Aufzeichnungspflichten für UK-Visumsponsoren

Einführung

Für Datenverwaltungsexperten und Compliance-Beauftragte ist die sorgfältige Führung von Aufzeichnungen ein Eckpfeiler für die Aufrechterhaltung einer britischen Sponsorlizenz und die Einhaltung der britischen Visums- und Einwanderungsvorschriften (UKVI). Eine ordnungsgemäße Dokumentation unterstützt die Beschäftigung von Nicht-Briten im Rahmen von Visa wie dem Skilled Worker- oder dem Global Business Mobility (GBM)-Visum und schützt gleichzeitig vor Strafen bei Prüfungen des Innenministeriums. Angesichts der strengeren Durchsetzung im Jahr 2025, wie im Weißbuch zur Einwanderung vom Mai 2025, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, dargelegt, und der Umstellung auf eVisa bis zum 31. Dezember 2026 sind robuste Aufzeichnungssysteme unerlässlich. Dieser Leitfaden enthält Einzelheiten zu den obligatorischen Aufzeichnungsanforderungen, Aufbewahrungsfristen, Prüfungsvorbereitungen und bewährten Verfahren für die Einhaltung der Vorschriften im Jahr 2025.

Warum die Aufbewahrung von Unterlagen wichtig ist

Die effektive Führung von Aufzeichnungen gewährleistet die Einhaltung der Verpflichtungen aus der Sponsorlizenz, erleichtert Prüfungen des Innenministeriums und mindert das Risiko von Strafen, einschließlich Geldstrafen von bis zu 20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer oder den Entzug der Lizenz. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Audit-Bereitschaft: Organisierte Aufzeichnungen vereinfachen die Reaktion auf unangekündigte oder am Schreibtisch durchgeführte Audits.
• Überprüfung der Einhaltung: Dokumente belegen die Einhaltung von Gehaltsschwellen, Recht-auf-Arbeit-Prüfungen und Meldepflichten.
• Vermeidung von Strafen: Ordnungsgemäße Aufzeichnungen verhindern Sanktionen wie die Aussetzung oder den Entzug der Fahrerlaubnis (1.948 Entzüge von Juli 2024 bis Juni 2025).
• eVisa-Übergang: Digitale Aufzeichnungen unterstützen die Überprüfung von eVisa-Aktiencodes bis 2026.

Datenmanagement Aktion: Vorrang für sichere, zugängliche Aufzeichnungssysteme zur Anpassung an die Vorschriften von 2025.

Obligatorische Aufbewahrungspflichten

Das UKVI verlangt von den Sponsoren, dass sie bestimmte Aufzeichnungen über alle gesponserten Arbeitnehmer und organisatorische Details führen, wie in Anhang D der Sponsor Guidance beschrieben.

1. Aufzeichnungen über gesponserte Arbeitskräfte

Die Sponsoren müssen die folgenden Angaben für jeden Arbeitnehmer unter Routen wie Facharbeiter oder GBM aufbewahren:

• Bescheinigung der Patenschaft (CoS):
  
  • CoS-Referenznummer, Stellenbezeichnung, Gehalt und Dauer.
  • Nachweis der Erfüllung der Kriterien der RQR-Stufe 6 oder der Liste der vorübergehenden Engpässe.
• Right-to-Work-Dokumente:
  
  • Kopien von biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRP) oder Passvignetten (bis 31. Dezember 2026).
  • eVisa-Freigabecodes oder UKVI-Kontoverifikationsdaten (nach 2026).
  • Aufzeichnungen über Prüfungen vor der Einstellung und jährliche Überprüfungen des Rechts auf Arbeit.
• Aufzeichnungen zur Beschäftigung:
  
  • Arbeitsverträge mit Angabe der Funktion, des Gehalts (£41.700 für Facharbeiter, £48.500 für GBM Senior/Spezialist) und des Arbeitsorts.
  • Gehaltsabrechnungen mit Gehaltszahlungen, die mit den CoS-Angaben abgeglichen sind.
  • Abwesenheitsnachweise für Urlaube von mehr als 4 Wochen (außer Mutterschaft/Vaterschaft).
• Beweise für die Rekrutierung:
  
  • Stellenanzeigen, Lebensläufe oder Gesprächsnotizen, die ein echtes Stellenangebot belegen.
  • Für GBM-Routen: Nachweis einer 12-monatigen vorherigen Beschäftigung (bzw. 3 Monate für Trainees) bei der ausländischen Einrichtung.
• Qualifikationsdokumente:
  
  • Zeugnisse oder Bescheinigungen für Stellen, die besondere Qualifikationen erfordern (z. B. RQR Stufe 6).
  • Ergebnisse des Englischtests (z. B. CEFR B1/B2 für Facharbeiter).

