Gründe für die Ablehnung von Anträgen auf Sponsorlizenzen: Und wie man sie vermeidet

Einführung

Für Compliance-Beauftragte und Personalleiter ist die Erlangung einer britischen Sponsorlizenz ein entscheidender Schritt, um internationale Talente im Rahmen von Visa wie dem Fachkräfte- oder dem Global Business Mobility-Visum einzustellen. Die britische Behörde für Visa und Einwanderung (UKVI) lehnt jedoch eine erhebliche Anzahl von Anträgen aufgrund vermeidbarer Fehler ab. Angesichts der strengeren Kontrollen im Jahr 2025, die durch das Weißbuch zur Einwanderung vom Mai 2025, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, und den Übergang zu eVisas bis zum 31. Dezember 2026 vorangetrieben werden, ist das Verständnis der Ablehnungsgründe von entscheidender Bedeutung. In diesem Leitfaden werden die fünf häufigsten Gründe für Ablehnungen von Sponsorlizenzen erläutert und Strategien für eine erfolgreiche Antragstellung aufgezeigt.

1. Unvollständige oder unrichtige Dokumentation

Warum es zu Ablehnung führt

Das Innenministerium verlangt umfassende Unterlagen, um die Legitimität des Unternehmens und seine Fähigkeit zur Erfüllung der Förderungspflichten zu überprüfen. Fehlende, veraltete oder falsch formatierte Dokumente können zu einer sofortigen Ablehnung führen.

• Gemeinsame Probleme:
  
  • Fehlender Nachweis der geschäftlichen Präsenz im Vereinigten Königreich (z. B. Eintragung beim Companies House, Mehrwertsteuerbescheinigung).
  • Unvollständige Finanzunterlagen (z. B. Kontoauszüge, die nicht 3 Monate abdecken).
  • Dokumente, die nicht in englischer oder walisischer Sprache abgefasst sind, ohne beglaubigte Übersetzungen.
  • Unleserliche oder falsch betitelte Dateien (z. B. mehr als 25 Zeichen bei per E-Mail eingereichten Beiträgen).

Wie man sie vermeidet

• Erstellen Sie eine Checkliste: Nutzen Sie den Leitfaden des Innenministeriums (Anhang A), um alle erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen, z. B:
  
  • Nachweis der Eintragung (z. B. Gründungsurkunde).
  • Jahresabschlüsse (z. B. geprüfte Abschlüsse, Kontoauszüge).
  • Dokumente zur Personalpolitik, die die Bereitschaft zur Einhaltung der Vorschriften zeigen.
• Überprüfen Sie das Format: Vergewissern Sie sich, dass es sich bei den Dokumenten um qualitativ hochwertige PDFs, JPEGs oder PNGs mit beschreibenden Titeln handelt (z. B. "Bank_Statement_2025.pdf").
• Verwenden Sie beglaubigte Übersetzungen: Fügen Sie bei nicht-englischen Dokumenten beglaubigte Übersetzungen bei.
• Überprüfen Sie die Einreichung doppelt: Reichen Sie die Unterlagen innerhalb von 5 Arbeitstagen nach der Online-Bewerbung über die E-Mail-Adresse ein, die auf dem Einreichungsformular angegeben ist.

HR-Maßnahme: Beauftragen Sie ein spezielles Teammitglied mit der Überprüfung der Dokumente anhand der Anforderungen des Innenministeriums vor der Einreichung.

2. Fehlender Nachweis eines echten geschäftlichen Bedarfs

Warum es zu Ablehnung führt

Das UKVI lehnt Anträge ab, wenn das Unternehmen keinen echten Bedarf an gesponserten Arbeitskräften nachweisen kann oder wenn die vorgeschlagenen Aufgaben nicht den Einwanderungskriterien entsprechen (z. B. RQF Level 6 oder Temporary Shortage List ab 22. Juli 2025).

• Gemeinsame Probleme:
  
  • Vage oder nicht konforme Stellenbeschreibungen (z. B. Funktionen unterhalb der RQR-Stufe 6).
  • Fehlende Nachweise für die Einstellung internationaler Arbeitnehmer (z. B. kein Einstellungsplan).
  • Mutmaßliche Briefkastenfirmen oder Unternehmen, die nicht aktiv im Vereinigten Königreich tätig sind.

Wie man sie vermeidet

• Rollen mit Regeln abgleichen: Stellen Sie sicher, dass die Jobrollen die Kriterien von 2025 erfüllen (RQR Level 6 oder TSL), indem Sie den Anhang "Qualifizierte Berufe" des Innenministeriums verwenden.
• Legen Sie einen Rekrutierungsplan vor: Legen Sie detailliert dar, warum internationale Talente benötigt werden, und stützen Sie sich dabei auf Pläne für das Unternehmenswachstum oder Belege für den Fachkräftemangel.
• Nachweis der Handelstätigkeit: Legen Sie Belege für eine aktive Geschäftstätigkeit im Vereinigten Königreich vor (z. B. Verträge, Kundenrechnungen, Büromietverträge).
• Beauftragung von Einwanderungsberatern: Konsultieren Sie Experten zur Validierung von Aufgaben und Geschäftsplänen und planen Sie für komplexe Fälle 2.000 bis 5.000 £ ein.

Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften: Führen Sie ein internes Audit der Stellenbeschreibungen und Geschäftsabläufe durch, um die Förderfähigkeit vor der Bewerbung zu bestätigen.

3. Unzureichende HR-Systeme für die Einhaltung der Vorschriften

Warum es zu Ablehnung führt

Sponsoren müssen robuste HR-Systeme vorweisen, um ihre Pflichten als Sponsor zu erfüllen, wie z. B. die Überprüfung des Rechts auf Arbeit, die Führung von Aufzeichnungen und die Meldung von Änderungen über das Sponsor Management System (SMS). Schwache Systeme signalisieren, dass sie nicht in der Lage sind, die Anforderungen zu erfüllen, was zur Ablehnung führt.

• Gemeinsame Probleme:
  
  • Keine dokumentierten HR-Prozesse zur Überwachung der gesponserten Arbeitnehmer.
  • Unzureichende Systeme zur Verfolgung des Visastatus oder zur Meldung von Änderungen innerhalb von 10-20 Arbeitstagen.
  • Mangel an geschultem Schlüsselpersonal (Anweisungsbefugter, Stufe-1-Benutzer).

Wie man sie vermeidet

• Implementieren Sie HR-Software: Nutzen Sie Tools, um CoS, Right-to-Work-Checks und Meldefristen (z. B. Abwesenheiten, Rollenwechsel) zu verfolgen.
• Prozesse dokumentieren: Erstellen Sie schriftliche HR-Richtlinien für Sponsoring-Aufgaben, einschließlich der Aufbewahrung von Unterlagen (Beschäftigungsdauer + 1 Jahr).
• Schulung von Schlüsselpersonal: Sicherstellen, dass die Anweisungsbefugten und die Benutzer der Stufe 1 in der SMS-Meldung und den Verpflichtungen zur Einhaltung der Vorschriften geschult werden.
• Bereiten Sie sich auf Audits vor: Führen Sie Probekontrollen durch, um Besuche des Innenministeriums zu simulieren und sicherzustellen, dass die Systeme für Prüfungen bereit sind.

HR-Maßnahmen: Investitionen in Compliance-Software und Schulungen, um robuste Systeme zu demonstrieren und Ablehnungsrisiken zu verringern.

4. Nichteinhaltung der UKVI Background Checks

Warum es zu Ablehnung führt

Das UKVI führt Hintergrundüberprüfungen des Unternehmens und der wichtigsten Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass keine Gefahr für die Einwanderungskontrolle besteht. Probleme wie Vorstrafen, frühere Verstöße gegen Einwanderungsbestimmungen oder Insolvenz können zur Ablehnung führen.

• Gemeinsame Probleme:
  
  • Nicht gemeldete strafrechtliche Verurteilungen von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen (z. B. Anweisungsbefugter).
  • Frühere Aussetzungen oder Widerrufe von Sponsorlizenzen.
  • Finanzielle Instabilität (z. B. unbezahlte Steuern, Insolvenzverfahren).
  • Verdacht auf betrügerische Aktivitäten oder unechte Geschäftsvorgänge.

Wie man sie vermeidet

• Überprüfen Sie Schlüsselpersonal: Führen Sie Hintergrundüberprüfungen bei Anweisungsbefugten, Schlüsselkontakten und Benutzern der Stufe 1 durch, um sicherzustellen, dass keine kriminellen oder einwanderungsrechtlichen Probleme vorliegen.
• Legen Sie frühere Probleme offen: Berichten Sie transparent über frühere Lizenzprobleme oder finanzielle Schwierigkeiten und geben Sie Erklärungen und Lösungen an.
• Finanzielle Stabilität nachweisen: Legen Sie aktuelle Kontoauszüge, geprüfte Abschlüsse und Steuerunterlagen zum Nachweis der Zahlungsfähigkeit vor.
• Rechtliche Unterstützung in Anspruch nehmen: Inanspruchnahme von Einwanderungsberatern zur Behandlung komplexer Fälle (z. B. frühere Ablehnungen), Budgetierung von £2.000-£5.000.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung der Personal- und Finanzunterlagen durch, um ein sauberes Antragsprofil zu erstellen.

5. Fehler bei der Einreichung des Antrags

Warum es zu Ablehnung führt

Technische oder verfahrenstechnische Fehler bei der Antragstellung, wie z. B. falsche Gebührenzahlungen oder versäumte Fristen, können zu einer automatischen Ablehnung führen.

