Die IKT-Karte in Deutschland verstehen: Ein Leitfaden für Personalverantwortliche (2026)

Was ist die ICT Card Germany?

• Die ICT-Karte ist eine befristete Aufenthaltserlaubnis für Nicht-EU-Arbeitnehmer, die innerhalb desselben Unternehmens oder Konzerns zu einer deutschen Niederlassung versetzt werden. Sie gilt für drei Funktionen: Manager (Führungskräfte), Spezialisten und Auszubildende. Laut BAMF leiten Manager den Betrieb oder Abteilungen, Spezialisten verfügen über seltenes Fachwissen und Auszubildende sind Absolventen von betreuten Ausbildungsprogrammen. Die Genehmigung ist für Manager und Spezialisten bis zu drei Jahre und für Auszubildende ein Jahr gültig, wodurch die Einhaltung der deutschen Arbeitsstandards gewährleistet und gleichzeitig die unternehmensinterne Mobilität gefördert wird. Für die Personalabteilung ist die Beherrschung dieser Genehmigung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und eine effiziente Umsiedlung unerlässlich.

Zulassungskriterien für die ICT Card Deutschland

Um die ICT Card zu erhalten, müssen die Mitarbeiter diese Kriterien erfüllen:

• Dauer der Beschäftigung: Mindestens sechs Monate vor der Versetzung bei dem Unternehmen (außerhalb der EU) beschäftigt, wie in den FAQ des BAMF bestätigt.
• Rolle: Zuweisung als Manager, Spezialist oder Trainee in der deutschen Niederlassung, wobei die Rollen klar definiert sind (z. B. benötigen Spezialisten unternehmenskritisches Fachwissen).
• Unternehmenszugehörigkeit: Die Übertragung muss innerhalb desselben Unternehmens oder derselbenUnternehmensgruppe erfolgen.
• Dauer: Die Entsendung darf nicht länger als 90 Tage und nicht länger als drei Jahre dauern (bzw. ein Jahr für Praktikanten).
• Gehaltsstandards: Die Vergütung und die Arbeitsbedingungen müssen denen vergleichbarer deutscherArbeitnehmer entsprechen, gemäß deutschem Arbeitsrecht. Die ICT-Karte sieht zwar keine feste Mindestgehaltsschwelle vor, jedoch muss die Parität den Anpassungen der Sozialversicherungsbeitragsdecken für 2026 Rechnung tragen, die sich indirekt auf die Berechnung der Benchmarks für Aufenthaltsgenehmigungen auswirken.

Staatsangehörige von Ländern wie Großbritannien, Australien, Kanada, Japan und den USA können für 90 Tage visumfrei nach Deutschland einreisen und nach ihrer Ankunft andere Aufenthaltsgenehmigungen beantragen. Für unternehmensinterne Versetzungen, die länger als 90 Tage dauern, ist jedoch in der Regel die ICT-Karte erforderlich, es sei denn, es gilt eine andere Aufenthaltsgenehmigung (z. B. die EU-Blue Card mit ihren aktualisierten Gehaltsgrenzen für 2026 von 50.700 € allgemein und 45.934 € für Mangelberufe). Informieren Sie sich auf der Website des Auswärtigen Amtes über die länderspezifischen Vorschriften.

Antragsverfahren für die ICT Card

Führen Sie Ihren Mitarbeiter durch diese Schritte:

1. Vorabzustimmung (optional): Koordinieren Sie sich mit derBundesagentur für Arbeit hinsichtlicheiner Vorabzustimmung. Dies ist zwar optional, kann jedoch die Bearbeitung beschleunigen.
2. Visumantrag: Der Mitarbeiter beantragt ein nationales D-Visum bei der deutschen Botschaft oder dem deutschen Konsulat in seinem Heimatland und bucht über das Visumportal des Auswärtigen Amtes.
3. Ankunft in Deutschland: Innerhalb von zwei Wochen nach ihrer Ankunft müssen sie sich bei der örtlichen Meldebehördeanmelden(die Einzelheiten variieren je nach Gemeinde; siehe das offizielle Portal Deutschlands).
4. Aufenthaltsgenehmigung: Beantragen Sie die ICT-Karte innerhalb von drei Monaten nach Ihrer Ankunft bei der örtlichenAusländerbehörde. Vereinbaren Sie frühzeitig einen Termin über die BAMF-Standortsuche.

Eine detaillierte Aufschlüsselung finden Sie unter Make it in Germany.

Anforderungen und benötigte Dokumente

Bereiten Sie diese Dokumente für einen erfolgreichen Antrag vor, der sich am Leitfaden des BAMF orientiert:

• Gültiger Reisepass: Innerhalb der letzten 10 Jahre ausgestellt, mit mindestens zwei leeren Seiten.
• Antragsformular: Ausgefülltes VIDEX-Formular, zweimal unterschrieben (erhältlich bei VIDEX).
• Reisepass-Fotos: Zwei biometrische Fotos, die innerhalb der letzten sechs Monate aufgenommen wurden.
• Arbeitsvertrag: Mindestens sechs Monate vor der Versetzung gültig, mit Angaben zu Funktion, Dauer und Gehalt.
• Zuweisungsschreiben: Beschreibung der Tätigkeit, des Arbeitsplatzes, der Arbeitszeit und des Gehalts in Deutschland (das BAMF weist darauf hin, dass dies dem Zweck der konzerninternen Versetzung entsprechen muss).
• Krankenversicherung: Nachweis eines der deutschengesetzlichen Krankenversicherung gleichwertigen Versicherungsschutzes mit angemessener Selbstbeteiligung und ohne altersbedingte Kündigung.
• Qualifikationen: Kopien einschlägiger akademischer oder beruflicher Zeugnisse (z. B. Abschluss bei Auszubildenden, Nachweis von Fachkenntnissen bei Spezialisten).
• Vorabgenehmigung (falls zutreffend): Von der Bundesagentur für Arbeit.

