Aufzeichnungspflichten für UK-Visumsponsoren

Einführung

Für Datenmanagement-Experten und Compliance-Beauftragte ist eine sorgfältige Dokumentation ein Grundpfeiler für die Aufrechterhaltung einer britischen Sponsorenlizenz und die Einhaltung der Vorschriften der britischen Einwanderungsbehörde (UKVI). Eine ordnungsgemäße Dokumentation unterstützt die Beschäftigung von Nicht-Briten im Rahmen von Programmen wie dem Skilled Worker Visa oder dem Global Business Mobility (GBM) Visa und schützt gleichzeitig vor Strafen bei Audits durch das Innenministerium. Mit der vollständigen Einführung von eVisas ab Januar 2026 und der fortlaufenden strengeren Durchsetzung gemäß dem Einwanderungsweißbuch vom Mai 2025, „Restoring Control over the Immigration System”(Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem), sind robuste Aufzeichnungssysteme unerlässlich. Dieser Leitfaden beschreibt die obligatorischen Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht, Aufbewahrungsfristen, die Vorbereitung auf Audits und bewährte Verfahren für die Einhaltung der Vorschriften im Jahr 2026.

Warum die Aufbewahrung von Unterlagen wichtig ist

Die effektive Führung von Aufzeichnungen gewährleistet die Einhaltung der Verpflichtungen aus der Sponsorlizenz, erleichtert Prüfungen des Innenministeriums und mindert das Risiko von Strafen, einschließlich Geldstrafen von bis zu 20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer oder den Entzug der Lizenz. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Audit-Bereitschaft: Organisierte Aufzeichnungen vereinfachen die Reaktion auf unangekündigte oder am Schreibtisch durchgeführte Audits.
• Überprüfung der Einhaltung: Dokumente belegen die Einhaltung von Gehaltsschwellen, Recht-auf-Arbeit-Prüfungen und Meldepflichten.
• Vermeidung von Strafen: Ordnungsgemäße Aufzeichnungen verhindern Sanktionen wie die Aussetzung oder den Entzug der Fahrerlaubnis (1.948 Entzüge von Juli 2024 bis Juni 2025).
• Einführung von eVisa: Digitale Aufzeichnungen unterstützen nun vollständig die Überprüfung über eVisa-Freigabecodes.

Maßnahme zum Datenmanagement: Priorisieren Sie sichere, zugängliche Aufzeichnungssysteme, um den digitalen Vorschriften für 2026 zu entsprechen.

Obligatorische Aufbewahrungspflichten

Die UKVI verpflichtet Sponsoren dazu, bestimmte Aufzeichnungen über alle gesponserten Arbeitnehmer und organisatorische Details zu führen, wie in Anhang D der Sponsor Guidance (Version November 2025) dargelegt.

1. Aufzeichnungen über gesponserte Arbeitskräfte

Die Sponsoren müssen die folgenden Angaben für jeden Arbeitnehmer unter Routen wie Facharbeiter oder GBM aufbewahren:

• Bescheinigung der Patenschaft (CoS):
  • CoS-Referenznummer, Stellenbezeichnung, Gehalt und Dauer.
  • Nachweis der Erfüllung der Kriterien der RQR-Stufe 6 oder der Liste der vorübergehenden Engpässe.
• Right-to-Work-Dokumente:
  • eVisa-Freigabecodes oder UKVI-Kontobestätigungsdaten (obligatorisch für neue Anträge ab dem 15. Januar 2026; ältere biometrische Aufenthaltsgenehmigungen (BRPs) oder Passvignetten sind bis zum Ablaufdatum gültig).
  • Aufzeichnungen über Prüfungen vor der Einstellung und jährliche Überprüfungen des Rechts auf Arbeit.
• Aufzeichnungen zur Beschäftigung:
  • Arbeitsverträge mit Angabe der Funktion, des Gehalts (£41.700 für Facharbeiter, £48.500 für GBM Senior/Spezialist) und des Arbeitsorts.
  • Gehaltsabrechnungen mit Gehaltszahlungen, die mit den CoS-Angaben abgeglichen sind.
  • Abwesenheitsnachweise für Urlaube von mehr als 4 Wochen (außer Mutterschaft/Vaterschaft).
• Beweise für die Rekrutierung:
  • Stellenanzeigen, Lebensläufe oder Gesprächsnotizen, die ein echtes Stellenangebot belegen.
  • Für GBM-Routen: Nachweis einer 12-monatigen vorherigen Beschäftigung (bzw. 3 Monate für Trainees) bei der ausländischen Einrichtung.
• Qualifikationsdokumente:
  • Zeugnisse oder Bescheinigungen für Stellen, die besondere Qualifikationen erfordern (z. B. RQR Stufe 6).
  • Ergebnisse des Englischtests (GER B2 für Fachkräfte, gültig ab 8. Januar 2026).

