HR Audits zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen: Vorbereitung auf Besuche des Home Office

Einführung

Für interne Audit- und Compliance-Beauftragte ist die Vorbereitung auf Compliance-Audits des Innenministeriums von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung einer britischen Sponsor-Lizenz und die Gewährleistung der rechtmäßigen Beschäftigung von gesponserten Arbeitnehmern. Bei diesen Prüfungen, die von UK Visas and Immigration (UKVI) durchgeführt werden, wird die Einhaltung der Pflichten des Sponsors im Rahmen von Programmen wie dem Fachkräfte- oder Global Business Mobility-Visum überprüft. Angesichts der verstärkten Durchsetzung im Jahr 2025 - einschließlich einer Rekordzahl von 1.948 Lizenzwiderrufen zwischen Juli 2024 und Juni 2025 - und der im Mai 2025 im Weißbuch zur Einwanderung, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, angekündigten strengeren Maßnahmen ist eine solide Vorbereitung von entscheidender Bedeutung. Dieser Leitfaden beschreibt Prüfungsauslöser, was zu erwarten ist, Schwerpunktbereiche, Vorbereitungsstrategien und bewährte Praktiken, um Prüfungen während der eVisa-Umstellung bis zum 31. Dezember 2026 erfolgreich zu meistern.

Was sind Compliance-Prüfungen des Innenministeriums?

Prüfungen der Einhaltung der Vorschriften durch das Innenministerium, auch bekannt als UKVI Compliance Visits, sind Inspektionen, die sicherstellen sollen, dass die Sponsoren ihre Pflichten gemäß den Einwanderungsbestimmungen erfüllen. Zu diesen Pflichten gehören die genaue Führung von Aufzeichnungen, die rechtzeitige Berichterstattung über das Sponsor Management System (SMS) und die Verhinderung illegaler Arbeit. Audits können vor der Lizenzerteilung (vor der Erteilung einer Sponsorlizenz) oder nach der Lizenzerteilung (zur Überwachung der laufenden Einhaltung der Vorschriften) stattfinden. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zur Herabstufung der Lizenz, zur Aussetzung oder zum Entzug der Lizenz oder zu zivilrechtlichen Strafen von bis zu £ 20.000 pro illegalem Arbeitnehmer führen.

Auslöser für Besuche

Compliance-Besuche können durch verschiedene Faktoren ausgelöst werden, z. B:

• Bedenken vor der Lizenzerteilung: Zweifel an der Fähigkeit der Organisation, die Anforderungen zu erfüllen oder die Antragsdetails zu überprüfen.
• Probleme nach der Lizenzerteilung: Verspätete SMS-Meldungen, Informationen von Regierungsbehörden, anonyme Hinweise oder mutmaßliche Verstöße (z. B. Schwarzarbeit)‍
• Routinemäßige Überwachung: Zufallsauswahl oder risikobasierte Auswahl, insbesondere für Hochrisikosektoren oder Sponsoren mit früheren Problemen.‍
• Spezifische Warnsignale: Änderungen in der Unternehmensstruktur, hohe Personalfluktuation oder nicht konforme Funktionen (z. B. unter RQR-Niveau 6)
  

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Überwachung von SMS-Berichten und internen Audits, um mögliche Auslöser proaktiv anzugehen.

Arten von Besichtigungen

Die Besuche des Innenministeriums variieren in Form und Ankündigung:

• Angekündigte Besuche: Im Voraus geplant, mit genügend Vorbereitungszeit.
• Unangekündigte Besuche: Überraschende Inspektionen, um die Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit zu bewerten.
• Desk-Based Audits: Fernprüfungen, bei denen Dokumente innerhalb von 5-10 Arbeitstagen hochgeladen werden müssen, gefolgt von Anrufen oder weiteren Anfragen‍.
• Vor-Ort-Inspektionen: Die Beamten prüfen Akten, befragen Mitarbeiter und Arbeitnehmer und überprüfen die HR-Systeme

Im Jahr 2025 wurden digitale Kontrollen zur Einhaltung der Vorschriften eingeführt, die sich auf Remote- und Hybrid-Arbeitsverhältnisse konzentrieren.

Schwerpunktbereiche für 2025

Bei den Prüfungen im Jahr 2025 liegt der Schwerpunkt auf einer strengeren Durchsetzung der Vorschriften, wobei unter anderem folgende Punkte geprüft werden:

• Aufbewahrung der Unterlagen: CoS-Zuweisungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge und Right-to-Work-Dokumente werden für die Dauer des Sponsorings plus 1 Jahr aufbewahrt
• Berichtspflichten: Rechtzeitige SMS-Updates für Änderungen bei Arbeitnehmern (10 Arbeitstage) und organisatorischen Änderungen (20 Arbeitstage), einschließlich gemischter/entfernter Arbeit.‍
• Recht-auf-Arbeit-Prüfungen: Vor der Einstellung und jährliche Überprüfungen, Übergang zu eVisa-Aktiencodes bis 2026‍
• Job Compliance: Die Stellen entsprechen dem RQF Level 6 oder den Kriterien der Temporary Shortage List, mit Gehältern von £41.700 (Skilled Worker) oder £48.500 (GBM Senior/Specialist)‍
• HR-Systeme: Robuste Verfahren zur Überwachung von Arbeitnehmern, zur Verhinderung von Schwarzarbeit und zur Schulung von Schlüsselpersonal‍
• Neue Maßnahmen für 2025: Verbot der Abwälzung von CoS-Gebühren auf Arbeitnehmer, Offshore-Arbeitnehmerpflichten und verlängerte Aktionspläne (bis zu 24 Monate) bei Verstößen.‍
• Interne Audit-Aktion: Konzentrieren Sie die Prüfungen auf diese Bereiche und berücksichtigen Sie die Aktualisierungen von 2025, wie z. B. längere Bedenkzeiträume (24 Monate für Widerrufe).

