Schulung zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen für HR-Teams: Grundlegendes Wissen

Einführung

Für Schulungsteams und Fachleute im Bereich Personalentwicklung ist es von entscheidender Bedeutung, die Personalmitarbeiter mit Kenntnissen zur Einhaltung der Einwanderungsvorschriften auszustatten, um britische Sponsorenlizenzen zu verwalten und die rechtmäßige Beschäftigung von Nicht-Briten im Rahmen von Programmen wie den Visa für Fachkräfte oder Global Business Mobility (GBM) sicherzustellen. Angesichts strengerer Vorschriften aus dem Einwanderungs-Weißbuch vom Mai 2025 ( „Restoring Control over the Immigration System“) und der Umstellung auf das eVisa bis zum 31. Dezember 2026 ist eine umfassende Schulung unerlässlich, um Strafen wie Geldbußen von bis zu 20.000 £ pro Arbeitnehmer oder den Entzug der Lizenz zu vermeiden. Dieser Leitfaden beschreibt die wesentlichen Wissensbereiche, Schulungsstrategien und bewährten Verfahren, um HR-Teams auf die Einhaltung der Vorschriften vorzubereiten.

Warum Schulungen zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen wichtig sind

Die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen gewährleistet die Einhaltung der UKVI-Vorschriften und schützt Unternehmen vor Betriebsunterbrechungen und Rufschädigung. Zu den wichtigsten Gründen für Schulungen gehören:

• Strengere Audits: Verstärkte Kontrollen durch das Innenministerium im Jahr 2026 mit 1.948 Lizenzentziehungen von Juli 2024 bis Juni 2025 erfordern eine konsequente Einhaltung der Vorschriften.
• Komplexe Vorschriften: Neue Vorschriften, wie die Anforderungen der RQR-Stufe 6 und die Umstellung auf eVisa, erfordern aktuelle Kenntnisse.
• Hohe Strafen: Bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen (20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer), Aussetzung oder Entzug der Lizenz.
• Unterstützung der Mitarbeiter: Geschulte HR-Teams begleiten die Arbeitnehmer durch die Visumsprozesse und fördern so die Mitarbeiterbindung und -moral.

Schulungsmaßnahme: Priorisieren Sie Schulungen zur Einhaltung von Einwanderungsbestimmungen, um Risiken zu mindern und die globale Mobilität von Talenten zu unterstützen. Überprüfen Sie die Details der Schulungsprogramme zur Einhaltung von Sponsorenbestimmungen .

Wesentliche Wissensbereiche für HR-Teams

Schulungsprogramme sollten diese wichtigen Themen abdecken, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten:

1. Verantwortlichkeiten der Sponsorenlizenz

• Überblick: Verstehen der Pflichten eines lizenzierten Sponsors, einschließlich der Führung von Aufzeichnungen, der Berichterstattung und der Überprüfung des Rechts auf Arbeit.
• Schlüsselrollen: Anweisungsbefugter (überwacht die Einhaltung der Vorschriften), Hauptansprechpartner (UKVI-Kontakt), Stufe-1-Benutzer (SMS-Aufgaben) und Stufe-2-Benutzer (Unterstützung).
• Compliance-Pflichten:
  
  • Aufzeichnungen (CoS, Gehaltsabrechnungen, Verträge) für die Dauer des Sponsorings plus 1 Jahr aufbewahren.
  • Melden Sie Änderungen am Arbeitnehmer (z. B. Funktion, Gehalt) innerhalb von 10 Arbeitstagen und organisatorische Änderungen (z. B. Adresse) innerhalb von 20 Arbeitstagen per SMS.
• Schulungsschwerpunkt: Vermittlung von Kenntnissen über die SMS-Navigation, Rollenzuweisungen und Verpflichtungen zur Einhaltung von Vorschriften.

2. Verwaltung der Patenschaftsurkunde (CoS)

• Zweck: CoS ist ein elektronischer Datensatz für Visumanträge, der Angaben zur Funktion, zum Gehalt und zur Dauer der Tätigkeit enthält.
• Typen: Definiert (Fachkräfte von außerhalb des Landes) und nicht definiert (im Land, GBM).
• Prozess:
  
  • Beantragen Sie CoS-Zuweisungen per SMS (£525 pro CoS).
  • Weisen Sie CoS mit den entsprechenden Angaben zu (RQF Level 6, £41.700 Facharbeiter- oder £48.500 GBM-Gehalt).
• Schulungsschwerpunkt: Schulung zur CoS-Zuweisung, -Zuordnung und -Überprüfung, um Fehler zu vermeiden.

