Der umfassende Leitfaden zur Führung von Aufzeichnungen durch Visumsponsoren im Vereinigten Königreich und zur Einhaltung der Anforderungen von Anhang D

Jeder zugelassene britische Sponsor unterliegt zwei gleichrangigen, strengen Verpflichtungen: Er muss die richtigen Unterlagen führen und diese korrekt aufbewahren. Das Innenministerium wertet Lücken in der Dokumentation als Hinweis auf einen Verstoß, unabhängig davon, ob die zugrunde liegende Beschäftigung rechtmäßig war.  

Angesichts der stetig steigenden Zahl von Compliance-Prüfungen in ganz Großbritannien behandelt dieser Leitfaden genau, welche Unterlagen Ihr Global-Mobility-Team aufbewahren muss, wie lange diese aufzubewahren sind und wie sich die häufigsten Fehler bei der Dokumentation vermeiden lassen, die zum Entzug der Lizenz führen können.

Warum Arbeitgeber der Dokumentation von Einwanderungsdaten Priorität einräumen müssen

Die Dokumentation ist nicht nur eine administrative Aufgabe, sondern eine zentrale gesetzliche Verpflichtung, die mit dem Besitz einer britischen Sponsorenlizenz verbunden ist. Das Innenministerium betrachtet physische und digitale Unterlagen als den wichtigsten Nachweis dafür, dass Sie die Einwanderungsgesetze einhalten.  

• Nachweis der systemweiten Compliance: Bei unangekündigten oder angekündigten Prüfungen durch das Innenministerium suchen die Prüfer nach „systemischen Lücken“. Fehlen für einen erheblichen Teil Ihrer gesponserten Belegschaft (z. B. 40 %) wichtige Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Arbeitsberechtigungsnachweise, kann dies zu einer sofortigen Aussetzung oder zum Entzug der Lizenz führen.  
• So vermeiden Sie hohe zivilrechtliche Strafen: Durch lückenlose Aufzeichnungen können Sie nachweisen, dass Sie das gesetzliche Arbeitsrecht jedes einzelnen Mitarbeiters überprüft haben. Werden diese Aufzeichnungen nicht geführt , kann dies zu zivilrechtlichen Strafen von bis zu 60.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer führen.  
• Schutz Ihres Sponsoring-Privilegs: Der Besitz einer Lizenz gilt rechtlich als „Privileg“ und nicht als Recht. Das Innenministerium betrachtet fehlende Unterlagen als Verstoß gegen die Vorschriften, selbst wenn der Arbeitnehmer sich völlig rechtmäßig verhält.  
• Prüfungsbereitschaft in 10 Tagen: Angesichts der steigenden Zahl von Lizenzentzügen stellt eine zentralisierte, digitale Infrastruktur zur Datenerfassung sicher, dass Sie Anfragen der britischen Visums- und Einwanderungsbehörde (UKVI) innerhalb der strengen Fristen – in der Regel 10 Werktage – beantworten können . Die Jobbatical-Plattform hilft Ihnen dabei, all dies nahtlos zu bewältigen.

Anhang D: Anforderungen – Was Arbeitgeber aufbewahren müssen

In Anhang D der Leitlinien des Innenministeriums für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer und Zeitarbeitskräfte sponsern, sind die vorgeschriebenen Aufzeichnungen für jeden gesponserten Arbeitnehmer aufgeführt. Ihre Unterlagen zur Einhaltung der Vorschriften müssen in vier Kernbereiche unterteilt sein:  

1. Unterlagen zum Recht auf Arbeit

• Eine gut lesbare Kopie des aktuellen Reisepasses des Arbeitnehmers (Seite mit dem Foto sowie alle relevanten Visa und Einreisestempel).  
• Überprüfungsdaten zum eVisa-Freigabecode: Dazu gehören das Datum der Überprüfung und die eindeutige Referenznummer des Überprüfungsdienstes.  
• Für Arbeitnehmer mit befristeter Aufenthaltsgenehmigung gilt das dokumentierte Datum ihrer nächsten Überprüfung (da die Freigabecodes alle 90 Tage ablaufen).  

