Schulung zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen für HR-Teams: Grundlegendes Wissen

Einführung

Für Schulungsteams und Personalentwickler ist die Vermittlung von Kenntnissen über die Einhaltung von Einwanderungsbestimmungen von entscheidender Bedeutung für die Verwaltung von Sponsorenlizenzen für das Vereinigte Königreich und die Sicherstellung der rechtmäßigen Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger im Rahmen von Visa für qualifizierte Arbeitskräfte oder Global Business Mobility (GBM). Angesichts der strengeren Vorschriften des Weißbuchs zur Einwanderung vom Mai 2025, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, und der Umstellung auf eVisa bis zum 31. Dezember 2026 ist eine umfassende Schulung unerlässlich, um Strafen wie Geldbußen von bis zu 20.000 £ pro Arbeitnehmer oder den Entzug der Lizenz zu vermeiden. In diesem Leitfaden werden die wesentlichen Wissensbereiche, Schulungsstrategien und Best Practices zur Vorbereitung der HR-Teams auf die Einhaltung der Vorschriften im Jahr 2025 beschrieben.

Warum Schulungen zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen wichtig sind

Die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen gewährleistet die Einhaltung der UKVI-Vorschriften und schützt Unternehmen vor Betriebsunterbrechungen und Rufschädigung. Zu den wichtigsten Gründen für Schulungen gehören:

• Strengere Audits: Verstärkte Inspektionen des Innenministeriums im Jahr 2025 mit 1.948 Lizenzentzügen von Juli 2024 bis Juni 2025 erfordern eine strenge Einhaltung der Vorschriften.
• Komplexe Vorschriften: Neue Vorschriften, wie die Anforderungen der RQR-Stufe 6 und die Umstellung auf eVisa, erfordern aktuelle Kenntnisse.
• Hohe Strafen: Bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen (20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer), Aussetzung oder Entzug der Lizenz.
• Unterstützung der Mitarbeiter: Geschulte HR-Teams begleiten die Arbeitnehmer durch die Visumsprozesse und fördern so die Mitarbeiterbindung und -moral.

Schulungsmaßnahme: Priorisieren Sie Schulungen zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen, um Risiken zu minimieren und die globale Mobilität von Talenten zu unterstützen.

Wesentliche Wissensbereiche für HR-Teams

Schulungsprogramme sollten diese wichtigen Themen abdecken, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten:

1. Verantwortlichkeiten der Sponsorenlizenz

• Überblick: Verstehen der Pflichten eines lizenzierten Sponsors, einschließlich der Führung von Aufzeichnungen, der Berichterstattung und der Überprüfung des Rechts auf Arbeit.
• Schlüsselrollen: Anweisungsbefugter (überwacht die Einhaltung der Vorschriften), Hauptansprechpartner (UKVI-Kontakt), Stufe-1-Benutzer (SMS-Aufgaben) und Stufe-2-Benutzer (Unterstützung).
• Compliance-Pflichten:
  
  • Aufzeichnungen (CoS, Gehaltsabrechnungen, Verträge) für die Dauer des Sponsorings plus 1 Jahr aufbewahren.
  • Melden Sie Änderungen am Arbeitnehmer (z. B. Funktion, Gehalt) innerhalb von 10 Arbeitstagen und organisatorische Änderungen (z. B. Adresse) innerhalb von 20 Arbeitstagen per SMS.
• Schulungsschwerpunkt: Vermittlung von Kenntnissen über die SMS-Navigation, Rollenzuweisungen und Verpflichtungen zur Einhaltung von Vorschriften.

2. Verwaltung der Patenschaftsurkunde (CoS)

• Zweck: CoS ist ein elektronischer Datensatz für Visumanträge, der Angaben zur Funktion, zum Gehalt und zur Dauer der Tätigkeit enthält.
• Typen: Definiert (Fachkräfte von außerhalb des Landes) und nicht definiert (im Land, GBM).
• Prozess:
  
  • Beantragen Sie CoS-Zuweisungen per SMS (£525 pro CoS).
  • Weisen Sie CoS mit den entsprechenden Angaben zu (RQF Level 6, £41.700 Facharbeiter- oder £48.500 GBM-Gehalt).
• Schulungsschwerpunkt: Schulung zur CoS-Zuweisung, -Zuordnung und -Überprüfung, um Fehler zu vermeiden.