2. Organisatorische Aufzeichnungen

Die Sponsoren müssen Aufzeichnungen führen, um die betriebliche Legitimität und die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen:

• Sponsor-Lizenzdokumente:
  
  • Unterlagen zum Lizenzantrag, einschließlich Einreichungsformularen und Belegen (z. B. Eintragung beim Companies House, Umsatzsteuerbescheinigung).
  • Angaben zum Schlüsselpersonal (Anweisungsbefugter, Hauptansprechpartner, Benutzer der Stufe 1).
• Finanzielle Aufzeichnungen:
  
  • Bankauszüge, geprüfte Konten oder Steuerunterlagen zum Nachweis der Zahlungsfähigkeit.
  • Nachweis der Unternehmensgröße (z. B. ≤50 Mitarbeiter, 15 Mio. £ Umsatz für den Status eines kleinen Sponsors).
• Unternehmensverknüpfung (GBM-Routen):
  
  • Aktionärsvereinbarungen oder Organigramme, die die Verbindung zwischen britischen und ausländischen Unternehmen belegen.
• Systeme zur Einhaltung der Vorschriften:
  
  • HR-Richtlinien für die Überwachung von Arbeitnehmern, die Meldung von Änderungen und die Durchführung von Überprüfungen des Rechts auf Arbeit.
  • Aufzeichnungen über SMS-Meldungen (z. B. Wechsel der Mitarbeiter oder der Organisation).

3. Aufbewahrungsfristen

• Unterlagen für gesponserte Arbeitnehmer: Für die Dauer des Sponsorings plus 1 Jahr oder bis zum Abschluss einer Prüfung durch das Innenministerium aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.
• Right-to-Work-Aufzeichnungen: Für die Dauer der Beschäftigung plus 2 Jahre aufbewahren.
• Organisatorische Aufzeichnungen: Aufbewahrung für die Dauer der Sponsorlizenz (4 Jahre, verlängerbar) oder wie von anderen britischen Gesetzen vorgeschrieben (z. B. Steuerunterlagen für 6 Jahre).

Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen in Datenverwaltungssystemen, um die Anforderungen des UKVI zu erfüllen.

Überlegungen zur Einhaltung der Bestimmungen von 2025

Das Jahr 2025 stellt besondere Anforderungen an die Buchführung:

• Strengere Audits: Verstärkte Inspektionen konzentrieren sich auf die Einhaltung der Gehaltsvorgaben (£41.700/£48.500), die Meldung von Mischarbeit und die Überprüfung von eVisa.
• eVisa-Übergang: Bis zum 31. Dezember 2026 müssen die Datensätze eVisa-Share-Codes und UKVI-Kontodaten für Right-to-Work-Kontrollen enthalten.
• RQR Stufe 6 Regeln: Dokumentieren Sie die Arbeitsaufgaben, um das Niveau des Abschlusses oder die Eignung für die Temporary Shortage List nachzuweisen.
• Dokumentation der Gebühren: Bewahren Sie Aufzeichnungen über CoS (£525), Immigration Skills Charge (£1.000/Jahr für große Sponsoren, Facharbeiter) und Immigration Health Surcharge (£1.035/Jahr) auf.

Datenmanagement-Aktion: Aktualisierung der Datensysteme zur Erfassung der eVisa-Daten und der Angaben zur Einhaltung der Gehalts- und Arbeitsbedingungen 2025.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Das Versäumnis, Aufzeichnungen zu führen oder vorzulegen, kann schwerwiegende Folgen haben:

• Herabstufung der Lizenz: B-Rating mit einem Aktionsplan in Höhe von 1.476 £, der die Ausgabe neuer CoS stoppt.
• Aussetzung der Lizenz: Vorübergehende Einstellung der Sponsorentätigkeit mit dem Risiko von Visumskürzungen.
• Lizenzentzug: Dauerhafter Verlust, mit einem 12-monatigen Wiederbewerbungsverbot und £525/CoS-Verlusten.
• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 20.000 Pfund pro illegalem Arbeitnehmer bei fehlgeschlagenen Right-to-Work-Kontrollen.
• Strafrechtliche Sanktionen: Bis zu 7 Jahre Haft für die wissentliche Beschäftigung von Schwarzarbeitern.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Quantifizierung des Strafbarkeitsrisikos (£20.000-£100.000 bei mehrfachen Verstößen) bei Datenmanagement-Audits, um robuste Systeme zu rechtfertigen.