Vorbereitungsschritte: Checkliste zur Prüfungsvorbereitung

Zur Vorbereitung auf Besuche:

1. Überprüfung der Richtlinien und Verfahren: Sicherstellen, dass die Personalrichtlinien die Verwaltung von gesponserten Arbeitnehmern, die Überprüfung des Rechts auf Arbeit und die Meldung von SMS abdecken. Aktualisierung im Hinblick auf Änderungen im Jahr 2025 (z. B. Meldung von Hybridarbeit)

2. Personal schulen: Schulung des Schlüsselpersonals (Anweisungsbefugte, Benutzer der Stufe 1) in Bezug auf Aufgaben und Prüfverfahren. Einschließlich Schulung zur eVisa-Überprüfung

3. Durchführung von Scheinprüfungen: Simulieren Sie Besuche mit internen Prüfungen von Unterlagen, Interviews und HR-Systemen. Beheben Sie Lücken umgehend

4. Organisieren Sie Aufzeichnungen: Führen Sie digitale Dateien für CoS, Gehaltsabrechnungen, Verträge und Nachweise für das Recht auf Arbeit. Stellen Sie die Zugänglichkeit für Prüfungen am Schreibtisch sicher

5. Überprüfen Sie die Übereinstimmung mit dem Job: Überprüfen Sie die Funktionen anhand der RQR-Stufe 6 und der Gehaltsschwellen. Dokumentieren Sie die Einstellungspraktiken

6. Vorbereitung auf eVisa: Unterstützung von Arbeitnehmern mit UKVI-Konten für die Überprüfung des Aktiencodes bis 2026

7. HR-Software verwenden: Automatisieren Sie die Verfolgung von Fristen, Aufzeichnungen und Berichten, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Entwickeln Sie eine Checkliste und planen Sie vierteljährliche Scheinprüfungen, um vorbereitet zu sein.

Während des Besuchs

• Vollständig kooperieren: Gewähren Sie Zugang zu Räumlichkeiten, Unterlagen und Personal. Seien Sie ehrlich und entgegenkommend‍.
• Schlüsselpersonal muss verfügbar sein: Sicherstellen, dass AO und Level-1-Benutzer anwesend oder erreichbar sind‍
• Dokumentieren Sie den Besuch: Notieren Sie die gestellten Fragen und bereitgestellten Informationen für die Nachbereitung des Besuchs.‍
• Maßnahme der Innenrevision: Benennen Sie einen federführenden Ansprechpartner für Besuche, um die Antworten zu koordinieren.

Maßnahmen nach dem Besuch

• Überprüfung des Feedbacks: Behandlung aller aufgeworfenen Fragen, wie z. B. Aktionspläne für geringfügige Verstöße (jetzt bis zu 24 Monate)‍
• Verbesserungen umsetzen: Aktualisieren Sie die Prozesse auf der Grundlage der Ergebnisse, um künftige Probleme zu vermeiden.‍
• Erforderlichenfalls Einspruch einlegen: Einspruch gegen Strafen oder Sanktionen innerhalb von 28 Tagen, falls zutreffend
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Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften: Protokollierung der Maßnahmen nach dem Besuch in den HR-Systemen für Prüfpfade.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

• Unvollständige Aufzeichnungen: Vermeiden durch digitale Speicherung und regelmäßige Stichproben‍
• Verspätete Meldungen: Abhilfe durch automatische SMS-Warnungen‍
• Nicht-konforme Rollen: Überprüfung gegen 2025 Regeln während des Onboardings‍
• Ungeschultes Personal: Fortlaufende Schulungen zur Überbrückung von Wissenslücken anbieten
  

Maßnahme der Innenrevision: Aufnahme von Fallstricken in den Prüfungsrahmen, um Risiken proaktiv zu ermitteln.

Schlussfolgerung

Audits zur Einhaltung der HR-Einwanderungsbestimmungen im Jahr 2025 erfordern eine proaktive Vorbereitung durch interne Audit- und Compliance-Beauftragte. Indem sie die Auslöser verstehen, sich auf Schlüsselbereiche wie Aktenführung und eVisa-Übergänge konzentrieren und Checklisten und Scheinprüfungen einführen, können die Teams die Besuche des Innenministeriums erfolgreich meistern. Robuste Systeme und Schulungen mindern die Risiken, gewährleisten die Beibehaltung von Lizenzen und unterstützen ein regelkonformes Personalmanagement.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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