2. Unterlagen zum Sponsoring-Zertifikat (CoS)

• Die eindeutige CoS-Referenznummer, die dem Arbeitnehmer zugewiesen wurde.  
• Die genaue Berufsbezeichnung, der SOC-Code (Standard Occupational Classification), das Gehalt und das Eintrittsdatum, wie siein der CoS (Checkliste) vermerkt sind.  
• Alle nachfolgenden Arbeitsbescheinigungen, die ausgestellt wurden, falls der Arbeitnehmer innerhalb Ihres Unternehmens die Position oder den Arbeitgeber gewechselt hat.  

3. Unterlagen zu Beschäftigung und Gehaltsabrechnung

• Der unterzeichnete Arbeitsvertrag oder die schriftlichen Arbeitsbedingungen.  
• Lohnabrechnungen oder Lohnunterlagen, aus denen das genaue Bruttogehalt für jeden Zahlungszeitraum hervorgeht.  
• Aufzeichnungen über alle Änderungen der Arbeitszeiten, des Gehalts oder des Arbeitsortes – zusammen mit einem digitalen Nachweis, dass diese Änderungen innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 10 Arbeitstagen über das Sponsorship Management System (SMS) gemeldet wurden .  
• Umfassende Abwesenheitsaufzeichnungen für geförderte Arbeitnehmer, einschließlich unbezahlter Freistellungen, die eine Meldepflicht hinsichtlich einer Gehaltsänderung auslösen.  

4. Kontakt- und persönliche Angaben

• Die aktuelle Wohnadresse und Telefonnummer des Mitarbeiters im Vereinigten Königreich – die bei jedem Umzug automatisch aktualisiert werden.  
• Die Notfallkontaktdaten des Arbeitnehmers.  
• Die Sozialversicherungsnummer (NI-Nummer) des Arbeitnehmers (sobald diese ausgestellt wurde).  

Hinweis zur Compliance: Anhang D wird regelmäßig vom Innenministerium aktualisiert. Stellen Sie sicher, dass Ihr interner HR-Compliance-Kalender eine Überprüfung der offiziellen Leitlinien für Sponsoren auf gov.uk alle sechs Monate vorschreibt, um zu vermeiden, dass Sie sich auf veraltete Prozesse verlassen.  

Erweiterte Compliance-Anforderungen für Personalabteilungen

Um jederzeit vollständig für Prüfungen gerüstet zu sein, müssen Teams für globale Mobilität moderne Arbeitsplatzstrukturen berücksichtigen, die über die reine Dokumentation hinausgehen.

1. Anhang D im Vergleich zur britischen DSGVO: Abwägung zwischen Datenaufbewahrung und Datenschutz

• Die jahrelange Aufbewahrung sensibler Dokumente (Reisepässe, Gehaltsabrechnungen, Privatadressen) steht in einem offensichtlichen Widerspruch zu den Grundsätzen der Datenminimierung der britischen DSGVO. 
• Da die Aufbewahrung von Daten zur Erfüllung der Prüfungsanforderungen des Innenministeriums jedoch unter die Rechtsgrundlage „gesetzliche Verpflichtung“ für die Datenverarbeitung fällt, haben die Einwanderungsvorschriften Vorrang vor den üblichen Löschfristen.

Wichtig: Personalabteilungen sollten in ihren Dokumentenmanagementsystemen eine klare Automatisierung einrichten, damit Dateien aus Anhang D genau zwei Jahre und einen Tag nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters automatisch gelöscht werden, um sicherzustellen, dass sie nicht versehentlich durch eine zu lange Aufbewahrungsdauer gegen die DSGVO verstoßen.

2. Nachweise zur Arbeitszeiterfassung für hybride und im Homeoffice tätige Mitarbeiter

• Das Innenministerium prüft das hybride Arbeiten sehr genau. Wenn ein gesponserter Mitarbeiter mehrere Tage pro Woche von zu Hause aus arbeitet, reicht es nicht aus, nur seine Privatadresse anzugeben.
• Die Personalabteilung muss aktiv Aufzeichnungen über den regulären Arbeitsort des Mitarbeiters führen und die Anwesenheit überwachen. 
• Dazu müssen unterzeichnete Vereinbarungen zur Telearbeit, geografische Aufzeichnungen der IT-Anmeldungen oder Daten aus dem Schreibtischreservierungssystem aufbewahrt werden, um nachzuweisen, dass sich der Arbeitnehmer physisch im Vereinigten Königreich aufhält und seiner Arbeit gemäß den Angaben in seiner CoS nachgeht.

