Verwaltung von mehreren gesponserten Arbeitnehmern: SMS-Tipps für große Unternehmen

Einführung

Für die Teams der Personalinformationssysteme (HRIS) und die Spezialisten für Prozessverbesserungen in großen Unternehmen ist die Verwaltung mehrerer gesponserter Arbeitnehmer im Rahmen einer britischen Sponsorlizenz eine komplexe Aufgabe, die eine effiziente Nutzung des Sponsor Management Systems (SMS) erfordert. Das SMS ist die Plattform von UK Visas and Immigration (UKVI) für die Abwicklung von Sponsorenzertifikaten (CoS), Berichtspflichten und die Einhaltung von Vorschriften für Visa wie Fachkräfte oder Global Business Mobility (GBM). Mit den strengeren Vorschriften des Weißbuchs zur Einwanderung vom Mai 2025, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, und der Umstellung auf eVisa bis zum 31. Dezember 2026 sind rationalisierte Prozesse entscheidend, um Strafen zu vermeiden. Dieser Leitfaden enthält SMS-Tipps, Strategien zur Einhaltung der Vorschriften und bewährte Verfahren, die auf große Unternehmen zugeschnitten sind, die eine große Anzahl von gesponserten Arbeitnehmern verwalten.

Herausforderungen bei der Verwaltung von mehreren gesponserten Arbeitnehmern

Große Unternehmen, die Dutzende oder Hunderte von Arbeitnehmern fördern, stehen vor besonderen Herausforderungen:

• Volumenüberlastung: Verfolgung von CoS, Visastatus und Meldefristen für mehrere Arbeitnehmer.
• Komplexität der Einhaltung: Sicherstellung der Einhaltung von 2025 Regeln (z. B. RQF Level 6, Gehaltsschwellen) über verschiedene Rollen hinweg.
• Audit-Risiken: Verstärkte Inspektionen des Innenministeriums (1.948 Lizenzwiderrufe von Juli 2024 bis Juni 2025) erfordern robuste Systeme.
• eVisa-Übergang: Die Überprüfung des Status über UKVI-Konten bis 2026 erhöht den Verwaltungsaufwand.
• Strafen: Bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen (20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer), Aussetzung oder Entzug der Lizenz.

HRIS-Aktion: Entwicklung skalierbarer SMS-Workflows zur Bewältigung des Volumens und zur Minderung der Risiken.

SMS-Tipps für effektives Management

Das SMS ermöglicht die CoS-Vergabe, die Berichterstattung und die Lizenzverwaltung. Diese Tipps optimieren den Einsatz für große Unternehmen:

1. SMS-Verwaltung zentralisieren

• Weisen Sie dedizierte Teams zu: Benennen Sie mehrere Level-1-Benutzer (im Vereinigten Königreich ansässig, keine Probleme mit Kriminalität/Einwanderung) für die Bearbeitung von SMS-Aufgaben und Level-2-Benutzer für den Support.
• Definieren Sie die Rollen: Stellen Sie sicher, dass der Anweisungsbefugte die Einhaltung der Vorschriften überwacht, dass der Hauptansprechpartner die Kommunikation mit dem UKVI verwaltet und dass die Benutzer der Stufe 1 die täglichen SMS-Vorgänge (z. B. CoS-Ausstellung, Berichterstattung) erledigen.
• Verwenden Sie Zugangskontrollen: Beschränken Sie den SMS-Zugang auf geschultes Personal und sichern Sie die Anmeldedaten mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Aktion zur Prozessverbesserung: Schaffung einer zentralisierten SMS-Teamstruktur, die in einem HRIS-Workflow-Handbuch dokumentiert ist.

2. Automatisieren Sie die CoS-Zuweisung und -Zuordnung

• Vorhersage des CoS-Bedarfs: Verwenden Sie HRIS-Daten, um den jährlichen CoS-Bedarf auf der Grundlage von Einstellungsplänen vorherzusagen (z. B. 50 Facharbeiter, 20 GBM-Visa).
• Massen-Zuteilungsanträge: Beantragen Sie definierte (außerhalb des Landes) und undefinierte (innerhalb des Landes) CoS per SMS, wobei Sie £525 pro CoS einplanen.
• Automatisieren Sie die Zuweisung: Integrieren Sie SMS mit HRIS-Tools (z. B. Workday, SAP SuccessFactors), um die Mitarbeiterdetails (Name, Pass, Rolle, Gehalt) für die CoS-Erstellung automatisch auszufüllen.
• Überprüfen Sie die Einhaltung: Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben dem RQF Level 6 oder der Temporary Shortage List entsprechen und die Gehälter übereinstimmen (£41.700 Skilled Worker, £48.500 GBM Senior/Specialist).