Bewährte Praktiken für die Aufbewahrung von Unterlagen

1. Digitale Systeme einführen:
   
   • Nutzen Sie HRIS-Plattformen (z. B. Workday, SAP SuccessFactors), um CoS-, Right-to-Work- und Beschäftigungsdaten sicher zu speichern.
   • Sorgen Sie für Cloud-basierte Backups mit Verschlüsselung und Prüfpfaden.
2. Automatisieren Sie die Verfolgung der Einhaltung:
   
   • Integrieren Sie HRIS mit SMS, um CoS und Berichte in Echtzeit zu aktualisieren.
   • Richten Sie automatische Warnmeldungen für die Überprüfung von Arbeitsrechten und Aufbewahrungsfristen ein.
3. Regelmäßige Audits durchführen:
   
   • Durchführung vierteljährlicher interner Audits zur Überprüfung der Vollständigkeit der Unterlagen und der Einhaltung der RQR-Stufe 6 und der Gehaltsvorschriften.
   • Simulieren Sie Besuche des Innenministeriums, um die Zugänglichkeit von Unterlagen zu testen.
4. Zentralisierung der Aktenverwaltung:
   
   • Einrichtung einer Compliance-Drehscheibe für CoS, Recht auf Arbeit und organisatorische Aufzeichnungen, die für Schlüsselpersonen (Benutzer der Ebene 1, Anweisungsbefugte) zugänglich ist.
   • Verwenden Sie standardisierte Benennungskonventionen (z. B. "Arbeitername_CoS_2025.pdf").
5. Vorbereitung auf die eVisa-Umstellung:
   
   • Speicherung von eVisa-Share-Codes und UKVI-Kontodaten im HRIS bis Q1 2026.
   • Schulung des Personals im Online-Verfahren zur Überprüfung des Rechts auf Arbeit.
6. Experten engagieren:
   
   • Konsultation von Einwanderungsberatern für komplexe Fälle (z.B. Audit-Antworten), Budgetierung von £2.000-£5.000.
   • Zusammenarbeit mit den Rechtsteams bei der Validierung von Richtlinien zur Aktenführung.

Datenmanagement-Aktion: Aufbau eines zentralisierten HRIS-Moduls für die Datenspeicherung, das Automatisierungs- und Audit-Tools integriert.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Volumenüberlastung: Die Verwaltung von Datensätzen für mehrere Mitarbeiter ist komplex. Mit HRIS-Automatisierung und Massen-Upload-Funktionen können Sie das Problem lösen.
• Unvollständige Aufzeichnungen: Bei fehlenden Unterlagen besteht die Gefahr, dass die Prüfung fehlschlägt. Verwenden Sie Checklisten und regelmäßige Stichproben, um die Vollständigkeit sicherzustellen.
• Komplexität von eVisa: Technische Probleme mit UKVI-Konten können die Überprüfung stören. Bieten Sie IT-Unterstützung und eine frühzeitige Anleitung zur Einrichtung an.
• Hybride Arbeitsberichte: Die Dokumentation von Remote-Arbeitsplätzen ist im Jahr 2025 entscheidend. Nehmen Sie Arbeitsmuster in Verträge und SMS-Berichte auf.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Einbeziehung der Herausforderungen in die Arbeitsabläufe der Datenverwaltung, wobei Automatisierung und Schulung Vorrang haben sollten.

Schlussfolgerung

Das Führen von Aufzeichnungen ist eine wichtige Funktion für britische Visumsponsoren im Jahr 2025. Datenmanagement und Compliance-Beauftragte müssen umfassende, zugängliche Aufzeichnungen für Arbeitnehmer und Organisationen führen. Durch den Einsatz von HRIS, die Automatisierung der Compliance und die Vorbereitung auf Audits und die Umstellung auf eVisa können Teams die Einhaltung der UKVI-Regeln sicherstellen und Strafen vermeiden. Strategisches Aktenmanagement unterstützt nahtloses Sponsoring und globale Talentmobilität.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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