Wie man eine NIE-Nummer in Spanien erhält: Ein schrittweiser Leitfaden

Was ist eine NIE-Nummer in Spanien?

Die NIE (Número de Identificación de Extranjero) ist eine Steueridentifikationsnummer (numero de identificacion fiscal), die ausländischen Staatsangehörigen in Spanien zugewiesen wird. Sie wird für zahlreiche administrative, finanzielle und rechtliche Aktivitäten benötigt, wie die Eröffnung eines Bankkontos, die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags oder den Kauf einer Immobilie. 

In diesem Leitfaden wird erklärt, wie man in Spanien eine NIE erhält, welche Möglichkeiten es gibt, einen Antrag zu stellen, und wie Arbeitgeber ihre Teams während des Prozesses unterstützen können.

Rechtsgrundlage für die NIE

Die NIE ist keine administrative Erleichterung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung, die sich aus dem spanischen Einwanderungsrecht ergibt. Der Verweis auf die geltende Verordnung gibt Arbeitgebern Gewissheit darüber, wer im Besitz einer NIE sein muss und warum diese erforderlich ist.

• Rechtsgrundlage: Das NIE wird durch Artikel 206 des Königlichen Dekrets 557/2011 festgelegt, mit dem die Durchführungsverordnung zum Organgesetz 4/2000 über die Rechte und Freiheiten von Ausländern in Spanien verabschiedet wird.
• Wer muss eine NIE beantragen: Das Gesetz sieht vor, dass ausländische Staatsangehörige eine NIE erhalten, die über ein Dokument verfügen, das ihnen den Aufenthalt in Spanien gestattet (mit Ausnahme eines Visums), für die ein Verwaltungsverfahren gemäß den Einwanderungsbestimmungen eingeleitet wurde oder die durch wirtschaftliche, berufliche oder soziale Interessen mit Spanien verbunden sind.
• Eine dauerhafte, eindeutige Kennung: Die Verordnung definiert die NIE als eine persönliche, eindeutige und exklusive fortlaufende Nummer, die auf allen Dokumenten angegeben sein muss, die für diesen Ausländer ausgestellt oder bearbeitet werden.
• Ausstellende Behörde: Die Nummer wird von der Generaldirektion der Polizei und der Guardia Civil entweder direkt oder über Ausländerämter, Polizeidienststellen oder spanische Konsulate im Ausland vergeben.

Format und Aufbau der NIE-Nummer

Die NIE folgt einer festen alphanumerischen Struktur, die von den spanischen Behörden festgelegt wurde, sodass Mitarbeiter und Personalabteilungen eine Nummer auf einen Blick überprüfen können. Die Kenntnis des Formats hilft zudem dabei, Übertragungsfehler zu erkennen, bevor diese bei einer Bank, einem Lohnabrechnungssystem oder einem Behördenportal ankommen.

• Ein Anfangsbuchstabe: Die NIE beginnt entweder mit einem X (ausgestellt vor Juli 2008) oder einem Y (ausgestellt ab Juli 2008), was eher den Ausstellungszeitraum als die Staatsangehörigkeit angibt.
• Sieben zentrale Ziffern: Eine fortlaufende siebenstellige Nummer bildet den Kern der Identifikationsnummer, die jedem Ausländer persönlich, eindeutig und ausschließlich zugewiesen wird.
• Ein Prüfbuchstabe: Aus den vorangehenden Ziffern wird ein abschließender Prüfbuchstabe abgeleitet, der bestätigt, dass die Nummer intern gültig ist – ähnlich wie der Prüfbuchstabe auf einem spanischen DNI.
• Die NIE ist die Nummer, nicht die Karte: Die NIE ist die Identifikationsnummer selbst; die physische TIE-Karte (Tarjeta de Identidad de Extranjero) ist ein separates Dokument, auf dem diese Nummer angegeben ist. Bei vielen Online-Verfahren wird außerdem die auf der Karte aufgedruckte „Número de soporte“ (Supportnummer) benötigt, die sich von der NIE unterscheidet.

