Cómo evitar errores comunes en el sistema de gestión de patrocinadores del Reino Unido: Consejos de cumplimiento para empresarios

El Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) del Reino Unido exige un cumplimiento estricto por parte de los empleadores para evitar sanciones como multas, suspensión de licencias o revocación. Entre los principales escollos se encuentran la falta de notificación de cambios, el mantenimiento inadecuado de registros y el uso indebido de certificados de patrocinio (CoS), todo lo cual puede mitigarse mediante políticas estructuradas de RRHH, formación del personal y gestión digital de registros.

Errores comunes y estrategias de cumplimiento

Uno de los fallos de cumplimiento más frecuentes es el retraso o la ausencia de notificación de los cambios. Los empresarios deben notificar los cambios relacionados con los trabajadores -como la función, el salario, la ubicación o una ausencia superior a cuatro semanas- en un plazo de 10 días laborables. Los cambios organizativos, incluidos los cambios en el tamaño de la empresa, la propiedad o el personal clave, deben notificarse en un plazo de 20 días laborables. La implantación de recordatorios automáticos en el software de RRHH puede ayudar a cumplir estos plazos de forma coherente.

El mantenimiento inadecuado de registros sigue siendo una de las principales causas de revocación de licencias. Los patrocinadores deben mantener registros exhaustivos de cada trabajador patrocinado, que incluyan descripciones de los puestos de trabajo, nóminas, comprobaciones del derecho al trabajo y pruebas de las cualificaciones, durante toda la relación laboral más un año. La integración de los requisitos del Apéndice D en los sistemas de información de RRHH garantiza que la documentación se recopile de forma proactiva en lugar de reactiva durante las auditorías.

La expedición de Certificados de Patrocinio (CdS) para funciones no genuinas o no elegibles plantea otro riesgo importante. Las funciones deben cumplir el nivel de cualificación exigido (nivel RQF 3 o superior) y los umbrales salariales: 41.700 libras esterlinas para trabajadores cualificados y 48.500 libras esterlinas para funciones de movilidad empresarial global senior/especialista. Los empleadores deben verificar los detalles del puesto con los criterios del Ministerio del Interior antes de emitir el CoS para evitar incumplimientos.

Los controles del derecho al trabajo deben realizarse en línea utilizando códigos de acciones para todos los titulares de un Permiso de Residencia Biométrico (BRP), ya que los BRP físicos ya no son válidos. Los empresarios deben conservar pruebas de estas comprobaciones, incluida la fecha y el nombre de la persona que las realizó. La formación periódica del personal de RRHH garantiza el cumplimiento permanente de los procesos actualizados de verificación digital.

Crear un marco de RRHH que cumpla la normativa

• Establecer políticas claras de patrocinio de RR.HH. es fundamental para mantener el cumplimiento. Éstas deben abarcar el mantenimiento de registros, los procedimientos de emisión de CoS, las comprobaciones del derecho al trabajo y los plazos de notificación de cambios. Las políticas deben ser fácilmente accesibles para todo el personal pertinente y actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en la legislación sobre inmigración.
• La designación y formación del personal clave, incluidos el ordenador, el contacto clave y los usuarios de nivel 1, garantiza la responsabilidad dentro del SMS. La comprobación de los antecedentes del personal clave contribuye a mantener la integridad de la organización, ya que cualquier problema de antecedentes penales puede dar lugar a la denegación o revocación de la licencia.
• La realización periódica de auditorías internas o simuladas con apoyo jurídico externo en materia de inmigración ayuda a identificar las lagunas de cumplimiento antes de las auditorías oficiales del Ministerio del Interior. Estas auditorías deben revisar el uso del CdS, la integridad de los registros y el cumplimiento de los plazos de presentación de informes, lo que permite realizar correcciones proactivas.

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