HRIS-Aktion: Implementieren Sie API-Integrationen oder Skripte, um die Eingabe von CoS-Daten zu automatisieren und so Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.

3. Straffung der Berichtspflichten

• Änderungen am Arbeitnehmer (10 Arbeitstage): Melden Sie Rolle, Gehalt, Ortswechsel (z. B. Hybridarbeit), Abwesenheiten über 4 Wochen oder Kündigungen per SMS.
• Organisatorische Änderungen (20 Arbeitstage): Aktualisierung der Unternehmensgröße, der Adresse oder Änderungen bei wichtigen Mitarbeitern.
• Automatisierungswerkzeuge: Nutzen Sie HRIS-Warnungen zur Verfolgung von Fristen und synchronisieren Sie sie mit SMS für Echtzeitberichte.
• Batch-Berichterstattung: Für große Mitarbeitergruppen können Sie die SMS-Massen-Upload-Funktionen nutzen, um mehrere Änderungen effizient zu melden.

Aktion zur Prozessverbesserung: Richten Sie automatische SMS-Erinnerungen ein und verwenden Sie Batch-Berichte, um große Aktualisierungsmengen zu verwalten.

4. Verbessern Sie die Datenspeicherung

• Obligatorische Aufzeichnungen: Bewahren Sie CoS, Gehaltsabrechnungen, Verträge und Dokumente zum Recht auf Arbeit (BRP bis 2026, dann eVisa-Share-Codes) für die Dauer des Sponsorings plus 1 Jahr auf.
• Digitale Speicherung: Speichern Sie die Unterlagen in einem sicheren HRIS-Modul, damit sie für Prüfungen zugänglich sind.
• Prüfpfade: Protokollieren Sie alle SMS-Aktionen (z. B. CoS-Vergabe, Berichte), um die Einhaltung der Vorschriften zu verfolgen.

HRIS-Aktion: Konfigurieren Sie HRIS für eine sichere, cloudbasierte Speicherung mit revisionssicheren Zugriffskontrollen.

5. Vorbereitung auf die eVisa-Umstellung

• Deadline: Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle Arbeitnehmer eVisas über UKVI-Konten zur Statusüberprüfung nutzen.
• Support-Mitarbeiter: Sie unterstützen die Mitarbeiter bei der Einrichtung des UKVI-Kontos und leisten IT-Support bei technischen Problemen.
• Prozesse aktualisieren: Verlagerung der Right-to-Work-Prüfungen auf eVisa-Share-Codes und schrittweise Abschaffung der Abhängigkeit von BRP bis Q1 2026.

Aktion zur Prozessverbesserung: Integration der eVisa-Verifizierung in die HRIS-Workflows und Schaffung von Selbstbedienungsportalen für die UKVI-Kontoverwaltung durch die Mitarbeiter.

Compliance-Anforderungen im Jahr 2025

• Right-to-Work-Checks: Führen Sie Kontrollen vor der Einstellung und jährliche Überprüfungen durch und verifizieren Sie BRPs oder eVisa Share Codes.
• Job Compliance: Achten Sie darauf, dass die Stellen dem RQF Level 6 oder der Temporary Shortage List entsprechen, mit Gehältern von £41.700 (Skilled Worker) oder £48.500 (GBM).
• Überprüfungen: Bereiten Sie sich auf unangekündigte Besuche des Innenministeriums vor, wobei sich die Inspektionen im Jahr 2025 auf die Berichterstattung über hybride Arbeit und die Vorbereitung auf eVisa konzentrieren.
• Sanktionen:
  
  • Herabstufung der Lizenz: 1.476 £ Aktionsplan, Stopp neuer CoS.
  • Aussetzung: Einstellung der Sponsoringaktivitäten.
  • Entzug: 12-monatiges Wiederbewerbungsverbot, £525/CoS-Verluste.
  • Zivilrechtliche Geldstrafen: 20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer.

HRIS-Aktion: Erstellen Sie in HRIS Dashboards zur Überwachung von Job-Rollen, Gehältern und Audit-Bereitschaft.