3. Recht-auf-Arbeit-Kontrollen

• Erfordernis: Obligatorische Kontrollen vor der Einstellung und jährliche Kontrollen zur Überprüfung des legalen Arbeitsstatus.
• Methoden:
  
  • Manuelle Kontrollen (bis 2026): Überprüfung von biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRP) oder Passvignetten.
  • Online-Überprüfungen: Verwenden Sie eVisa-Share-Codes über UKVI-Konten (ab 2026 obligatorisch).
• Aufbewahrung: Aufzeichnungen für die Dauer der Beschäftigung plus 2 Jahre aufbewahren.
• Schulungsschwerpunkt: Vermittlung von Überprüfungsprozessen, eVisa-Übergängen und Standards für die Aufbewahrung von Unterlagen.

4. Regulatorische Aktualisierungen für 2026

• RQR Stufe 6 Anforderung: Die Aufgaben müssen den Anforderungen eines Hochschulabschlusses oder den Kriterien der Temporary Shortage List entsprechen.
• Gehaltsschwellen: 41.700 £ (Fachkraft), 48.500 £ (GBM Senior/Spezialist) oder 27.300 £ (GBM Trainee).
• eVisa-Übergang: Bis zum 31. Dezember 2026 verwenden alle Arbeitnehmer eVisas zur Statusüberprüfung.
• Gebührenerhöhungen: Anstieg um 7 % bei den Studiengebühren (525 £), den Visagebühren (625–1.423 £) und dem Gesundheitszuschlag für Einwanderer (1.035 £/Jahr).
• Schwerpunkt Schulung: Aktualisierung der HR-Teams über neue Regeln, Schwellenwerte und eVisa-Verfahren.

5. Audits des Innenministeriums

• Arten: Angekündigte, unangekündigte, am Schreibtisch durchgeführte oder Vor-Ort-Kontrollen.
• Schwerpunktbereiche: CoS-Genauigkeit, Recht-auf-Arbeit-Prüfungen, Einhaltung der Gehaltsvorschriften und HR-Systeme.
• Sanktionen:
  
  • Herabstufung: 1.476 £ Aktionsplan, Stopp für neue CoS.
  • Aussetzung: Einstellung der Sponsoringaktivitäten.
  • Aufhebung: 12-monatiges Wiederbewerbungsverbot.
  • Geldstrafen: 20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer.
• Schulungsschwerpunkt: Vorbereitung der Teams auf Audit-Prozesse, Zugänglichkeit von Aufzeichnungen und Reaktionsprotokolle.

Schulungsmaßnahme: Entwicklung von Modulen zu diesen Themenbereichen mit Schwerpunkt auf praktischer Anwendung und aktuellen Entwicklungen.

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Schulungsstrategien für HR-Teams

1. Entwicklung eines umfassenden Lehrplans:
   
   • Erstellen Sie Module zu den Pflichten im Rahmen der Sponsorenlizenz, zum CoS-Management, zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung, zu den Vorschriften und zur Vorbereitung auf Audits.
   • Einbeziehung von Fallstudien (z. B. Korrektur von nicht konformen CoS) für praktisches Lernen.
2. Technologie nutzen:
   
   • Nutzen Sie E-Learning-Plattformen (z. B. Moodle, Workday Learning) für skalierbare On-Demand-Schulungen.
   • Simulationen von SMS-Aufgaben und Schein-Audits einbeziehen.
3. Planen Sie regelmäßige Schulungen:
   
   • Durchführung jährlicher Schulungen für alle Mitarbeiter der Personalabteilung mit vierteljährlichen Aktualisierungen für die wichtigsten Mitarbeiter (Benutzer der Stufe 1, Anweisungsbefugte).
   • Planen Sie £1.000-£2.000 für externe Ausbilder oder £2.000-£5.000 für Einwanderungsberater ein.
4. Interaktive Methoden einbeziehen:
   