3. Übernahme von Sponsorendaten bei Fusionen und Übernahmen sowie bei TUPE-Übertragungen

• Wenn ein Unternehmen ein anderes Unternehmen übernimmt, übernimmt der neue Arbeitgeber die volle Haftung für die übernommenen Arbeitnehmer und deren bisherige Beschäftigungsverhältnisse. 
• Bei einem TUPE-Übergang müssen Sie die organisatorische Änderung innerhalb von 20 Arbeitstagen über das SMS-System melden.
• Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie in diesem Zeitraum alle historischen Unterlagen gemäß Anhang D (alte CoS-Dokumente, frühere Arbeitsberechtigungsprüfungen, frühere Gehaltsabrechnungen) vom Verkäufer einholen.
• Sollten bei dem übernommenen Unternehmen Unterlagen fehlen oder fehlerhaft sein, kann Ihr Unternehmen bei einer künftigen Prüfung durch die UKVI zur Verantwortung gezogen werden.

4. Nachverfolgung von Platzierungen auf Websites von Drittanbietern und Kunden

• Wenn Ihre entsandten Mitarbeiter bei Kunden eingesetzt werden (was bei IT-Beratungsunternehmen und Ingenieurbüros häufig der Fall ist), prüft das Innenministerium, ob Ihr Unternehmen nicht als illegale Arbeitsvermittlungsagentur tätig ist.
• Ihre Unterlagen müssen Kopien der formellen Geschäftsverträge zwischen Ihrem Unternehmen und dem Drittkunden enthalten. 
• In diesen Unterlagen muss die Projektdauer ausdrücklich angegeben sein und nachgewiesen werden, dass Ihr Unternehmen die volle Personalhoheit (Lohnabrechnung, Vorgesetztenfunktion, Urlaubsgenehmigungen) über den Arbeitnehmer behält.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Sie Unterlagen zu Förderungen aufbewahren?

Ihre Aufbewahrungsfristen sind in Anhang D genau festgelegt. Sie müssen sicherstellen, dass die Unterlagen leicht zugänglich aufbewahrt werden und nicht so archiviert werden, dass sie bei einer unangekündigten Kontrolle nicht sofort abgerufen werden können.  

Der Übergang zum eVisa: Digitale Compliance nach Dezember 2026

Die physischen biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRPs) werden bis zum 31. Dezember 2026 vollständig abgeschafft. Dies erfordert eine grundlegende Neugestaltung Ihrer Strategie zur digitalen Datenverwaltung:  

• Verzichten Sie auf BRP-Kopien: Speichern Sie keine BRP-Scans mehr als primären Nachweis für die Arbeitserlaubnis. Künftig gelten nur noch die Online-Verifizierungsnachweise für den eVisa-Freigabecode als rechtlich anerkanntes Format.  
• Zeitstempel und Benutzerdaten: Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenarchivierungssystem Überprüfungsdatensätze mit eindeutigen Zeitstempeln und Benutzerdaten protokolliert. Ein einzelner Screenshot oder ein manueller Eintrag in einer Tabelle ohne nachweisbares Datum reicht bei einer UKVI-Prüfung nicht aus.  
• Checkliste für die Einarbeitung: Machen Sie die Einrichtung eines UKVI-Kontos zu einem obligatorischen Bestandteil Ihrer Checklisten für die Vorbereitungs- und Einarbeitungsphase. Mitarbeiter, die ihren Status noch nicht auf ein digitales UKVI-Onlinekonto umgestellt haben, können keinen Freigabecode generieren, wodurch die Compliance-Kette unterbrochen wird.  