Zu berücksichtigende Kosten

• Sponsorenlizenz: £1.579 (Großsponsoren).
• CoS-Gebühr: 525 £ pro Arbeitnehmer.
• Immigration Skills Charge (ISC): £1.000/Jahr (qualifizierte Arbeitskräfte, große Sponsoren), gilt nicht für GBM.
• Visagebühren: £ 625-£ 1.423 pro Arbeitnehmer.
• Immigration Health Surcharge (IHS): £1.035/Jahr.
• Beispiel (10 qualifizierte Arbeitskräfte, 3 Jahre): £1.579 (Lizenz) + £5.250 (10 CoS) + £30.000 (ISC) + £14.230 (Visagebühren) + £31.050 (IHS) = £82.109.
• Vorrangige Bearbeitung: £500 (Lizenz, 10 Tage) oder £500-£1.000 (Visum, 5-1 Tage).

Aktion zur Prozessverbesserung: Kostenprognose in den HRIS-Budgets, Priorisierung von ISC für Facharbeiterrollen und Prüfung des Status eines kleinen Sponsors, falls förderfähig.

Bewährte Praktiken für große Unternehmen

1. Integration von HRIS mit SMS:
   
   • Verwenden Sie APIs oder benutzerdefinierte Skripte, um Mitarbeiterdaten zu synchronisieren und so manuelle Eingabefehler zu vermeiden.
   • Beispiel: Automatisierte CoS-Erstellung mit vorausgefüllten Feldern aus dem HRIS.
2. Regelmäßige Audits durchführen:
   
   • Durchführung vierteljährlicher interner Audits zur Überprüfung von CoS, Gehältern und der Einhaltung des Rechts auf Arbeit.
   • Simulieren Sie Besuche des Innenministeriums, um die Bereitschaft zu testen.
3. HR-Teams schulen:
   
   • Jährliche Schulungen zu SMS, 2025-Regeln und eVisa-Verfahren (£1.000-£2.000 für externe Schulungen).
   • Beauftragung von Einwanderungsberatern für komplexe Fälle (£2.000-£5.000).
4. Skala Meldeverfahren:
   
   • Verwenden Sie Massen-SMS-Uploads für die Berichterstattung über große Datenmengen.
   • Weisen Sie dedizierte Level 1-Benutzer pro Abteilung oder Region zu.
5. Analytik nutzen:
   
   • Nutzen Sie HRIS-Dashboards, um die Nutzung von CoS, das Auslaufen von Visa und die Einhaltung von Kriterien zu verfolgen.
   • Prognostizieren Sie den CoS-Bedarf, um Engpässe zu vermeiden.
6. Vorbereiten auf Audits:
   
   • Führen Sie eine zentrale Compliance-Drehscheibe mit Vorlagen, Aufzeichnungen und Prüfprotokollen.
   • Dokumentieren Sie hybride Arbeitsvereinbarungen, um die Meldevorschriften für 2025 zu erfüllen.

HRIS-Aktion: Aufbau eines skalierbaren SMS-Moduls im HRIS, das Analyse-, Automatisierungs- und Compliance-Tools integriert.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Verwaltung großer Mengen: Die manuelle SMS-Eingabe für Hunderte von Mitarbeitern ist fehleranfällig. Vermeiden Sie dies durch HRIS-Automatisierung und Massenuploads.
• Versäumte Fristen: Bei verspäteter Meldung drohen Strafen. Verwenden Sie automatische Warnmeldungen für 10- und 20-tägige Fristen.
• Komplexität von eVisa: Probleme mit dem UKVI-Konto können die Überprüfung stören. Bieten Sie IT-Unterstützung und eine frühzeitige Anleitung zur Einrichtung an.
• Versäumnisse bei der Prüfung: Bei nicht konformen Rollen oder Aufzeichnungen droht der Entzug. Führen Sie Probeaudits durch und überprüfen Sie die Einhaltung der RQR-Stufe 6.

Aktion zur Prozessverbesserung: Bewältigung der Herausforderungen in den HRIS-Arbeitsabläufen mit Schwerpunkt auf Automatisierung und Schulung.

Schlussfolgerung

Die Verwaltung mehrerer gesponserter Arbeitnehmer im Jahr 2025 erfordert HRIS-Teams und Spezialisten für Prozessverbesserungen, um die Nutzung von SMS durch Automatisierung, Schulung und robuste Compliance-Systeme zu optimieren. Durch die Zentralisierung der Verwaltung, die Straffung der Berichterstattung und die Vorbereitung auf Audits und die Umstellung auf eVisa können große Unternehmen Risiken minimieren und die globale Mobilität von Talenten unterstützen. Die strategische HRIS-Integration gewährleistet eine kosteneffiziente, gesetzeskonforme Verwaltung von Sponsoring in großem Umfang.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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