Die Ausländerbehörde kann zusätzliche Dokumente anfordern, halten Sie daher die Originale bereit. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zur Aufenthaltserlaubnis des BAMF.

Wo Sie sich bewerben können und Details zur Ernennung

• Außerhalb Deutschlands: Beginnen Sie bei der deutschen Botschaft oder dem deutschen Konsulat im Heimatland des Mitarbeiters. Finden und buchen Sie Termine über den Locator des Auswärtigen Amtes.
• In Deutschland: Beantragen Sie nach Ihrer Ankunft bei der örtlichen Ausländerbehörde. Kontaktieren Sie diese umgehend über den BAMF-Standortsuchdienst, da die Wartezeiten je nach Stadt unterschiedlich sind (z. B. Berlin vs. München).

HR-Tipp: Stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine Checkliste und die Kontaktdaten der Botschaften des Auswärtigen Amts zur Verfügung, um den Prozess zu vereinfachen.

Gehaltsstufen für Inhaber einer ICT Card

Es gibt kein festgelegtes Mindestgehalt, aber die Vergütung muss den deutschen Standards für ähnliche Positionen entsprechen, um den Arbeitsgesetzen zu genügen und eine Unterbietung lokaler Arbeitnehmer zu vermeiden, wie aus den FAQs des BAMF hervorgeht. Beachten Sie, dass die IKT zwar weiterhin von absoluten Schwellenwerten ausgenommen ist, die Erhöhung der Sozialversicherungsobergrenzen (z. B. für die Rentenversicherung) im Jahr 2026 jedoch zu einer Anhebung der effektiven Paritätsbenchmarks führen kann – überprüfen Sie die Branchendaten auf Make it in Germany.

Bearbeitungszeit und Gebühren

• Bearbeitungszeit: Das Verfahren für das Visum und die ICT Card dauert in der Regel 4-10 Wochen ab Einreichung. Eine Vorabgenehmigung kann diese Zeitspanne auf bis zu 10 Tage verkürzen, allerdings kann es zu Verzögerungen kommen, wenn die Dokumente unvollständig sind.
• Gebühren: Die Visumgebühr beträgt weiterhin 75 € (zahlbar in Landeswährung, zuzüglich eventueller Servicegebühren), die Gebühr für die ICT-Karte beträgt 100 €. Im Jahr 2026 wurden keine Anpassungen vorgenommen; bitte erkundigen Sie sich beim Auswärtigen Amt oder beim BAMF nach den aktuellen Tarifen.

Zusätzliche wichtige Informationen

• Mobilität: Die ICT-Karte ermöglicht eine kurzfristige Beschäftigung (bis zu 90 Tage innerhalb von 180 Tagen) in anderen EU-Ländern ohne separate Arbeitserlaubnis. Für längere Aufenthalte ist laut den FAQs des BAMF eine Mobile ICT-Karte erforderlich (siehe Mobilitätsregeln des BAMF).
• Bedenkzeit: Nach Ablauf der Frist (drei Jahre für Fach- und Führungskräfte, ein Jahr für Auszubildende) muss eine sechsmonatige Pause eingelegt werden, bevor eine erneute Bewerbung möglich ist, wie in der EU-Richtlinie vorgeschrieben.
• Familienzusammenführung: Familienangehörige (Ehepartner, minderjährige Kinder) können nachziehen, wenn sie bestimmte Voraussetzungen wie ausreichenden Wohnraum und Einkommen erfüllen; ihre Unterlagen sind gemäß den Richtlinien des Auswärtigen Amts dem ersten Visumantrag beizufügen. Das BAMF bestätigt, dass Familienangehörige eine gleichwertige Aufenthaltsgenehmigung für denselben Zeitraum erhalten.
• Einhaltung der Vorschriften nach der Ankunft: Arbeitnehmer müssen sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde registrieren (siehe offizielles Portal der Bundesrepublik Deutschland) und nach ihrer Ankunfteine Krankenversicherung abschließen.

Warum HR sich um die ICT-Karte kümmern sollte

Die ICT-Karte optimiert die globale Mobilität von Fachkräften und gewährleistet die Einhaltung der deutschen Einwanderungsgesetze (Aufenthaltsrecht). Sie ist ein strategischer Vorteil für den Einsatz von Schlüsselpersonal ohne dauerhaften Umzug oder lokale Verträge, insbesondere angesichts der verschärften Regeln für andere Fachkräftevisa wie die EU-Blue Card im Jahr 2026. Arbeiten Sie mit Ihrer Rechts- oder Umzugsgruppe zusammen, um diesen Prozess effektiv zu verwalten. Weitere Unterstützung finden Sie bei der BAMF.

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