Verwaltung von mehreren gesponserten Arbeitnehmern: SMS-Tipps für große Unternehmen

Die Herausforderungen bei der Einhaltung der SMS-Vorschriften nehmen mit der Mitarbeiterzahl zu. Die Nachverfolgung von CoS-Zuweisungen, Visumablaufdaten, 10-Tage-Meldefristen und erneuten Überprüfungen der Arbeitsberechtigung bei Dutzenden von gesponserten Arbeitnehmern ist eine echte Herausforderung. Dieser Leitfaden behandelt die Strukturen, Instrumente und Vorgehensweisen, mit denen sich Lücken vermeiden lassen, die zu Durchsetzungsmaßnahmen führen.

Neu bei SMS? Beginnen Sie mit unserem SMS-HR-Leitfaden 2026 , um sich mit den Grundlagen vertraut zu machen: Benutzerrollen, Meldefristen, CoS-Typen und der Übergang zum eVisa. Dieser Leitfaden knüpft dort an, wo der andere aufhört.

Schaffe zuerst die richtige Teamstruktur

Wenn ein einziger Benutzer der Stufe 1 eine große Gruppe von gesponserten Mitarbeitern verwaltet, stellt dies ein strukturelles Compliance-Risiko dar. Ist diese Person im Urlaub, krankgeschrieben oder verlässt sie das Unternehmen, werden Meldefristen versäumt. Die empfohlene Struktur für Arbeitgeber mit mehr als 10 gesponserten Mitarbeitern:

• Mehrere Benutzer der Stufe 1 – Teilen Sie die gesponserten Mitarbeiter in Portfolios auf. Jeder Benutzer der Stufe 1 ist für ein Segment zuständig und verantwortlich für die gesamte Berichterstattung innerhalb dieses Segments.
• Benannte Stellvertreter für jeden Benutzer der Stufe 1 – eine zweite Person, die bei Urlaub, Krankheit oder Ausscheiden nahtlos einspringen kann.
• Ein Verantwortlicher für die Einhaltung von Einwanderungsvorschriften – eine Führungskraft aus dem Personal- oder Rechtsbereich, die monatlich die SMS-Aktivitäten überprüft, für die Audit-Beziehung zuständig ist und Probleme an den Anweisungsbefugten weiterleitet.
• Benutzer der Stufe 2 für Nachwuchskräfte in der Personalabteilung, die Lesezugriff benötigen, aber keine CoS eigenständig zuweisen dürfen.

Wenn ein Benutzer der Stufe 1 das Unternehmen verlässt, entziehen Sie ihm unverzüglich den SMS-Zugang und weisen Sie sein Mitarbeiterportfolio vor seinem letzten Arbeitstag neu zu – nicht danach.

Verbinden Sie Ihr HRIS mit Ihrem SMS-Workflow

Das SMS-System lässt sich nicht direkt in HR-Systeme von Drittanbietern integrieren und verfügt über keine Funktion zum Massen-Upload. Jeder Mitarbeiterdatensatz muss einzeln aktualisiert werden. Sie können jedoch entsprechende Workflows einrichten, um Fehler bei der manuellen Nachverfolgung zu vermeiden:

• Richten Sie HRIS-Benachrichtigungen so ein, dass sie ausgelöst werden, wenn der Datensatz eines Leiharbeitnehmers aktualisiert wird – die Benachrichtigung sollte die Art der Änderung angeben und darauf hinweisen, dass innerhalb von 10 Werktagen ein SMS-Bericht fällig ist.
• Führen Sie ein aktuelles Compliance-Verzeichnis (eine gemeinsam genutzte Tabelle oder Ihre Einwanderungsplattform), das für jeden gesponserten Arbeitnehmer die CoS-Referenznummer, das Ablaufdatum des Visums, das aktuelle Gehalt im Vergleich zum Mindestlohn, das Datum der letzten Überprüfung der Arbeitserlaubnis sowie etwaige noch ausstehende Meldepflichten enthält.
• Nutzen Sie eine Software zur Verwaltung von Einwanderungsfällen, um Benachrichtigungen über das Ablaufdatum von Visa 6 Monate, 3 Monate und 1 Monat vor Ablauf zu automatisieren.
• Speichern Sie alle Compliance-Aufzeichnungen in einem cloudbasierten System mit Zugriffskontrolle – und nicht in lokalen Ordnern oder E-Mail-Verläufen, die verloren gehen, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Umgang mit umfangreichen Änderungen – Gehaltsanpassungen, Umstrukturierungen, Büroumzüge

Wenn eine Gehaltsanpassung, eine Umstrukturierung oder ein Büroumzug mehrere gesponserte Arbeitnehmer gleichzeitig betrifft, vervielfacht sich der Meldeaufwand. Es gibt keine Abkürzung – für jeden Arbeitnehmer ist eine individuelle SMS-Benachrichtigung erforderlich.

