Deutsches Aufenthaltsvisum 2026: Neues Konsularisches Dienstleistungsportal (HR-Leitfaden)

Einführung

Als Personalverantwortlicher ist es Ihre Priorität, Ihren Mitarbeitern den Umzug nach Deutschland zu erleichtern, insbesondere angesichts des wachsenden Bedarfs an Fachkräften im Land. Im Jahr 2025 stellen die deutschen Konsulate auf ein digitalisiertes Verfahren zur Beantragung von Aufenthaltsvisa über das Konsularische Portal (Auslandsportal) um.

Diese vom Auswärtigen Amt initiierte Umstellung zielt darauf ab, die Antragsverfahren in 167 Visastellen weltweit zu modernisieren. Während einige Regionen wie Armenien oder Australien parallel dazu weiterhin traditionelle Methoden anwenden, haben andere, wie Norwegen, Schweden und die Republik Korea, das neue System vollständig übernommen.
Dieser Leitfaden versorgt Personalabteilungen mit den neuesten Informationen zu Anspruchsberechtigung, Verfahren, Anforderungen und vielem mehr, damit Ihre Mitarbeiter ihr Visum für Deutschland effizient erhalten.

Warum die Änderung für die Personalabteilung wichtig ist

Die deutsche Wirtschaft benötigt dringend Fachkräfte. Die Bundesagentur für Arbeit meldet für 2023 570.000 offene Stellen (Tagesschau, Oktober 2024).
Die Digitalisierung des Antragsverfahrens für nationale Visa über das Konsularische Dienstleistungsportal, das 2025 schrittweise in 167 Visastellen weltweit eingeführt wird, reduziert den Papierkram und soll die Bearbeitungszeiten verkürzen, sodass Personalabteilungen Mitarbeiter schneller umsiedeln können, um diese Lücke zu schließen. Für Unternehmen, die Talente aus Nicht-EU-Ländern einstellen, unterstützt dieses optimierte System eine schnellere Einarbeitung und stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter schneller einen Beitrag zum dynamischen Markt in Deutschland leisten können.

Voraussetzungen für die Erteilung eines deutschen Aufenthaltsvisums

Nicht-EU-Bürger, die sich länger als 90 Tage in Deutschland aufhalten, benötigen ein auf ihren Aufenthaltszweck zugeschnittenes Visum:

• Beschäftigung: Fachkräfte mit Stellenangeboten, zeitlich befristet entsandte Arbeitnehmer oder solche, die nach Möglichkeiten suchen (z. B. über die Chancenkarte ).
• Familienzusammenführung: Nachzug von Ehegatten, Kindern oder unterhaltsberechtigten Personen zu einem rechtmäßigen Einwohner.
• Studium oder Ausbildung: Studenten oder Auszubildende an deutschen Einrichtungen.
• Andere: Forschung, Au-pair-Tätigkeiten oder humanitäre Fälle.

Staatsangehörige aus Ländern, die von der Visumpflicht befreit sind (z.B. USA, Kanada, Australien, Japan, Südkorea, Neuseeland, Israel, Großbritannien), können ohne Visum nach Deutschland einreisen und innerhalb von 90 Tagen eine Aufenthaltserlaubnis beantragen. Prüfen Sie die Berechtigung mit dem Visa-Navigator des Auswärtigen Amts

Das neue Antragsverfahren über das Portal der Konsularischen Dienste

Das Portal der Konsularischen Dienste vereinfacht das Verfahren zur Beantragung von Visa durch eine sichere Online-Plattform. Hier erfahren Sie, wie die Personalabteilung ihre Mitarbeiter unterstützen kann:

1. Online Einreichung:
   
   • Die Mitarbeiter greifen auf digital.diplo.de zu, um den Antrag für ihre Visumart (z.B. Arbeitsvisum, Familiennachzug, Studienvisum) auszufüllen.
   • Gescannte Dokumente werden direkt hochgeladen.
2. Vorläufige Überprüfung:
   
   • Die Behörden bewerten die digitale Vorlage und fordern bei Bedarf Klarstellungen an, um Fehler vor dem Termin zu minimieren.
   • Statusaktualisierungen sind online verfügbar.
3. Persönliche Verabredung:
   
   • Die Mitarbeiter erhalten die Ernennung durch das Konsulat oder die Botschaft, nachdem ihr Antrag geprüft worden ist.
   • Bei dem Termin legen sie die Originale vor, geben ihre biometrischen Daten (Fingerabdrücke, Foto) ab und entrichten die Gebühr.
4. Bearbeitung und Genehmigung:

• In der Regel entscheiden die Behörden über den Antrag, bevor ein persönlicher Termin stattfindet, so dass das nationale Visum direkt während des Gesprächs oder einige Tage danach erteilt wird.

