
• Los registros de los antiguos trabajadores patrocinados se conservan y están disponibles; no se archivan en discos duros personales ni se eliminan.
• El acceso al almacenamiento de documentos está limitado al personal actual y designado: no se permiten inicios de sesión compartidos ni el acceso de empleados que hayan dejado la empresa.

Si detecta alguna deficiencia durante una auditoría interna, comuníquela de forma proactiva a través del SMS y documente que lo ha hecho. La notificación voluntaria se valora más positivamente que las deficiencias detectadas por el Ministerio del Interior.

Descargo de responsabilidad‍

Las leyes y políticas de inmigración cambian con frecuencia y pueden variar según el país o la nacionalidad. Aunque nos esforzamos por ofrecer información precisa y actualizada, le recomendamos que haga sus propias averiguaciones o consulte fuentes oficiales. También puede ponerse en contacto con nosotros directamente para obtener información actualizada. Jobbatical no se hace responsable de las decisiones tomadas sobre la base de la información proporcionada.

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