Wann und wie man Business Immigration Services auslagert

Einwanderungsaufgaben landen oft ohne Vorwarnung auf dem Schreibtisch der Personalabteilung - und mit noch weniger Unterstützung. Ganz gleich, ob es sich um einen einzelnen Mitarbeiter oder um Dutzende handelt, die Anforderungen summieren sich schnell: Visarecherche, Vorbereitung von Dokumenten, Verfolgung von Aktualisierungen, Befolgung der sich ändernden Vorschriften in mehreren Ländern.

Es geht nicht darum, dass Teams nicht damit umgehen können, sondern darum, dass sie es nicht allein tun müssen. Da globale Einstellungen immer häufiger vorkommen, überdenken viele Unternehmen, wie die Einwanderungsarbeit in ihre Einstellungsstrategie passt. Die Auslagerung von Teilen des Prozesses kann den Druck auf die internen Teams verringern, die rechtlichen Risiken reduzieren und dazu beitragen, dass internationale Mitarbeiter schneller eingestellt werden können.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Anzeichen dafür sprechen, dass es an der Zeit ist, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, worauf Sie bei einem Einwanderungspartner achten sollten und wie Sie Ihr Team auf den Erfolg vorbereiten können.

Wie sieht das Einwanderungsverfahren für internationale Mitarbeiter aus?

Die Anwerbung internationaler Talente endet nicht mit dem Stellenangebot. Die Einwanderung ist ein rechtlicher Prozess, und jedes Land hat seine eigenen Regeln, Visakategorien und Dokumentationsstandards.
Eine solide Einwanderungsstrategie für Unternehmen stellt sicher, dass der richtige Kandidat, sobald er eingestellt ist, legal und effizient an seinem neuen Arbeitsort eingesetzt werden kann.

Das Einwanderungsverfahren umfasst mindestens folgende Schritte:

• Bestimmung der richtigen Visakategorie auf der Grundlage der Funktion, der Nationalität und des Reiseziels.
• Vorbereitung und Einreichung von Einwanderungsdokumenten gemäß den lokalen Gesetzen.
• Koordinierung zwischen HR-, Rechts- und Compliance-Teams, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Verfolgung der Antragsfristen und Sicherstellung, dass keine Schritte versäumt werden, bis hin zur Visabewilligung.

Einen Schritt zu übersehen oder ein falsches Formular zu verwenden, ist mehr als nur eine Unannehmlichkeit: Es kann die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters verzögern oder sogar ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen. Und wenn Sie nicht über internes Fachwissen im Bereich Einwanderung verfügen, kann die genaue Bearbeitung dieser Aufgabe viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.

Deshalb greifen immer mehr Unternehmen auf externe Unterstützung und Einwanderungsspezialisten zurück, die den gesamten oder einen Teil des Prozesses übernehmen.

Wenn Ihre globale Talentstrategie ausgelagerte Unterstützung bei der Einwanderung braucht

Manche Teams bewältigen die Einwanderung jahrelang intern ohne größere Probleme. Andere stellen fest, dass schon ein einziger internationaler Mitarbeiter ausreicht, um die internen Systeme an ihre Grenzen zu bringen.
Ziehen Sie die Auslagerung von Einwanderungsdiensten in Betracht, wenn Ihr Team mit diesen Auslösern konfrontiert ist:

• Schnelle internationale Expansion: Eine schnelle Expansion in mehrere Länder bringt eine Vielzahl unterschiedlicher Einwanderungsbestimmungen und -verfahren mit sich, die selbst gut organisierte Teams überfordern können.
• Komplexe oder erstmalige Visa-Sponsorings: Wenn Sie immer wieder Stellen besetzen, für die komplexe Visa erforderlich sind, in neue Länder einreisen oder zum ersten Mal ein Visum sponsern, birgt ein Mangel an internem Fachwissen im Bereich Einwanderung erhebliche Risiken.
• Belastung der Ressourcen und Effizienzziele: Wenn die internen HR-Ressourcen durch die manuelle Nachverfolgung, das Ausfüllen von Formularen und die ständige Koordination überlastet sind, kann sich Ihr Team durch die Auslagerung der Einwanderungsdienste auf strategische HR-Initiativen konzentrieren.
• Bedarf an Vorhersehbarkeit und Risikominderung: Um die hohen Kosten von Fehlern bei der Einhaltung von Vorschriften oder von rechtlichen Strafen im Zusammenhang mit sich ändernden Einwanderungsbestimmungen zu verringern, bedeutet die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Anbieter, dass man über konsistentes, aktuelles Fachwissen verfügt.