   • Nutzen Sie Workshops, Rollenspiele (z. B. Prüfungsszenarien) und Quizspiele, um das Gelernte zu vertiefen.
   • Bereitstellung von Vorlagen für CoS-, Berichts- und Recht-auf-Arbeit-Prüfungen.
5. Fokus auf eVisa-Umstellung:
   
   • Schulung zur Einrichtung des UKVI-Kontos und zur Überprüfung des eVisa-Verfahrens.
   • Erstellung von Leitfäden für die Mitarbeiter zur Unterstützung der Arbeitnehmer bis zum ersten Quartal 2026.
6. Compliance-Wissen überwachen:
   
   • Beurteilen Sie die Wirksamkeit der Schulung mit Quizfragen oder Audits zur Einhaltung der Vorschriften.
   • Verfolgen Sie die Abschlussquoten über HRIS, um eine vollständige Teilnahme sicherzustellen.

Maßnahme zur Personalentwicklung: Aufbau eines Schulungsportals mit Modulen, Vorlagen und Nachverfolgungsinstrumenten, um ein einheitliches Lernen zu gewährleisten.

Bewährte Praktiken für Compliance-Schulungen

1. Anpassen für Rollen:
   
   • Maßgeschneiderte Schulungen für HR-Allrounder (Überblick), Benutzer der Stufe 1 (SMS-Aufgaben) und Anweisungsbefugte (strategische Übersicht).
2. Integrieren mit HRIS:
   
   • Verknüpfung von Schulungen mit HRIS-Plattformen zur Verfolgung von CoS, zur Berichterstattung und zur Einhaltung von Recht auf Arbeit.
   • Verwenden Sie Dashboards, um den Abschluss von Schulungen und die Einhaltung von Kennzahlen zu überwachen.
3. Bleiben Sie auf dem Laufenden:
   
   • Abonnieren Sie die Updates des Innenministeriums (gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers), um über Änderungen der Vorschriften in Echtzeit informiert zu werden.
   • Die Vorschriften für 2026 (z. B. zur Erfassung von Hybridarbeit) in die Schulungen integrieren.
4. Mock Audits durchführen:
   
   • Simulieren Sie Besuche des Innenministeriums, um die Kenntnisse der Personalabteilung und die Bereitschaft des Systems zu testen.
   • Beseitigung von Lücken in der Buchführung oder im Berichtswesen.
5. Experten engagieren:
   
   • Inanspruchnahme von Einwanderungsberatern für komplexe Themen (z.B. Prüfungsantworten), Budgetierung von £2.000-£5.000.
   • Zusammenarbeit mit den Rechtsteams zur Validierung der Schulungsinhalte.

Schulungsmaßnahmen: Erstellen Sie einen Schulungskalender für die Einhaltung der Vorschriften, der auch Scheinprüfungen und Expertenberatungen umfasst.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Wissenslücken: Neuen HR-Mitarbeitern fehlt es möglicherweise an Fachwissen über Einwanderung. Abhilfe durch Einführungsschulungen und Mentoring.
• Ressourcenbeschränkungen: Groß angelegte Schulungen können die Budgets belasten. Nutzen Sie kostengünstige E-Learning-Plattformen oder interne Ausbilder.
• eVisa-Übergang: Technische Probleme mit UKVI-Konten können das Lernen stören. IT-Unterstützung in Ausbildungspläne einbeziehen.

Maßnahme zur Personalentwicklung: Bewältigung der Herausforderungen durch skalierbares E-Learning und regelmäßige Auffrischung der Vorschriften.

Schlussfolgerung

Schulungen zur Einhaltung von Einwanderungsvorschriften sind für Personalabteilungen unerlässlich, um die Pflichten im Zusammenhang mit der Sponsorenlizenz, das Management von Arbeitsbescheinigungen (CoS), die Überprüfung der Arbeitsberechtigung sowie Audits zu bewältigen. Durch die Vermittlung grundlegender Kenntnisse, den Einsatz von Technologie und die Berücksichtigung aktueller Entwicklungen wie der Umstellung auf das eVisa-Verfahren können Schulungsteams und Fachleute für Personalentwicklung die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Risiken minimieren. Strategische Schulungsprogramme befähigen die Mitarbeiter der Personalabteilung, die globale Talentmobilität zu unterstützen und gleichzeitig den Betriebsablauf des Unternehmens zu sichern.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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