Cuándo y cómo externalizar los servicios de inmigración empresarial

Las tareas de inmigración suelen llegar a la mesa de Recursos Humanos sin previo aviso y con menos apoyo aún. Tanto si se trata de trasladar a un empleado como de gestionar docenas, las exigencias se acumulan rápidamente: búsqueda de visados, preparación de documentos, seguimiento de las actualizaciones, estar al tanto de los cambios de las normas en varios países.

No es que los equipos no puedan hacerlo, es que no deberían tener que hacerlo solos. A medida que se generaliza la contratación global, muchas empresas se replantean cómo encajar el trabajo de inmigración en su estrategia de contratación. Externalizar partes del proceso puede aliviar la presión sobre los equipos internos, reducir los riesgos legales y ayudar a que las contrataciones internacionales empiecen más rápido.

En esta guía, repasaremos las señales que indican que ha llegado el momento de contratar ayuda externa, qué buscar en un socio de inmigración y cómo preparar a su equipo para el éxito.

¿Cuál es el proceso de inmigración para las contrataciones internacionales?

La incorporación de talento internacional no termina con la oferta de trabajo. La inmigración es un proceso legal y cada país tiene sus propias normas, categorías de visados y estándares de documentación.
Una sólida estrategia de inmigración empresarial garantiza que, una vez contratado el candidato adecuado, pueda trasladarse legal y eficazmente a su nuevo lugar de trabajo.

Como mínimo, el proceso de inmigración incluye:

• Determinar la categoría de visado adecuada en función de la función, la nacionalidad y el destino.
• Preparación y presentación de documentos de inmigración de acuerdo con la legislación local.
• Coordinación entre los equipos de RRHH, jurídico y de cumplimiento para evitar retrasos.
• Seguimiento de los plazos de solicitud y garantía de que no se omite ningún paso, hasta la aprobación del visado.

Saltarse un paso o utilizar un formulario incorrecto es más que un inconveniente: puede retrasar la incorporación o incluso poner en peligro a su empresa. Y, a menos que cuente con expertos en inmigración, gestionar este trabajo con precisión puede llevarle mucho tiempo y recursos.

Por eso, cada vez más empresas recurren a apoyo externo y a especialistas en inmigración para que se encarguen de todo o parte del proceso.

Cuando su estrategia global de talento necesita apoyo externo en materia de inmigración

Algunos equipos gestionan la inmigración internamente durante años sin mayores problemas. Otros descubren que basta una sola contratación internacional para poner al límite los sistemas internos.
Considere la posibilidad de externalizar los servicios de inmigración si su equipo se enfrenta a estos desencadenantes:

• Rápida expansión internacional: La rápida expansión a múltiples países introduce un gran volumen de normativas y procesos de inmigración que pueden abrumar incluso a equipos bien organizados.
• Patrocinio de visados complejos o por primera vez: Si contrata constantemente para puestos que requieren visados complejos, entra en nuevas jurisdicciones o patrocina visados por primera vez, carecer de experiencia interna en inmigración legal plantea riesgos significativos.
• Carga de recursos y objetivos de eficiencia: Cuando los recursos internos de RRHH se ven sobrecargados por el seguimiento manual, la cumplimentación de formularios y la coordinación constante, la externalización de los servicios de inmigración libera a su equipo para que pueda centrarse en iniciativas estratégicas de RRHH.
• Necesidad de previsibilidad y reducción de riesgos: Para mitigar los elevados costes de los errores de cumplimiento o las sanciones legales asociadas a los cambios en las normas de inmigración, trabajar con un proveedor especializado significa contar con unos conocimientos técnicos constantes y actualizados.

Cómo externalizar eficazmente los servicios de inmigración

Externalizar el trabajo de inmigración no significa entregarlo y esperar lo mejor. Un buen proveedor debe sentirse como una extensión de su equipo, aportando estructura, experiencia y visibilidad a cada caso.

He aquí cómo crear una asociación eficaz para externalizar los servicios de inmigración:

1. Evalúe sus necesidades: Antes de contratar proveedores, piense en sus retos específicos en materia de inmigración, el volumen actual de contratación internacional y las carencias de recursos internos. Comprenda qué nivel de servicios de apoyo a la inmigración necesita, desde los servicios básicos de preparación de documentos de inmigración hasta la gestión integral.
   
   
2. Elija el proveedor de servicios de inmigración adecuado: Busque un socio de soluciones globales de inmigración especializado específicamente en inmigración empresarial. Dé prioridad a proveedores cuyos expertos en inmigración corporativa ofrezcan no sólo tecnología, sino servicios prácticos de consultoría y asesoramiento sobre inmigración internacional. Compruebe su alcance global, su historial probado (tasas de aprobación de visados) y su capacidad para prestar servicios integrales de inmigración y visados.
   
   
3. Incorpore a su socio externo: Establezca canales de comunicación claros e integre los procesos del proveedor con sus flujos de trabajo internos de RRHH, legales y de contratación. Una buena plataforma de movilidad global de su proveedor puede facilitar esta tarea centralizando los datos y la comunicación.
   
   
4. Gestione la asociación en curso: Garantizar una comunicación clara, establecer métricas de rendimiento y aprovechar la tecnología del proveedor para obtener visibilidad en tiempo real. Un buen proveedor dispondrá de cuadros de mando para hacer un seguimiento del estado de cumplimiento, las próximas renovaciones de visado y el cumplimiento general en materia de inmigración.
   
   
5. Mantenga el cumplimiento mediante la externalización: Trabaje en estrecha colaboración con su proveedor para garantizar que se cumplen continuamente todas las normas de inmigración y los requisitos legales. Su experiencia es esencial para minimizar los riesgos en todas las jurisdicciones.

Inmigración frente a deslocalización: ¿qué es lo más importante para RRHH?

El apoyo a la reubicación -como la búsqueda de vivienda o la integración cultural- es importante, pero sólo empieza una vez resuelta la inmigración. Los servicios de inmigración y visados son el primer paso y el más esencial de cualquier mudanza internacional. Sin el visado adecuado, no puede llevarse a cabo ningún traslado legal. 

Los equipos de RRHH deben tratar los servicios de preparación de documentos de inmigración como una parte fundamental y temprana de su plan de contratación global. Los expertos en inmigración garantizan que se sigan todos los pasos legales, proporcionan actualizaciones en tiempo real sobre la tramitación de visados y ayudan a evitar contratiempos de última hora. Una vez gestionada la inmigración, puede seguir la logística de la reubicación. Ahí es donde una solución combinada como el soporte integrado de inmigración y reubicación de Jobbatical marca la diferencia.

Conclusión

La contratación internacional trae consigo oportunidades, pero también responsabilidades adicionales. La inmigración no es solo una tarea que hay que marcar; es un proceso legal que afecta directamente a su capacidad para atraer, trasladar y retener talento internacional.

La externalización y la colaboración con un proveedor de servicios de inmigración puede dar a su equipo el margen necesario para centrarse en su gente, al tiempo que le permite confiar en que todos los requisitos legales están en manos de expertos.

Jobbatical ofrece apoyo integral en materia de inmigración y reubicación, proporcionando soluciones de inmigración y servicios de apoyo a la inmigración, para que los equipos de RRHH puedan centrarse en el talento, mientras nosotros nos encargamos del resto.