• Planen Sie die Zeitpläne für die Gehaltsüberprüfung so, dass vor Ablauf der 10-tägigen Meldefrist nach dem Stichtag genügend Zeit bleibt.
• Identifizieren Sie bei Büroumzügen oder Änderungen der Richtlinien für hybrides Arbeiten im Voraus alle betroffenen Mitarbeiter und planen Sie SMS-Benachrichtigungen als Teil des Projektplans für die Umstellung ein.
• Führen Sie ein Projektprotokoll, in dem Sie das Datum der Fertigstellung jeder SMS-Aktualisierung festhalten. Dies dient Ihnen als Nachweis, falls später Fragen zur Einhaltung der Vorschriften aufkommen sollten.
• Bei Umstrukturierungen, die zu einer Änderung der Berufsbezeichnungen oder SOC-Codes führen, sollten Sie sich vor der Ausstellung eines neuen CoS von einem Einwanderungsberater beraten lassen – möglicherweise muss die Berechtigung für die betreffende Stelle neu geprüft werden.

Checkliste für die vierteljährliche interne Revision

Die Sponsoren, die Durchsetzungsmaßnahmen vermeiden, behandeln ihre SMS-Aufzeichnungen so, als könnte jeden Tag eine Kontrollbesichtigung stattfinden. Führen Sie diese Überprüfung vierteljährlich durch:

• Alle aktiven CoS-Datensätze enthalten die korrekte Berufsbezeichnung, das Gehalt, den SOC-Code und den Arbeitsort.
• Alle meldepflichtigen Änderungen des vergangenen Quartals wurden innerhalb der Frist von 10 bzw. 20 Arbeitstagen übermittelt.
• Die Arbeitsberechtigungsdaten wurden für Arbeitnehmer aktualisiert, deren eVisa-Freigabecodes abgelaufen sind (90-Tage-Frist).
• Die Gehälter aller gesponserten Arbeitnehmer liegen weiterhin über den geltenden Schwellenwerten (41.700 £ für Fachkräfte; 48.500 £ für leitende/spezialisierte Fachkräfte im Rahmen des GBM-Programms).
• Alle geförderten Stellen entsprechen weiterhin dem RQF-Niveau 6 oder sind in der aktuellen Liste der Berufe mit vorübergehendem Arbeitskräftemangel aufgeführt.
• Der SMS-Zugang ist aktuell – es gibt keine inaktiven Konten, und für jeden aktiven Level-1-Benutzer wurden Backups bestätigt.
• Alle Schreiben des Innenministeriums wurden innerhalb der vorgeschriebenen Frist bestätigt und beantwortet.

Sollten Sie bei einem internen Audit eine Lücke feststellen, melden Sie diese proaktiv über das SMS und dokumentieren Sie dies. Eine freiwillige Selbstanzeige wird positiver bewertet als Mängel, die bei einem Besuch des Innenministeriums festgestellt werden.

Falls Sie eine Ankündigung eines Kontrollbesuchs erhalten

Die Zahl der angekündigten und unangekündigten Kontrollbesuche hat seit 2024 deutlich zugenommen. Falls Sie eine Benachrichtigung erhalten:

• Bestätigen Sie den Erhalt umgehend. Bei Dokumentenprüfungen sind die Unterlagen in der Regel innerhalb von 5 bis 10 Werktagen einzureichen.
• Rufen Sie die Unterlagen aller geförderten Arbeitnehmer ab: CoS-Bescheinigungen, Arbeitsberechtigungsprüfungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge sowie jegliche Korrespondenz bezüglich Änderungen.
• Ändern oder datieren Sie SMS-Aufzeichnungen nicht rückwirkend. Das Innenministerium kann Manipulationen aufdecken, und dies würde das Ergebnis erheblich verschlechtern.
• Ziehen Sie in Erwägung, einen auf Einwanderungsrecht spezialisierten Anwalt zu konsultieren, bevor Sie antworten, insbesondere wenn Lücken in Ihren Unterlagen bekannt sind.
  Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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