UK-Sponsorenlizenz: Zeitplan und beschleunigte Optionen

Einführung

Für Projektmanager und Personalplanungsteams ist die Erlangung einer britischen Sponsorlizenz ein entscheidender Schritt bei der Einstellung internationaler Talente zur Deckung des Personalbedarfs. Das Verfahren, das von UK Visas and Immigration (UKVI) verwaltet wird, beinhaltet strenge Eignungskriterien und Fristen, die sich auf die Einstellungsplanung auswirken können. Mit den Aktualisierungen im Jahr 2025, einschließlich der Änderungen bei der Einhaltung der Vorschriften und den Bearbeitungsoptionen, ist es für eine effiziente Projektdurchführung und Personalstrategie unerlässlich, den Zeitplan und die beschleunigten Wege zu kennen. In diesem Leitfaden werden die Standardbearbeitungszeiten, beschleunigte Optionen und bewährte Verfahren zur Rationalisierung des Antragsverfahrens für die britische Sponsorlizenz beschrieben.

Was ist eine britische Sponsorlizenz?

Eine Sponsorlizenz des Vereinigten Königreichs ermöglicht es Unternehmen, ausländische Staatsangehörige im Rahmen von Visa-Routen wie dem Fachkräfte- oder Zeitarbeitervisum zu beschäftigen. Sie wird vom Innenministerium ausgestellt und verlangt von den Unternehmen den Nachweis der Legitimität, der Einhaltung der Einwanderungsvorschriften und robuster HR-Systeme. Die Lizenz ist entscheidend für die Ausstellung von Sponsorenzertifikaten (Certificates of Sponsorship, CoS), mit denen ausländische Arbeitnehmer Arbeitsvisa für das Vereinigte Königreich beantragen können. Für Projektmanager und HR-Teams ist die Abstimmung des Antragszeitplans mit den Einstellungszielen der Schlüssel zur Vermeidung von Verzögerungen bei der Einstellung wichtiger Talente.

Zeitplan für die Standardverarbeitung

Nach Angaben des Innenministeriums beträgt die Standardbearbeitungszeit für einen Antrag auf eine britische Sponsorlizenz etwa 8 Wochen ab dem Datum der Einreichung. Personalplanungsteams sollten jedoch ein Bearbeitungsfenster von 2 bis 3 Monaten einplanen, um mögliche Verzögerungen zu berücksichtigen:

• Komplexität der Anwendung: Größere Organisationen oder solche mit komplizierten Strukturen benötigen möglicherweise zusätzliche Unterlagen, was die Prüfungszeit verlängert.
• Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften: UKVI kann Hintergrundüberprüfungen oder Besuche vor der Lizenzvergabe durchführen, um die Legitimität des Unternehmens und die HR-Prozesse zu überprüfen.
• Zeiträume mit hohem Antragsaufkommen: Ein hohes Antragsaufkommen kann die Bearbeitung verlangsamen, insbesondere in der Hochsaison.
• Unvollständige Einreichungen: Fehlende oder fehlerhafte Unterlagen können dazu führen, dass zusätzliche Informationen angefordert werden, wodurch sich Entscheidungen weiter verzögern.

HR-Maßnahmen: Reichen Sie Bewerbungen rechtzeitig vor dem Einstellungsbedarf ein. Wenn beispielsweise für ein Projekt bis zum 1. Quartal 2026 internationale Mitarbeiter eingestellt werden müssen, sollten Sie die Bewerbung bis Anfang Q4 2025 einreichen, um mögliche Verzögerungen zu berücksichtigen.

Optionen für eine beschleunigte Bearbeitung

Für Unternehmen, die schnellere Entscheidungen benötigen, bietet das Innenministerium gegen eine zusätzliche Gebühr von £ 500 einen Prioritätsbearbeitungsdienst an, der eine Entscheidung innerhalb von 10 Arbeitstagen anstrebt. Die wichtigsten Details sind:

• Verfügbarkeit: Der Dienst ist auf eine kleine Anzahl von Zeitnischen pro Tag beschränkt, was ihn sehr wettbewerbsfähig macht. Das Innenministerium hat die Zahl der Zeitnischen früher auf 30 pro Tag begrenzt. Jüngste Aktualisierungen deuten darauf hin, dass diese Begrenzung gelockert wurde, aber eine Bestätigung steht noch aus.
• Anspruchsberechtigung: Für den vorrangigen Dienst ist ein vollständiger und korrekter Antrag mit allen Belegen erforderlich, der im Voraus eingereicht werden muss.
• Verfahren: Nach dem Ausfüllen des Online-Antrags müssen die Unternehmen gescannte Kopien des Antragsformulars und der Begleitdokumente (im PDF-, JPEG- oder PNG-Format) per E-Mail an die auf dem Antragsformular angegebene Adresse senden. Die Dokumente müssen einen aussagekräftigen Titel (höchstens 25 Zeichen) haben und von hoher Qualität sein, damit sie gut lesbar sind.

HR-Maßnahme: Entscheiden Sie sich für den Prioritätsdienst, wenn die Projektfristen knapp bemessen sind (z. B. dringende Einstellung für ein Projekt in Q1 2026). Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente im Voraus vorbereitet sind, um eine Ablehnung aufgrund unvollständiger Einreichungen zu vermeiden.