3. Recht-auf-Arbeit-Kontrollen

• Erfordernis: Obligatorische Kontrollen vor der Einstellung und jährliche Kontrollen zur Überprüfung des legalen Arbeitsstatus.
• Methoden:
  
  • Manuelle Kontrollen (bis 2026): Überprüfung von biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRP) oder Passvignetten.
  • Online-Überprüfungen: Verwenden Sie eVisa-Share-Codes über UKVI-Konten (ab 2026 obligatorisch).
• Aufbewahrung: Aufzeichnungen für die Dauer der Beschäftigung plus 2 Jahre aufbewahren.
• Schulungsschwerpunkt: Vermittlung von Überprüfungsprozessen, eVisa-Übergängen und Standards für die Aufbewahrung von Unterlagen.

4. 2025 Regulatorische Updates

• RQR Stufe 6 Anforderung: Die Aufgaben müssen den Anforderungen eines Hochschulabschlusses oder den Kriterien der Temporary Shortage List entsprechen.
• Gehaltsschwellen: £41.700 (Facharbeiter), £48.500 (GBM Senior/Spezialist) oder £25.410 (GBM Graduate Trainee).
• eVisa-Übergang: Bis zum 31. Dezember 2026 verwenden alle Arbeitnehmer eVisas zur Statusüberprüfung.
• Gebührenerhöhungen: 7%ige Erhöhung der CoS (£525), der Visagebühren (£625-£1.423) und der Immigration Health Surcharge (£1.035/Jahr) im April 2025.
• Schwerpunkt Schulung: Aktualisierung der HR-Teams über neue Regeln, Schwellenwerte und eVisa-Verfahren.

5. Audits des Innenministeriums

• Arten: Angekündigte, unangekündigte, am Schreibtisch durchgeführte oder Vor-Ort-Kontrollen.
• Schwerpunktbereiche: CoS-Genauigkeit, Recht-auf-Arbeit-Prüfungen, Einhaltung der Gehaltsvorschriften und HR-Systeme.
• Sanktionen:
  
  • Herabstufung: 1.476 £ Aktionsplan, Stopp für neue CoS.
  • Aussetzung: Einstellung der Sponsoringaktivitäten.
  • Aufhebung: 12-monatiges Wiederbewerbungsverbot.
  • Geldstrafen: 20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer.
• Schulungsschwerpunkt: Vorbereitung der Teams auf Audit-Prozesse, Zugänglichkeit von Aufzeichnungen und Reaktionsprotokolle.

Schulungsmaßnahmen: Entwicklung von Modulen, die diese Bereiche abdecken, mit Schwerpunkt auf praktischer Anwendung und 2025 Aktualisierungen.

Schulungsstrategien für HR-Teams

1. Entwicklung eines umfassenden Lehrplans:
   
   • Erstellen Sie Module zu den Themen Sponsorlizenzpflichten, CoS-Verwaltung, Recht-auf-Arbeit-Prüfungen, 2025 Regeln und Auditvorbereitung.
   • Einbeziehung von Fallstudien (z. B. Korrektur von nicht konformen CoS) für praktisches Lernen.
2. Technologie nutzen:
   
   • Nutzen Sie E-Learning-Plattformen (z. B. Moodle, Workday Learning) für skalierbare On-Demand-Schulungen.
   • Simulationen von SMS-Aufgaben und Schein-Audits einbeziehen.
3. Planen Sie regelmäßige Schulungen:
   
   • Durchführung jährlicher Schulungen für alle Mitarbeiter der Personalabteilung mit vierteljährlichen Aktualisierungen für die wichtigsten Mitarbeiter (Benutzer der Stufe 1, Anweisungsbefugte).
   • Planen Sie £1.000-£2.000 für externe Ausbilder oder £2.000-£5.000 für Einwanderungsberater ein.
4. Interaktive Methoden einbeziehen:
   
   • Nutzen Sie Workshops, Rollenspiele (z. B. Prüfungsszenarien) und Quizspiele, um das Gelernte zu vertiefen.
   • Bereitstellung von Vorlagen für CoS-, Berichts- und Recht-auf-Arbeit-Prüfungen.
5. Fokus auf eVisa-Umstellung:
   
   • Schulung zur Einrichtung des UKVI-Kontos und zur Überprüfung des eVisa-Verfahrens.
   • Erstellung von Leitfäden für die Mitarbeiter zur Unterstützung der Arbeitnehmer bis zum ersten Quartal 2026.
6. Compliance-Wissen überwachen:
   
   • Beurteilen Sie die Wirksamkeit der Schulung mit Quizfragen oder Audits zur Einhaltung der Vorschriften.
   • Verfolgen Sie die Abschlussquoten über HRIS, um eine vollständige Teilnahme sicherzustellen.