• Gemeinsame Probleme:
  
  • Falsche Gebühr für die Unternehmensgröße (£ 574 für kleine gegenüber £ 1.579 für große Sponsoren).
  • Nichtvorlage der Unterlagen innerhalb von 5 Arbeitstagen.
  • Fehler im Online-Bewerbungsformular (z. B. nicht übereinstimmende Unternehmensangaben).
  • Beantragung der falschen Führerscheinart (z. B. Arbeiter oder Zeitarbeiter).

Wie man sie vermeidet

• Bestätigen Sie die Unternehmensgröße: Prüfen Sie, ob Sie als kleiner Sponsor in Frage kommen (15 Mio. £ Umsatz, ≤50 Mitarbeiter, 7,5 Mio. £ Vermögen), um die richtige Gebühr zu zahlen.
• Halten Sie die Einreichungsfristen ein: Senden Sie die Dokumente innerhalb von 5 Arbeitstagen per E-Mail an die auf dem Einreichungsformular angegebene Adresse und achten Sie auf eine hohe Qualität.
• Antrag prüfen: Überprüfen Sie das Online-Formular auf Richtigkeit, einschließlich der Unternehmensangaben und der Art der Lizenz.
• Nutzen Sie den Priority Service: In dringenden Fällen zahlen Sie £500 für eine 10-tägige Bearbeitung und stellen sicher, dass alle Dokumente fertig sind, um Verzögerungen zu vermeiden.

HR-Maßnahme: Beauftragen Sie ein Team mit der Überprüfung des Bewerbungsformulars und des Einreichungsverfahrens, um sicherzustellen, dass keine technischen Fehler vorliegen.

2025 Überlegungen

Die Einwanderungslandschaft des Jahres 2025 bringt zusätzliche Komplexität mit sich:

• Strengere Audits: Verstärkte Inspektionen des Innenministeriums, einschließlich Besuche vor der Erteilung einer Genehmigung, verschärfen die Prüfung der Anträge.
• eVisa-Umstellung: Bis zum 31. Dezember 2026 müssen die Sponsoren den Status der Arbeitnehmer über eVisas überprüfen, was robuste digitale Systeme erfordert.
• RQR Stufe 6 Anforderung: Die Rollen müssen den Standards für das Qualifikationsniveau oder den TSL-Kriterien entsprechen, was das Risiko der Ablehnung von Stellen erhöht, die nicht den Anforderungen entsprechen.
• Gebührenerhöhungen: Die Anmeldegebühren wurden im April 2025 um 7 % erhöht, was sich auf die Haushaltsplanung auswirkt.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Aktualisierung der Risikobewertungen, um strengeren Prüfungen und eVisa-Anforderungen Rechnung zu tragen und sicherzustellen, dass die Systeme zukunftssicher sind.

Strategien zur Sicherstellung der Genehmigung

1. Durchführung von Pre-Application Audits: Überprüfung der Dokumentation, der HR-Systeme und der Arbeitsaufgaben anhand der Kriterien des Innenministeriums.
2. Beauftragen Sie Einwanderungsexperten: Konsultieren Sie Berater für komplexe Anträge und planen Sie 2.000 bis 5.000 £ ein.
3. Investieren Sie in Technologie: Nutzen Sie HR-Software zur Rationalisierung von Aufzeichnungen und SMS-Berichten.
4. Schulung des Personals: Informieren Sie die Personalabteilung und die Compliance-Teams über die Vorschriften von 2025 und die Pflichten im Zusammenhang mit der Sponsorlizenz.
5. Bereiten Sie sich auf Besuche vor: Führen Sie geordnete Aufzeichnungen und führen Sie Scheinprüfungen durch, um UKVI-Inspektionen zu simulieren.

HR-Maßnahme: Entwickeln Sie ein "Sponsor Licence Application Playbook", das diese Strategien zur Minimierung von Ablehnungsrisiken integriert.

Schlussfolgerung

Ablehnungen von Sponsorlizenzen im Jahr 2025 sind häufig auf vermeidbare Fehler zurückzuführen, wie unvollständige Unterlagen, nicht konforme Rollen, schwache HR-Systeme, Hintergrundprobleme oder Bewerbungsfehler. Compliance-Beauftragte und Personalverantwortliche können diese Risiken mindern, indem sie robuste Systeme implementieren, gründliche Prüfungen vor der Antragstellung durchführen und sich auf die Neuerungen des Jahres 2025 einstellen (z. B. Umstellung auf eVisa, strengere Audits). Eine proaktive Vorbereitung und fachkundige Unterstützung gewährleisten erfolgreiche Bewerbungen und ermöglichen die nahtlose Einstellung internationaler Talente.

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