Überblick über den Bewerbungsprozess

Um eine Sponsorlizenz zu erhalten, müssen Projektleiter und HR-Teams folgende Schritte befolgen:

1. Berechtigung bestätigen:
   
   • Bei dem Unternehmen muss es sich um eine echte, rechtmäßig tätige britische Einheit handeln, die nicht von der Einwanderungskontrolle bedroht ist.
   • Schlüsselpersonen (z. B. Anweisungsbefugter, Hauptansprechpartner, Stufe-1-Benutzer) müssen für die Verwaltung der Sponsoringaufgaben benannt werden.
   • Die HR-Systeme müssen robust genug sein, um die Anforderungen des Innenministeriums zu erfüllen, z. B. in Bezug auf Aufzeichnungen und Berichte.
2. Dokumentation vorbereiten:
   
   • Nachweis der Geschäftstätigkeit im Vereinigten Königreich (z. B. Eintragung beim Companies House, Mehrwertsteuerbescheinigung).
   • Legen Sie Nachweise über die finanzielle Stabilität vor (z. B. Kontoauszüge, geprüfte Abschlüsse).
   • Fügen Sie Dokumente zur Personalpolitik bei, aus denen hervorgeht, dass die Pflichten des Sponsors erfüllt werden.
   • Wenn die Dokumente nicht in englischer oder walisischer Sprache abgefasst sind, legen Sie beglaubigte Übersetzungen vor.
3. Online-Antrag einreichen:
   
   • Füllen Sie den Antrag über das Online-Portal des UKVI aus und wählen Sie die entsprechende Lizenzart (Arbeitnehmer, Zeitarbeitnehmer oder beides).
   • Bezahlen Sie die Anmeldegebühr, die je nach Größe der Organisation unterschiedlich hoch ist:
     
     • Kleine oder wohltätige Sponsoren: £574
     • Mittlere oder große Sponsoren: £1.579
     • Hinzufügen einer Arbeitnehmerlizenz zu einer bestehenden Lizenz für Zeitarbeitnehmer: £1,005 (nur mittlere/große Sponsoren)
4. Unterstützende Dokumente senden:
   
   • Senden Sie die gescannten Dokumente innerhalb von 5 Arbeitstagen nach der Einreichung per E-Mail an die auf dem Einreichungsformular angegebene Adresse. Wenden Sie sich alternativ an das UKVI, um eine persönliche Abgabe zu vereinbaren, wenn das Scannen nicht möglich ist.
5. Await UKVI Überprüfung:
   
   • Das UKVI prüft den Antrag und führt möglicherweise einen Besuch durch, um den Geschäftsbetrieb und die Personalprozesse zu überprüfen.
   • Eine Entscheidung ergeht in der Regel innerhalb von 8 Wochen (Standard) bzw. 10 Arbeitstagen (Priorität).

HR-Maßnahme: Beauftragen Sie ein spezielles Teammitglied mit der Überwachung des Antragsprozesses, um die rechtzeitige Einreichung von Dokumenten und die Beantwortung von UKVI-Anfragen zu gewährleisten.

Bewährte Praktiken für HR-Teams

Das Genehmigungsverfahren für Sponsoren soll reibungsloser ablaufen und die Projekte auf Kurs halten:

• Frühzeitig beginnen - Bewerben Sie sich 3-4 Monate vor der Einstellung, um Verzögerungen zu vermeiden.
  
• Nehmen Sie bei Bedarf den Prioritätsdienst in Anspruch - zahlen Sie 500 £ für eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen, aber halten Sie die Dokumente bereit.
  
• Schulen Sie Ihr Team - Stellen Sie sicher, dass die Anweisungsbefugten und die Benutzer der Stufe 1 ihre SMS-Pflichten kennen.
  
• Bleiben Sie organisiert - Führen Sie Aufzeichnungen und verfolgen Sie die Einhaltung der Vorschriften mit HR-Tools.
  
• Bleiben Sie auf dem Laufenden - Informieren Sie sich über Änderungen der Politik des Innenministeriums auf gov.uk oder über Berater.

Überlegungen nach der Lizenzerteilung

Nach der Genehmigung ist die Sponsorlizenz unbegrenzt gültig (seit April 2024 entfällt die Pflicht zur Verlängerung um vier Jahre). HR-Teams müssen:

• Ausstellung von CoS innerhalb von Tagen (Standard CoS) oder bis zu einer Woche (Defined CoS) für Visumanträge.
• Erfüllung der laufenden Pflichten, wie z. B. die Meldung von Änderungen des Arbeitnehmerstatus innerhalb von 10 Arbeitstagen.
• Vorbereitung auf unangekündigte Audits des Innenministeriums zur Aufrechterhaltung der Lizenz.

HR-Maßnahme: Integrieren Sie die Pflichten der Sponsorenlizenz in die Arbeitsabläufe der Personalabteilung und stellen Sie sicher, dass die Projektmanager die Compliance-Anforderungen für gesponserte Mitarbeiter kennen.

Schlussfolgerung

Die Erteilung einer britischen Sponsorlizenz ist ein entscheidender Schritt für Projektmanager und Personalplanungsteams, die internationale Talente einstellen wollen. Während die Standardbearbeitungszeit etwa 8 Wochen beträgt, kann der Priority Service diese Zeit bei dringendem Bedarf auf 10 Arbeitstage verkürzen. Durch eine gründliche Vorbereitung, die Nutzung von Beschleunigungsoptionen und die Einhaltung von Vorschriften können Teams die Rekrutierung mit den Projektzeitplänen in Einklang bringen und kostspielige Verzögerungen vermeiden. Proaktive Planung und robuste Systeme sind der Schlüssel zum erfolgreichen Durchlaufen des Prozesses.

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