2. Organisatorische Aufzeichnungen

Die Sponsoren müssen Aufzeichnungen führen, um die betriebliche Legitimität und die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen:

• Sponsor-Lizenzdokumente:
  • Unterlagen zum Lizenzantrag, einschließlich Einreichungsformularen und Belegen (z. B. Eintragung beim Companies House, Umsatzsteuerbescheinigung).
  • Angaben zum Schlüsselpersonal (Anweisungsbefugter, Hauptansprechpartner, Benutzer der Stufe 1).
• Finanzielle Aufzeichnungen:
  • Bankauszüge, geprüfte Konten oder Steuerunterlagen zum Nachweis der Zahlungsfähigkeit.
  • Nachweis der Unternehmensgröße (z. B. ≤50 Mitarbeiter, 15 Mio. £ Umsatz für den Status eines kleinen Sponsors).
• Unternehmensverknüpfung (GBM-Routen):
  • Aktionärsvereinbarungen oder Organigramme, die die Verbindung zwischen britischen und ausländischen Unternehmen belegen.
• Systeme zur Einhaltung der Vorschriften:
  • HR-Richtlinien für die Überwachung von Arbeitnehmern, die Meldung von Änderungen und die Durchführung von Überprüfungen des Rechts auf Arbeit.
  • Aufzeichnungen über SMS-Meldungen (z. B. Wechsel der Mitarbeiter oder der Organisation).

3. Aufbewahrungsfristen

• Unterlagen für gesponserte Arbeitnehmer: Für die Dauer des Sponsorings plus 1 Jahr oder bis zum Abschluss einer Prüfung durch das Innenministerium aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.
• Right-to-Work-Aufzeichnungen: Für die Dauer der Beschäftigung plus 2 Jahre aufbewahren.
• Organisationsunterlagen: Aufbewahrung während der Gültigkeitsdauer der Sponsorenlizenz plus 1 Jahr nach Rückgabe oder Widerruf (Lizenzen müssen nicht mehr verlängert werden und bleiben unbegrenzt gültig, sofern sie nicht widerrufen werden).

Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen in Datenverwaltungssystemen, um die Anforderungen des UKVI zu erfüllen.

2026 Compliance-Überlegungen

Die regulatorischen Rahmenbedingungen für 2026 bauen auf den Änderungen von 2025 auf und konzentrieren sich auf die digitale Transformation:

• Strengere Audits: Verstärkte Kontrollen legen den Schwerpunkt auf die Einhaltung der Gehaltsvorschriften (41.700 £/48.500 £), die Meldung von Hybridarbeit und die Überprüfung von eVisa-Visa über Freigabecodes.
• Vollständige Einführung des elektronischen Visums: Ab dem 15. Januar 2026 sind alle neuen Visa digital; bei der Überprüfung der Arbeitsberechtigung müssen die eVisa-Freigabecodes und die UKVI-Kontodaten vorrangig berücksichtigt werden.
• RQR Stufe 6 Regeln: Dokumentieren Sie die Arbeitsaufgaben, um das Niveau des Abschlusses oder die Eignung für die Temporary Shortage List nachzuweisen.
• Gebührenbelege: Bewahren Sie Belege für die CoS-Gebühr (525 £), die Einwanderungsgebühr für Fachkräfte (1.320 £/Jahr für große Sponsoren, Fachkräfte; Erhöhung ab 16. Dezember 2025) und die Einwanderungsgesundheitsgebühr (1.035 £/Jahr) auf.

Maßnahme zum Datenmanagement: Aktualisierung der Datensysteme zur vollständigen Integration von eVisa-Daten, B2-Englisch-Nachweisen und erweiterten ISC-Details.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Das Versäumnis, Aufzeichnungen zu führen oder vorzulegen, kann schwerwiegende Folgen haben:

• Herabstufung der Lizenz: B-Rating mit einem Aktionsplan in Höhe von 1.476 £, der die Ausgabe neuer CoS stoppt.
• Aussetzung der Lizenz: Vorübergehende Einstellung der Sponsorentätigkeit mit dem Risiko von Visumskürzungen.
• Lizenzentzug: Dauerhafter Verlust, mit einem 12-monatigen Wiederbewerbungsverbot und £525/CoS-Verlusten.
• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 20.000 Pfund pro illegalem Arbeitnehmer bei fehlgeschlagenen Right-to-Work-Kontrollen.
• Strafrechtliche Sanktionen: Bis zu 7 Jahre Haft für die wissentliche Beschäftigung von Schwarzarbeitern.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Quantifizierung des Strafbarkeitsrisikos (£20.000-£100.000 bei mehrfachen Verstößen) bei Datenmanagement-Audits, um robuste Systeme zu rechtfertigen.