Wie man Einwanderungsdienste effektiv auslagert

Das Outsourcing von Einwanderungsangelegenheiten bedeutet nicht, dass man sie einfach abgibt und auf das Beste hofft. Ein guter Anbieter sollte sich wie eine Erweiterung Ihres Teams fühlen und Struktur, Fachwissen und Transparenz in jeden Fall einbringen.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine effektive Partnerschaft für das Outsourcing von Einwanderungsdienstleistungen aufbauen können:

1. Beurteilen Sie Ihren Bedarf: Bevor Sie einen Anbieter beauftragen, sollten Sie sich Gedanken über Ihre spezifischen Herausforderungen im Bereich der Einwanderung, den aktuellen Umfang der internationalen Einstellungen und interne Ressourcenlücken machen. Machen Sie sich klar, welches Maß an Unterstützungsleistungen Sie benötigen - von der einfachen Vorbereitung von Einwanderungsdokumenten bis hin zum umfassenden Management.
   
   
2. Wählen Sie den richtigen Anbieter von Einwanderungsdienstleistungen: Suchen Sie nach einem Partner für globale Einwanderungslösungen, der sich speziell auf die Einwanderung von Unternehmen spezialisiert hat. Bevorzugen Sie Anbieter, deren Experten für Unternehmenseinwanderung nicht nur Technologie, sondern auch praktische Einwanderungsberatung und Beratungsdienste für internationale Einwanderung anbieten. Prüfen Sie die globale Reichweite, die nachweisliche Erfolgsbilanz (Visabewilligungsraten) und die Fähigkeiten des Anbieters für umfassende Einwanderungs- und Visadienstleistungen.
   
   
3. Binden Sie Ihren ausgelagerten Partner ein: Schaffen Sie klare Kommunikationskanäle und integrieren Sie die Prozesse des Anbieters in Ihre internen HR-, Rechts- und Einstellungsabläufe. Eine gute globale Mobilitätsplattform Ihres Anbieters kann dies durch die Zentralisierung von Daten und Kommunikation erleichtern.
   
   
4. Verwalten Sie die laufende Partnerschaft: Sorgen Sie für eine klare Kommunikation, legen Sie Leistungskennzahlen fest und nutzen Sie die Technologie des Anbieters für eine Echtzeit-Transparenz. Ein guter Anbieter verfügt über Dashboards, um den Status der Einhaltung der Vorschriften, anstehende Visaverlängerungen und die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen insgesamt zu verfolgen.
   
   
5. Halten Sie die Vorschriften durch Outsourcing ein: Arbeiten Sie eng mit Ihrem Dienstleister zusammen, um sicherzustellen, dass alle Einwanderungsvorschriften und rechtlichen Anforderungen kontinuierlich erfüllt werden. Ihr Fachwissen ist entscheidend für die Minimierung von Risiken in allen Rechtsordnungen.

Einwanderung vs. Relocation: Was ist für HR am wichtigsten?

Die Unterstützung bei der Umsiedlung - z. B. bei der Wohnungssuche oder der kulturellen Integration - ist wichtig, aber sie beginnt erst, wenn die Einwanderung geregelt ist. Einwanderungs- und Visadienstleistungen sind der erste und wichtigste Schritt bei jedem internationalen Umzug. Ohne das richtige Visum kann kein legaler Umzug stattfinden. 

HR-Teams sollten die Vorbereitung von Einwanderungsdokumenten als einen wichtigen, frühzeitigen Teil ihres globalen Einstellungsplans betrachten. Einwanderungsexperten stellen sicher, dass alle rechtlichen Schritte eingehalten werden, bieten Echtzeit-Updates zur Visabearbeitung und helfen, Rückschläge in letzter Minute zu vermeiden. Sobald die Einwanderung erledigt ist, kann die Umzugslogistik folgen. Hier macht eine kombinierte Lösung wie die integrierte Einwanderungs- und Umzugsunterstützung von Jobbatical den Unterschied.

Schlussfolgerung

Globale Einstellungen bringen Chancen, aber auch zusätzliche Verantwortung mit sich. Die Einwanderung ist nicht nur eine Aufgabe, die man abhaken kann, sondern ein rechtlicher Prozess, der sich direkt auf Ihre Fähigkeit auswirkt, internationale Talente anzuziehen, zu bewegen und zu halten.

Das Outsourcing und die Zusammenarbeit mit einem Einwanderungsdienstleister verschafft Ihrem Team den nötigen Freiraum, um sich auf Ihre Mitarbeiter zu konzentrieren, und gibt Ihnen gleichzeitig die Gewissheit, dass alle rechtlichen Anforderungen von Experten bearbeitet werden.

Jobbatical bietet eine umfassende Unterstützung bei Einwanderung und Relocation, indem es Einwanderungslösungen und Unterstützungsdienste für die Einwanderung anbietet, so dass sich die HR-Teams auf die Talente konzentrieren können - während wir den Rest erledigen.