Beantragung einer NIE-Nummer in Spanien

Es gibt drei Möglichkeiten, eine NIE zu beantragen:

• In Spanien: Der Antragsteller kann eine örtliche Oficina de Extranjería (Ausländerbehörde ) oder eine Polizeistation aufsuchen, die NIE-Anträge bearbeitet.
• Aus dem Ausland: Ausländische Staatsangehörige können sich über ein spanisches Konsulat oder eine spanische Botschaft in ihrem Heimatland bewerben.‍
• Durch einen gesetzlichen Vertreter: Ein Rechtsanwalt oder Gestor (Verwaltungsfachmann) kann im Namen des Antragstellers mit einer notariellen Vollmacht einen Antrag stellen.

Sobald Sie wissen, welcher Antragsweg für Sie gilt, durchläuft das Verfahren vier klare Phasen. Die Anforderungen variieren je nach Region leicht, daher sollten Sie vor Ihrem Termin stets die örtlichen Bestimmungen prüfen.

Schritt 1: Unterlagen zusammenstellen

Bevor man in Spanien eine NIE beantragt, müssen Antragsteller die erforderlichen Unterlagen zusammenstellen. Die Anforderungen können je nach Region variieren, doch die Standardunterlagen sind in den meisten Behörden identisch.

• Ausgefülltes Formular EX-15: Das offizielle NIE-Antragsformular, das online auf Spanisch verfügbar ist.
• Gültiger Reisepass: Original-Reisepass sowie Fotokopien der wichtigsten Seiten.
• Nachweis des Verwendungszwecks: Unterlagen, aus denen hervorgeht, wofür die NIE benötigt wird, wie beispielsweise ein Arbeitsvertrag, ein Kaufvertrag für eine Immobilie oder eine Gewerbeanmeldung.
• Zahlungsbeleg für die Verwaltungsgebühr: Ein ausgefülltes Formular „Modelo 790, Código 012“ sowie ein Zahlungsnachweis (ca. 9,84 € für die Zuteilung der NIE).

Ihr Mitarbeiter benötigt möglicherweise außerdem einen Nachweis über die Einreise nach Spanien (einen Stempel im Reisepass oder ein Reiseticket) für Nicht-EU-Bürger, einen Wohnsitznachweis (einen Mietvertrag oder eine Strom-, Gas- oder Wasserrechnung), zwei Passfotos (in einigen Regionen erforderlich) sowie – bei Minderjährigen oder geschäftsunfähigen Personen – eine Geburtsurkunde, ein Familienbuch oder eine Vormundschaftsbescheinigung zusammen mit dem Ausweis des Vormunds. Antragsteller, die sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen, müssen eine notariell beglaubigte Vollmacht sowie eine Kopie des Ausweises des Bevollmächtigten vorlegen.

Schritt 2: Termin vereinbaren

In den meisten Regionen Spaniens ist eine Terminvereinbarung (cita previa) erforderlich, die im Voraus gebucht werden muss. Wie Sie den Termin buchen, hängt davon ab, ob Sie den Antrag von Spanien aus oder aus dem Ausland stellen.

• In Spanien: Vereinbaren Sie einen Termin online über das offizielle Regierungsportal (administracionespublicas.gob.es).
• Wählen Sie Ihre Provinz aus: Wählen Sie die Provinz aus, in der Sie sich bewerben möchten.
• Wählen Sie den richtigen Vorgang aus: Wählen Sie „Asignación de N.I.E.“ aus der Liste aus.
• Buchung bestätigen: Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und bestätigen Sie den Termin.

Wenn Sie Ihren Antrag aus dem Ausland stellen, wenden Sie sich bitte direkt an das nächstgelegene spanische Konsulat oder die nächstgelegene spanische Botschaft, da die Verfügbarkeit von Terminen und die Verfahren je nach Standort variieren.