Maßnahme zur Personalentwicklung: Aufbau eines Schulungsportals mit Modulen, Vorlagen und Nachverfolgungsinstrumenten, um ein einheitliches Lernen zu gewährleisten.

Bewährte Praktiken für Compliance-Schulungen

1. Anpassen für Rollen:
   
   • Maßgeschneiderte Schulungen für HR-Allrounder (Überblick), Benutzer der Stufe 1 (SMS-Aufgaben) und Anweisungsbefugte (strategische Übersicht).
2. Integrieren mit HRIS:
   
   • Verknüpfung von Schulungen mit HRIS-Plattformen zur Verfolgung von CoS, zur Berichterstattung und zur Einhaltung von Recht auf Arbeit.
   • Verwenden Sie Dashboards, um den Abschluss von Schulungen und die Einhaltung von Kennzahlen zu überwachen.
3. Bleiben Sie auf dem Laufenden:
   
   • Abonnieren Sie die Updates des Innenministeriums (gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers), um über Änderungen der Vorschriften in Echtzeit informiert zu werden.
   • Einbeziehung der 2025er-Regeln (z. B. gemischte Arbeitsberichte) in die Ausbildung.
4. Mock Audits durchführen:
   
   • Simulieren Sie Besuche des Innenministeriums, um die Kenntnisse der Personalabteilung und die Bereitschaft des Systems zu testen.
   • Beseitigung von Lücken in der Buchführung oder im Berichtswesen.
5. Experten engagieren:
   
   • Inanspruchnahme von Einwanderungsberatern für komplexe Themen (z.B. Prüfungsantworten), Budgetierung von £2.000-£5.000.
   • Zusammenarbeit mit den Rechtsteams zur Validierung der Schulungsinhalte.

Schulungsmaßnahmen: Erstellen Sie einen Schulungskalender für die Einhaltung der Vorschriften, der auch Scheinprüfungen und Expertenberatungen umfasst.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Wissenslücken: Neuen HR-Mitarbeitern fehlt es möglicherweise an Fachwissen über Einwanderung. Abhilfe durch Einführungsschulungen und Mentoring.
• Komplexität der Vorschriften: Häufige Aktualisierungen im Jahr 2025 (z. B. eVisa, RQR Stufe 6) können die Teams überfordern. Bieten Sie mundgerechte Aktualisierungsmodule an.
• Ressourcenbeschränkungen: Groß angelegte Schulungen können die Budgets belasten. Nutzen Sie kostengünstige E-Learning-Plattformen oder interne Ausbilder.
• eVisa-Übergang: Technische Probleme mit UKVI-Konten können das Lernen stören. IT-Unterstützung in Ausbildungspläne einbeziehen.

Maßnahme zur Personalentwicklung: Bewältigung der Herausforderungen durch skalierbares E-Learning und regelmäßige Auffrischung der Vorschriften.

Schlussfolgerung

Schulungen zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen im Jahr 2025 sind für HR-Teams von entscheidender Bedeutung, um die Pflichten im Zusammenhang mit Sponsorlizenzen, CoS-Management, Right-to-Work-Prüfungen und Audits zu bewältigen. Durch die Abdeckung wesentlicher Wissensbereiche, die Nutzung von Technologien und die Berücksichtigung von Aktualisierungen für 2025, wie z. B. die Umstellung auf eVisa, können Schulungsteams und Personalentwickler die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Risiken minimieren. Strategische Schulungsprogramme befähigen die Mitarbeiter der Personalabteilung, die globale Mobilität von Talenten zu unterstützen und gleichzeitig die Unternehmensabläufe zu schützen.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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