7 häufige Fehler bei der Dokumentation von Sponsoren (und wie man sie behebt)

Dies sind die Mängel, die das Innenministerium bei Kontrollbesuchen am häufigsten feststellt. Jeder einzelne davon lässt sich mit den richtigen Arbeitsabläufen vollständig vermeiden:  

1. Fehler: Speicherung von BRP-Kopien anstelle der eVisa-Verifizierungsdaten.  
   • Maßnahme: Führen Sie eine umfassende Überprüfung Ihrer aktiven „Right-to-Work“-Akten durch. Stellen Sie sicher, dass für jeden derzeit von Ihnen gesponserten Arbeitnehmer ein gültiger, digitaler Nachweis über den eVisa-Freigabecode in den Unterlagen vorliegt.  
2. Fehler: Isolierte Datensätze, die in einzelnen E-Mail-Posteingängen oder auf lokalen Festplatten gespeichert sind.  
   • Lösung: Zentrieren Sie alle Compliance-Unterlagen in einem gemeinsamen, zugriffskontrollierten Cloud-System (oder nutzen Sie eine spezielle Plattform wie Jobbatical). Sollte ein Personalverantwortlicher oder ein Benutzer der Stufe 1 das Unternehmen plötzlich verlassen, müssen die Unterlagen weiterhin sofort abrufbar sein.  
3. Fehler: Es liegt kein Nachweis über das Datum vor, an dem eine Überprüfung der Arbeitsberechtigung durchgeführt wurde.  
   • Maßnahme: Jede Überprüfung der Arbeitsberechtigung muss ausdrücklich protokolliert werden, einschließlich des genauen Datums der Durchführung, des verwendeten Aktiencodes und des vollständigen Namens des internen Mitarbeiters, der die Überprüfung vorgenommen hat.  
4. Fehler: Die Lohnunterlagen stimmen aufgrund von Abzügen oder Zulagen nicht mit dem CoS überein.  
   • Lösung: Das Innenministerium überwacht die Einhaltung der Gehaltsvorschriften für Einwanderer streng auf Basis der einzelnen Zahlungszeiträume. Führen Sie eine automatisierte monatliche Abgleichung durch, bei der das tatsächliche Bruttogehalt jedes gesponserten Arbeitnehmers mit dem vom CoS festgelegten Gehaltsschwellenwert verglichen wird. Markieren und melden Sie Abweichungen unverzüglich.  
5. Fehler: Veraltete Kontakt- und persönlichen Angaben.  
   • Maßnahme: Nehmen Sie einen jährlichen oder halbjährlichen Schritt zur erneuten Bestätigung der Kontaktdaten in Ihren Compliance-Kalender für gesponserte Arbeitnehmer auf. Die UKVI erwartet, dass Sie jederzeit über aktuelle Wohnadressen verfügen.  
6. Fehler: Das Löschen von Datensätzen unmittelbar nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters.  
   • Maßnahme: Bewahren Sie alle Standarddateien für den nachlaufenden Zeitraum (Laufzeit des Sponsoringvertrags + 1 Jahr) sowie die Arbeitsberechtigungsprotokolle für 2 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf. Legen Sie diese Aufbewahrungsfristen fest in Ihrem Dokumentenmanagementsystem fest, anstatt die Dateien bei Ausscheiden zu löschen.  
7. Fehler: Weitergabe der SMS-Zugangsdaten an mehrere Mitglieder des HR-Teams.  
   • Abhilfe: Die gemeinsame Nutzung von Anmeldedaten stellt einen schwerwiegenden Verstoß gegen Compliance-Vorschriften dar. Jeder einzelne SMS-Benutzer muss über eigene, eindeutige Anmeldedaten verfügen. Der Zugriff ist unverzüglich zu sperren, sobald ein Mitarbeiter aus einer globalen Mobilitätsfunktion ausscheidet.

Profi-Tipp: Sollten Sie bei einer internen vierteljährlichen Prüfung eine Compliance-Lücke feststellen, melden Sie diese proaktiv über das SMS und dokumentieren Sie Ihre Korrekturmaßnahmen ausdrücklich. Das Innenministerium bewertet eine freiwillige Offenlegung weitaus positiver als Verstöße, die bei einer unangekündigten Inspektion aufgedeckt werden.

So bereiten Sie Ihre Sponsorendaten auf die Prüfung vor: Die vierteljährliche Checkliste

Die Sponsoren , die UKVI-Prüfungen problemlos bestehen, sind diejenigen, die ihre Compliance-Unterlagen als aktuelle, dynamische Datenpunkte und nicht als Archivdateien betrachten. Setzen Sie diese Checkliste vierteljährlich um:  

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