Anforderungen und benötigte Dokumente

Die Personalabteilung kann ihre Mitarbeiter mit dieser Checkliste auf einen erfolgreichen Visumantrag vorbereiten:

• Allgemeine Anforderungen:
  
  • Reisepass (mindestens 6 Monate über den Aufenthalt hinaus gültig).
  • Nachweis des Lebensunterhalts (z. B. Arbeitsvertrag, Sperrkonto mit 11.904 € für Studenten oder finanzielle Garantien).
  • Reiseversicherung und eine in Deutschland gültige Krankenversicherung vom ersten Tag an.
  • Unbescholtenes Führungszeugnis (falls verlangt).
• Zentrale Dokumente:
  
  • Ausgefülltes Bewerbungsformular (über das Portal).
  • Zwei biometrische Passfotos.
  • Kopie des Reisepasses.
  • Zweckgebundener Nachweis (z. B. Stellenangebot, Hochschulzulassung, Heiratsurkunde).
  • Unterkunftsnachweis (z. B. Mietvertrag).
  • Reisekrankenversicherung.
• Visa-spezifische Erfordernisse:
  
  • Arbeitsvisum: Arbeitsvertrag, Qualifikationen, Anerkennung des Abschlusses (falls zutreffend).
  • Familienzusammenführung: Verwandtschaftsnachweis (z.B. Heiratsurkunde), A1-Deutschzeugnis für Ehegatten von Deutschen.
  • Studienvisum: Zulassungsschreiben, Finanzierungsnachweis über 11.904 €/Jahr.

Die genauen Anforderungen finden Sie auf der Website des Auswärtigen Amts.
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‍Wokann man sich bewerben

Nicht-EU-Bürger stellen ihren Antrag bei der deutschen Botschaft oder dem deutschen Konsulat in ihrem Heimatland, das sie über den Konsulatsfinder finden. In einigen Regionen übernehmen externe Anbieter wie VFS Global die Logistik. Wenn das Portal vor Ort nicht verfügbar ist, gelten die herkömmlichen Formulare und Buchungen. Für von der Visumspflicht befreite Staatsangehörige in Deutschland werden die Anträge innerhalb von 90 Tagen nach der Anmeldung des Wohnsitzes bei der örtlichen Ausländerbehörde eingereicht.

‍ErnennungDetails

Wenn der Dienst des Konsularischen Dienstleistungsportals noch nicht verfügbar ist, werden Termine online über das VFS, iDATA oder direkt über die Systeme der Botschaft (RK-Termin) gebucht. Die Personalabteilung empfiehlt aufgrund der hohen Nachfrage eine Buchung 2-3 Monate im Voraus. In dringenden Fällen (z. B. bei medizinischen Notfällen) kann per E-Mail unter Vorlage eines Nachweises ein Vorzugstermin beantragt werden, der jedoch nur selten genehmigt wird. Persönliche Anwesenheit ist für biometrische Daten und Originale obligatorisch.

Bearbeitungszeit

Die Zeiten variieren je nach Visum und Arbeitsaufkommen:

• Schengen-Visum (bis zu 90 Tage): Bis zu 15 Arbeitstage.‍
• Nationales Visum (Langzeitaufenthalt): Mehrere Wochen bis 3-5 Monate. Die Regierung strebt eine Bearbeitungszeit von 14 Tagen für Facharbeitervisa an(Tagesschau, Oktober 2024), aber Vollständigkeit und Hochsaison beeinflussen die Fristen.

Gebühren

Die Standardgebühr für ein nationales Visum beträgt 75 €, die bei der Beantragung in der Landeswährung zu entrichten ist (die Modalitäten sind unterschiedlich - siehe Websites der Botschaften). Minderjährige zahlen 37,50 €, und für Familienangehörige deutscher Staatsangehöriger oder Stipendiaten können Ausnahmen gelten. Die Gebühren sind nicht erstattungsfähig.

HR-Tipps

• Planen Sie im Voraus: Beginnen Sie 6-12 Monate früher mit der Terminvereinbarung und der Bearbeitung.
• Verwenden Sie offizielle Quellen: Siehe Auswärtiges Amt und Make it in Germany.
• Dokumentenvorbereitung: Hilfe bei Übersetzungen oder Anerkennung von Abschlüssen.
• Fast-Track: Sondierung der Möglichkeiten zur beschleunigten Vermittlung von Fachkräften über die Arbeitgeberkoordination.

Nach der Ankunft: Stellen Sie sicher, dass die Adresse innerhalb von zwei Wochen registriert wird und dass die Genehmigung vor Ablauf des Visums beantragt wird.

Schlussfolgerung

Die Umstellung auf das Konsularische Dienstleistungsportal in 167 Visastellen im Jahr 2026 verbessert das Verfahren zur Erteilung von Aufenthaltsvisa in Deutschland, was für die Bewältigung des Mangels an 570.000 Fachkräften von entscheidender Bedeutung ist. Personalverantwortliche können dieses digitale Tool nutzen, um die Entsendung von Mitarbeitern zu optimieren, indem sie Ressourcen wie das Auswärtige Amt in Anspruch nehmen. Bleiben Sie proaktiv, um sicherzustellen, dass Ihre Belegschaft in Deutschland erfolgreich ist.