Schritt 3: Entrichtung der NIE-Antragsgebühr

Die Gebühr für die Zuteilung einer NIE-Nummer wird über das Formular „Modelo 790, Código 012“ entrichtet, wobei die Höhe der Gebühr davon abhängt, welches Verfahren auf dem Formular ausgewählt wird. Die derzeitige Spanne von „10–15 €“ im Blog sollte auf den konkreten Betrag für die Zuteilung einer NIE-Nummer präzisiert werden.

• Gebühr für die Zuteilung einer NIE: Die derzeitige Gebühr für die Zuteilung einer NIE auf Antrag des Antragstellers (asignación de NIE a instancia del interesado) beträgt etwa 9,84 €, zahlbar über das Formular Modelo 790, Code 012.
• Wählen Sie das richtige Konzept aus: Der Betrag wird automatisch auf der Grundlage des im Formular ausgewählten Verfahrens ausgefüllt; wenn Sie das TIE-Karten-Konzept anstelle des NIE-Zuweisungskonzepts wählen, wird eine falsche Gebühr angezeigt.
• Nicht zu verwechseln mit der TIE-Gebühr: Für die TIE-Karte fällt eine separate, höhere Gebühr an, daher sollte die Gebühr für die NIE-Zuteilung nicht mit den Kosten für die Ausstellung der Karte verwechselt werden.
• Bewahren Sie den abgestempelten Beleg auf: Bezahlen Sie bei einer beliebigen teilnehmenden Bank (Barzahlung auch ohne Konto möglich) und bewahren Sie den abgestempelten Beleg auf, den Sie beim Termin vorlegen müssen.

Schritt 4: Bearbeitungszeit und Erhalt der NIE

Laut Gesetz müssen die Behörden über die Zuteilung einer NIE innerhalb von höchstens fünf Werktagen ab dem Zeitpunkt der Eintragung des Antrags in das Register der zuständigen Behörde entscheiden (Artikel 206, Königlicher Erlass 557/2011). In der Praxis ist jedoch nicht diese Entscheidungsfrist die entscheidende Einschränkung, sondern die vorherige Vereinbarung eines Termins ( „cita previa“ ), was je nach Region zusätzliche Tage oder Wochen in Anspruch nehmen kann.

• In Spanien: Nach Einreichung des Antrags betragen die Bearbeitungszeiten je nach regionaler Auslastung zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen.
• Über Konsulate: Die Bearbeitung von Anträgen kann mehrere Wochen bis zu zwei Monaten dauern, da diese zur Genehmigung nach Spanien weitergeleitet werden müssen.

Erfassung der NIE:

• Bei einer Antragstellung in Spanien muss der Antragsteller die NIE bei der Ausländerbehörde (Oficina de Extranjería) abholen, bei der er den Antrag gestellt hat.
• Bei einer Antragstellung aus dem Ausland wird das Dokument an das Konsulat oder den gesetzlichen Vertreter gesendet, das bzw. der den Antrag bearbeitet.

Häufige Herausforderungen und wie man Verzögerungen vermeidet

1. Verfügbarkeit von Terminen: In einigen Regionen gibt es nur begrenzte Plätze, daher sollten Sie regelmäßig nachsehen, ob ein Termin frei ist.
2. Unvollständige Formulare: Fehlende oder falsche Angaben auf dem EX-15-Formular können das Verfahren verzögern.
3. Falsche Unterlagen: In einigen Regionen werden zusätzliche Nachweise über den Wohnsitz oder den Zweck verlangt. Überprüfen Sie die örtlichen Anforderungen, bevor Sie den Termin wahrnehmen.
4. Verzögerungen bei der Bearbeitung: Eine hohe Nachfrage in bestimmten Gebieten kann zu längeren Bearbeitungszeiten führen. Die Beantragung in weniger stark frequentierten Ämtern kann das Verfahren beschleunigen.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.