Bewährte Praktiken für die Aufbewahrung von Unterlagen

1. Digitale Systeme einführen:
   • Nutzen Sie HRIS-Plattformen (z. B. Workday, SAP SuccessFactors), um CoS-, Right-to-Work- und Beschäftigungsdaten sicher zu speichern.
   • Sorgen Sie für Cloud-basierte Backups mit Verschlüsselung und Prüfpfaden.
2. Automatisieren Sie die Verfolgung der Einhaltung:
   • Integrieren Sie HRIS mit SMS, um CoS und Berichte in Echtzeit zu aktualisieren.
   • Richten Sie automatische Warnmeldungen für die Überprüfung von Arbeitsrechten und Aufbewahrungsfristen ein.
3. Regelmäßige Audits durchführen:
   • Führen Sie vierteljährliche interne Audits durch, um die Vollständigkeit der Aufzeichnungen und die Einhaltung der RQF-Stufe 6, der Gehaltsregeln und der B2-Englischstandards zu überprüfen.
   • Simulieren Sie Besuche des Innenministeriums, um die Zugänglichkeit von Unterlagen zu testen.
4. Zentralisierung der Aktenverwaltung:
   • Einrichtung einer Compliance-Drehscheibe für CoS, Recht auf Arbeit und organisatorische Aufzeichnungen, die für Schlüsselpersonen (Benutzer der Ebene 1, Anweisungsbefugte) zugänglich ist.
   • Verwenden Sie standardisierte Namenskonventionen (z. B. „WorkerName_CoS_2026.pdf“).
5. Volle eVisa-Integration nutzen:
   • Speichern Sie eVisa-Freigabecodes und UKVI-Kontodaten routinemäßig im HRIS.
   • Schulung des Personals zu Online-Verfahren zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung für nahtlose digitale Kontrollen.
6. Experten engagieren:
   • Konsultation von Einwanderungsberatern für komplexe Fälle (z.B. Audit-Antworten), Budgetierung von £2.000-£5.000.
   • Zusammenarbeit mit den Rechtsteams bei der Validierung von Richtlinien zur Aktenführung.

Datenmanagement-Aktion: Aufbau eines zentralisierten HRIS-Moduls für die Datenspeicherung, das Automatisierungs- und Audit-Tools integriert.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Volumenüberlastung: Die Verwaltung von Datensätzen für mehrere Mitarbeiter ist komplex. Mit HRIS-Automatisierung und Massen-Upload-Funktionen können Sie das Problem lösen.
• Unvollständige Aufzeichnungen: Bei fehlenden Unterlagen besteht die Gefahr, dass die Prüfung fehlschlägt. Verwenden Sie Checklisten und regelmäßige Stichproben, um die Vollständigkeit sicherzustellen.
• eVisa-Integration: Bei der Umstellung von älteren BRP-Systemen kann es zu Problemen bei der Verifizierung kommen. Bieten Sie IT-Support und Beratung für eine vollständige digitale Umstellung.
• Hybrides Arbeitsberichtswesen: Die Dokumentation von Remote-Arbeitsorten bleibt weiterhin von entscheidender Bedeutung. Nehmen Sie Arbeitsmuster in Verträge und SMS-Berichte auf.

Compliance-Maßnahme: Herausforderungen in Datenmanagement-Workflows integrieren und dabei Automatisierung und Schulungen für die digitalen Vorgaben für 2026 priorisieren.

Schlussfolgerung

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist für britische Visa-Sponsoren im Jahr 2026 eine wichtige Aufgabe, die von Datenmanagement- und Compliance-Beauftragten die Führung umfassender, zugänglicher digitaler Aufzeichnungen für Arbeitnehmer und Organisationen erfordert. Durch den Einsatz von HRIS, die Automatisierung der Compliance und die Vorbereitung auf Audits und den vollständigen eVisa-Betrieb können Teams die Einhaltung der UKVI-Vorschriften sicherstellen und Strafen vermeiden. Strategisches Records Management unterstützt eine nahtlose Sponsoring-Tätigkeit und die globale Mobilität von Talenten.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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